Hoe lang moet een kerk financiële administratie bewaren?
Permanent bewaren: Aanvraag voor erkenning van de belastingvrije status, beschikking waarin de belastingvrije status wordt erkend, bedrijfsgegevens en statuten, notulen van bestuursvergaderingen, eigendomsgegevens
3 jaar bewaren: Financiële overzichten, bankafschriften, cheques, aansluitingen, geannuleerde cheques, te betalen en te ontvangen rekeningen, bonnen voor alle door de kerk betaalde uitgaven
4 jaar bewaren: Arbeidsgegevens (gegevens over loonbelasting, vergoede werknemersuitgaven, urenkaarten)
Als pastor die ervan houdt om mijn gemeente te begeleiden, te onderwijzen en met haar verbonden te zijn, vind ik het eerlijk gezegd nogal moeilijk om enthousiast te worden over richtlijnen en beleid voor het bewaren van gegevens. Helaas zijn financiële gegevens van de kerk een noodzakelijk onderdeel van het runnen van elke kerk. Wanneer dit slecht wordt uitgevoerd, zijn de gevolgen aanzienlijk:
- Onnauwkeurige gegevens kunnen leiden tot gemiste tienden, niet-geregistreerde donaties en fouten in de begroting, wat de financiële gezondheid van je kerk verstoort.
- Het niet bijhouden van de juiste gegevens kan leiden tot het niet naleven van belastingwetten en controles, waardoor je kerk het risico loopt op boetes of andere sancties.
- Een slechte administratie kan leiden tot een gebrek aan transparantie, waardoor je gemeente het vertrouwen in de kerkleiding en je vermogen om verantwoord met middelen om te gaan verliest.
Dus ook als grootboeken en werkbladen niet echt jouw ding zijn, houd vol. Ik heb aanbevelingen en stappen voor je verzameld die het waarom en hoe van het bewaren van gegevens verduidelijken. Om te beginnen kunnen effectieve softwaretools voor giften aan de kerk het bijhouden van financiële gegevens eenvoudig maken (en je hoeft geen techneut te zijn om ze te kunnen gebruiken).
Algemene aanbevelingen
Alle kerkelijke gegevens moeten worden beheerd en bijgehouden om de ondersteunende documenten te tonen waaruit blijkt dat de kerk aan alle belastingregels en vereisten voor goede doelen voldoet. Je moet een overzicht kunnen tonen van alle ontvangsten en uitgaven voor het betreffende jaar als er ooit een controle plaatsvindt. Bewaar financiële gegevens van de kerk zolang de verjaringstermijn voor de ingediende aangifte loopt.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Je vraagt je misschien af: hoe lang is dat? Dat hangt ervan af.
Richtlijnen van de IRS:
Hoe lang je financiële gegevens van de kerk moet bewaren, hangt af van de gebeurtenis of handeling die in het document wordt vastgelegd. De IRS heeft richtlijnen ter referentie opgesteld.
Sommige gegevens moeten permanent worden bewaard, terwijl andere al na 3 jaar kunnen worden vernietigd. Controleer echter voordat je die oudere gegevens wegdoet of je ze niet voor andere doeleinden moet bewaren, zoals voor staats- of lokale belastingen, verzekeringspolissen of schuldeisers.
Welke soorten kerkelijke gegevens moeten worden bewaard?
In de loop van een jaar waarin je goede richtlijnen voor financieel beheer van de kerk volgt, worden veel belangrijke gegevens gegenereerd. Hieronder vind je een lijst met de soorten gegevens die moeten worden bewaard en een overzicht van hoe lang je ze moet bewaren:
Permanent bewaren:
- Aanvraag voor erkenning van de belastingvrije status
- Beschikking waarin de belastingvrije status wordt erkend
- Bedrijfsgegevens en statuten
- Notulen van het bestuur
- Gegevens over eigendommen
Bewaar alle gegevens die het inkomen en de aftrekposten ondersteunen die op je belastingaangiften zijn vermeld. De bewaartermijn voor deze gegevens is zolang de verjaringstermijn loopt. De verjaringstermijn eindigt wanneer de kerk de aangifte niet langer kan wijzigen en de IRS geen aanvullende belasting meer kan opleggen. Over het algemeen duurt deze periode 3 jaar nadat de aangifte verschuldigd is of is ingediend (afhankelijk van wat later is).
Bewaar het volgende 3 jaar:
- Financiële overzichten
- Bankafschriften
- Cheques, aansluitingen en geannuleerde cheques
- Gegevens over te betalen en te ontvangen bedragen
- Bonnen voor alle uitgaven die door de kerk zijn betaald
Gegevens over werknemers moeten vier jaar worden bewaard nadat het vierde kwartaal van het jaar is aangegeven. Dit omvat:
- Loonbelastinggegevens
- Vergoede werknemerskosten
- Urenkaarten
Digitale documenten versus fysieke documenten:
Met alle technologische vooruitgang lijkt het bijhouden van elektronische documenten misschien de beste keuze. Bekijk voordat je beslissingen neemt deze lijst met voor- en nadelen, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen over wat het beste is voor jouw kerk.
| Fysieke documenten | |
Voordelen:
| Nadelen:
|
| Digitale documenten | |
Voordelen:
| Nadelen:
|
Praktische stappen voor archiefbeheer
Het beheren van kerkelijke documenten kan minder ontmoedigend zijn met een lijst van duidelijke, praktische stappen die je kunnen helpen. Volg deze stappen en je bent goed op weg om je documenten als een professional aan te maken en te onderhouden.
1: Stel een bewaarbeleid voor documenten op
Een beleid voor documentbeheer bevat duidelijke richtlijnen over welke documenten moeten worden bewaard, hoe ze moeten worden opgeslagen en hoelang. Tot deze documenten behoren permanente documenten, zoals statuten, oprichtingsakten en notulen van bestuursvergaderingen. Er zijn ook niet-permanente documenten, zoals personeelsdossiers en informatie die voor belastingaangiften is ingediend.
Een beleid voor documentbeheer moet aanwijzingen bevatten over hoe documenten op de juiste manier moeten worden vernietigd om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te waarborgen. Zorg ervoor dat het beleid duidelijk is opgesteld en eenvoudig te volgen is, zodat je geen doctoraat in bibliotheekwetenschappen nodig hebt om het te begrijpen.
2: Gebruik veilige opslag
Of je nu van alles een papieren exemplaar bewaart of elektronische documenten gebruikt, je moet ervoor zorgen dat de documenten op een veilige en georganiseerde locatie worden opgeslagen. Veel van de opgeslagen informatie kan gevoelige gegevens bevatten.
Fysieke dossiers moeten worden bewaard in een afgesloten kast of ruimte, waarbij slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot de informatie.
Als je documenten elektronisch zijn, moeten ze met een wachtwoord worden beveiligd of worden opgeslagen op een privéstation waartoe alleen de benodigde personen toegang hebben.
In onze kerk (New Life Fellowship, in Cambridge, Ontario) hebben we, zoals ik vermoed velen, een combinatie van fysieke en elektronische documenten, afhankelijk van de aard van het document. Het gebruik van het ene, het andere of beide is niet goed of slecht, zolang je kerk maar een beleid heeft (zie hierboven).
3: Categoriseer en label documenten
Er is niets frustrerender dan een opslagruimte (of computerschijf) binnen te lopen en een document te vinden zonder structuur of categorieën die je helpen bij het zoeken. Het ligt altijd op de laatste plek waar je kijkt, toch?
Er kunnen uren verloren gaan met zoeken, terwijl dat voorkomen had kunnen worden als de documenten goed waren georganiseerd en gelabeld. Dit is nooit belangrijker dan wanneer je door de IRS wordt gecontroleerd. Bespaar jezelf wat hoofdpijn door een eenvoudig te gebruiken en duidelijk gelabelde bestandsstructuur op te zetten. Je zult me later dankbaar zijn.
4: Werk documenten regelmatig bij
Het bijhouden van actuele documenten is altijd de beste aanpak. Naarmate kerken groeien en technologie zich ontwikkelt, is verandering onvermijdelijk. De kans is groot dat de missie en statuten uit 1972 vandaag behoorlijk verouderd en irrelevant lijken. Het is belangrijk om deze informatie actueel te houden, zodat je kerk kan floreren in de tijd en cultuur waarin we vandaag leven.
Daarnaast zorgt het bijhouden van actuele documenten ervoor dat je documenten wegdoet die je niet langer hoeft te bewaren. Dit helpt bij beperkte opslagruimte en zorgt ervoor dat de belangrijke informatie die je mogelijk nodig hebt niet wordt overspoeld door andere informatie en moeilijk te vinden is.
5: Zorg voor naleving van wettelijke vereisten
Maak uzelf vertrouwd met lokale wetten en staats- en federale vereisten voor het bijhouden van gegevens en het indienen van belastingaangiften. Vraag waar van toepassing juridisch advies in. (Dit kan een ontmoedigende taak zijn om op u te nemen, vooral als u net als ik niet voor het pastorale ambt hebt gekozen vanwege uw passie voor en hart voor bibliotheek- en informatiewetenschappen.)
Het vinden van de juiste mensen voor uw financiële commissie van de kerk (of raad van bestuur) is essentieel om een goede administratie bij te houden en ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle regelgevende instanties in uw omgeving. Ik ben zo dankbaar voor de raad van bestuur van mijn kerk (New Life Fellowship). Ik weet dat ik hen de details van de kerkfinanciën kan toevertrouwen, en het neemt zowel mentaal als fysiek een last van mijn schouders dat ik het aan hen kan overlaten.
6: Train personeel en vrijwilligers
Nu u een duidelijk en goed afgerond beleid voor het bijhouden van gegevens hebt opgesteld, is het tijd om al het relevante kerkpersoneel en de relevante vrijwilligers te trainen in het volgen van deze richtlijnen. Zorg ervoor dat het beleid gemakkelijk beschikbaar is, zodat zij het kunnen inzien, en communiceer regelmatig de beschreven procedures, zodat zij weten hoe en wanneer ze deze moeten toepassen.
Op zoek naar meer informatie?
Het beheren van financiële gegevens is slechts één aspect van het voorgaan in een kerk. Als u meer bronnen wilt over dit of andere aspecten van financieel beheer, kan ik u helpen.
- Verhoog uw online giften met effectieve webpagina's voor online donaties
- Download voorbeelden van bedankbrieven voor donaties voor belastingdoeleinden
- Vraag effectief om donaties in uw kerk met korte offergavenberichten
- Ontdek wat de Schrift wel (en niet!) zegt over geven in de Bijbel
- Ontdek de grote voordelen van het gebruik van de beste boekhoudsoftware voor kerken
Conclusie
Weten hoe lang u gegevens (zoals gegevens over tienden) moet bewaren hangt af van de bewaartermijnen die voor die gegevens gelden.
Het antwoord is niet altijd eenvoudig, maar als u de hierboven beschreven stappen volgt, bent u goed op weg om jarenlang betrouwbare en efficiënte kerkelijke administratie op te zetten en te onderhouden.
Abonneer u op onze nieuwsbrief!
Blijf verbonden om meer te horen van ervaren predikanten en kerkleiders. Abonneer u vandaag. We zouden het geweldig vinden u erbij te hebben!