Hoe lang moet een kerk financiële gegevens bewaren?

U vraagt zich misschien af: hoe lang is dat? Dat hangt ervan af.

IRS-richtlijnen:

Hoe lang u financiële gegevens van de kerk moet bewaren, hangt af van de gebeurtenis of handeling die in het document wordt vastgelegd.  De IRS heeft richtlijnen ter referentie opgesteld.

Sommige gegevens moeten permanent worden bewaard, terwijl andere al na 3 jaar mogen worden vernietigd. Voordat u die oudere gegevens echter wegdoet, moet u controleren of u ze niet voor andere doeleinden moet bewaren, bijvoorbeeld voor staats- of lokale belastingen,  verzekeringspolissen of schuldeisers.   

Welke soorten kerkelijke gegevens moeten worden bewaard?

In de loop van een jaar waarin u goede richtlijnen voor financieel beheer van de kerk volgt, worden veel belangrijke gegevens gegenereerd. Hier volgt een lijst met de soorten gegevens die moeten worden bewaard en de termijn gedurende welke u ze moet bewaren:

Permanent bewaren:

• Aanvraag voor erkenning van de belastingvrije status
• Beschikkingsbrief waarin de belastingvrije status wordt erkend
• Bedrijfsdocumenten en statuten
• Notulen van het bestuur
• Eigendomsdocumenten

Bewaar alle gegevens die het inkomen en de aftrekposten onderbouwen die op uw belastingaangiften zijn vermeld. De bewaartermijn voor deze gegevens is gelijk aan de duur van de verjaringstermijn. De verjaringstermijn eindigt wanneer de kerk de aangifte niet langer kan wijzigen en de IRS geen aanvullende belasting meer kan opleggen. In het algemeen duurt deze periode 3 jaar nadat de aangifte verschuldigd is of is ingediend (afhankelijk van wat later is).

Bewaar het volgende 3 jaar:

• Financiële overzichten
• Bankafschriften
• Cheques, aansluitingen en geannuleerde cheques
• Gegevens over te betalen en te ontvangen rekeningen
• Bonnen voor alle door de kerk betaalde uitgaven

Informatie over werknemers moet vier jaar worden bewaard na het indienen van de aangifte over het vierde kwartaal van het jaar. Dit omvat:

• Gegevens over loonbelasting  
• Vergoede werknemersuitgaven
• Urenkaarten

Word lid van de community

Ontvang tips en hulpmiddelen om de kerkelijke administratie sneller te doen. Zo houd je meer tijd over voor wat het belangrijkst is.

Create Free Account

Have an account? Log In

Digitale documenten versus fysieke documenten:

Met alle technologische vooruitgang lijkt het bijhouden van elektronische documenten misschien de beste keuze. Bekijk voordat je beslissingen neemt deze lijst met voor- en nadelen, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen over wat het beste is voor jouw kerk. 

Fysieke documenten
Voordelen: Directe toegankelijkheid op locatie Gebruikers hoeven niet technisch onderlegd te zijn Behoud van historische of sentimentele documenten Geen afhankelijkheid van technologie (technologie verandert in de loop der tijd en kan verouderd raken)	Nadelen: Ruimtevereisten (documenten nemen ruimte in die je misschien niet hebt) Risico op beschadiging of verlies (door brand, overstroming, ongedierte, schimmel enz.) Moeite met zoeken en ordenen Beperkte toegankelijkheid (één persoon tegelijk die op locatie is)
Digitale documenten
Voordelen: Efficiënte ordening en doorzoekbaarheid Ruimtebesparend Verbeterde beveiliging (bestanden kunnen met een wachtwoord worden beveiligd en versleuteld) Eenvoudig delen en samenwerken Milieuvriendelijk	Nadelen: Afhankelijkheid van technologie (niet toegankelijk tijdens stroomuitval of verbindingsproblemen) Risico op gegevensverlies door cyberaanvallen, per ongeluk verwijderen of mislukte back-ups Mogelijke kosten voor de eerste inrichting en het onderhoud

Praktische stappen voor archiefbeheer

Het bijhouden van kerkelijke documenten kan minder ontmoedigend zijn met een lijst met concrete, praktische stappen die je houvast bieden. Volg deze stappen en je bent goed op weg om je documenten als een professional aan te maken en te beheren.

1: Stel een bewaarbeleid voor documenten op

Een beleid voor archiefbeheer bevat duidelijke richtlijnen over welke documenten moeten worden bewaard, hoe ze moeten worden opgeslagen en hoelang. Deze documenten omvatten permanente documenten, zoals statuten, oprichtingsakten en notulen van bestuursvergaderingen. Er zijn ook niet-permanente documenten, zoals personeelsdossiers en informatie die voor belastingaangiften wordt ingediend. 

Een beleid voor archiefbeheer moet aanwijzingen bevatten over hoe documenten op de juiste manier kunnen worden vernietigd om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te behouden. Zorg ervoor dat het beleid duidelijk is opgesteld en eenvoudig te volgen is, zodat je geen doctoraat in de bibliotheekwetenschappen nodig hebt om het te begrijpen. 

2: Gebruik veilige opslag

Of je nu van alles een papieren exemplaar bewaart of elektronische documenten gebruikt, je moet ervoor zorgen dat de documenten op een veilige en geordende locatie worden opgeslagen. Veel van de opgeslagen informatie kan gevoelige gegevens bevatten.

Fysieke dossiers moeten worden bewaard in een afgesloten kast of ruimte, waarbij slechts een beperkt aantal mensen toegang tot de informatie heeft.

Als je documenten elektronisch zijn, moeten ze met een wachtwoord worden beveiligd of op een privéstation worden opgeslagen, waartoe alleen de noodzakelijke personen toegang hebben. 

In onze kerk (New Life Fellowship, in Cambridge, Ontario) hebben we, zoals ik vermoed dat bij veel kerken het geval is, een combinatie van fysieke en elektronische documenten, afhankelijk van de aard van het document. Het gebruik van het ene, het andere of beide is niet goed of slecht, zolang je kerk maar een beleid heeft (zie hierboven).

3: Categoriseer en label documenten

Er is niets frustrerender dan een opslagruimte (of computerschijf) binnen te lopen en een document te vinden zonder structuur of categorieën die je helpen zoeken.  Het staat altijd op de laatste plek waar je kijkt, toch? 

Er kunnen uren verloren gaan aan zoeken, terwijl dat voorkomen had kunnen worden als de documenten goed waren geordend en gelabeld. Dit is nooit belangrijker dan wanneer je wordt gecontroleerd door de IRS. Bespaar jezelf wat hoofdpijn door een eenvoudig te gebruiken en duidelijk gelabelde bestandsstructuur op te zetten. Je zult me later dankbaar zijn.

4: Werk documenten regelmatig bij

Documenten actueel houden is altijd de beste aanpak. Naarmate kerken groeien en technologie zich ontwikkelt, is verandering onvermijdelijk. De kans is groot dat de missie en statuten uit 1972 tegenwoordig behoorlijk verouderd en irrelevant lijken. Het is belangrijk om deze informatie actueel te houden, zodat je kerk kan floreren in de tijd en cultuur waarin we vandaag leven. 

Niet alleen dat, maar door bijgewerkte gegevens bij te houden, zorg je ervoor dat je gegevens wegdoet die je niet langer hoeft te bewaren. Dit helpt met opslagbeperkingen en zorgt ervoor dat de belangrijke informatie die je mogelijk nodig hebt niet onoverzichtelijk en moeilijk te vinden is. 

5: Zorg voor naleving van wettelijke vereisten

Maak jezelf vertrouwd met lokale wetten en staats- en federale vereisten voor het bijhouden van gegevens en het indienen van belastingaangiften. Vraag waar van toepassing juridisch advies.  (Dit kan een ontmoedigende taak zijn, vooral als je net als ik niet predikant bent geworden vanwege je passie voor en hart voor bibliotheek- en informatiewetenschappen.)

De juiste mensen in je financiële commissie van de kerk (of raad van bestuur) hebben, is essentieel voor het bijhouden van goede gegevens en het waarborgen van naleving van alle toezichthoudende instanties in jouw omgeving.  Ik ben zo dankbaar voor de raad van bestuur van mijn kerk (New Life Fellowship). Ik weet dat ik hen de details van de financiën van de kerk kan toevertrouwen, en het neemt mentaal en fysiek een last van me af dat ik het aan hen kan overlaten. 

6: Train personeel en vrijwilligers

Nu je een duidelijk en uitgebalanceerd beleid voor het bijhouden van gegevens hebt opgesteld, is het tijd om alle relevante kerkmedewerkers en vrijwilligers te trainen in het naleven van deze richtlijnen. Zorg dat het beleid gemakkelijk voor hen beschikbaar is en communiceer de beschreven procedures regelmatig, zodat ze weten hoe en wanneer ze deze moeten toepassen.

Redactionele aanbeveling

Goed rentmeesterschap is essentieel voor een bloeiende kerk. Ik heb enkele van onze belangrijkste bronnen verzameld om je te helpen financiën integer en verstandig te beheren:

• Een goed georganiseerd rekeningschema voor kerkenmaakt het bijhouden eenvoudiger en verbetert de transparantie.
• Fondsboekhouding voor kerken helpt om geoormerkte fondsen verantwoord te beheren.
• Het toepassen van beste praktijken voor kerkfinanciën zorgt voor degelijk toezicht op verantwoord gebruik van middelen.
• Deze gids over huisvestingsvergoedingen voor predikanten ondersteunt predikanten met inzichten in belastingvoordelen.
• Gebruik deze boodschappen over tienden en offergaven om vrijgevigheid binnen je gemeente te stimuleren.

More Articles

• Schrijver over geloofsgebaseerd leiderschap

Op zoek naar meer informatie?

Het beheren van financiële gegevens is slechts één aspect van het predikantschap. Als je meer bronnen wilt over dit of andere aspecten van financieel beheer, kan ik je helpen. 

• Verhoog je online giften met effectieve webpagina's voor online donaties
• Download voorbeeldbrieven om donateurs te bedanken voor belastingdoeleinden
• Vraag effectief om donaties in je kerk met korte offerandeboodschappen
• Ontdek wat de Schrift wel (en niet!) zegt over geven in de Bijbel
• Ontdek de grote voordelen van het gebruik van de beste boekhoudsoftware voor kerken

Conclusie

Weten hoe lang u administratie moet bewaren (zoals gegevens over tienden) hangt af van de bewaareisen voor die administratie.

Het antwoord is niet altijd eenvoudig, maar als u de hierboven beschreven stappen volgt, bent u goed op weg om jarenlang een betrouwbare en efficiënte kerkelijke administratie op te bouwen en te onderhouden.

Abonneer u op onze nieuwsbrief!

Blijf verbonden en hoor meer van ervaren pastors en kerkleiders. Abonneer u vandaag. We zien u graag!