5 tips en hulpmiddelen voor communicatie binnen het kerkteam voor eenheid
Communicatie binnen het kerkteam is misschien niet het meest glamoureuze of interessante aspect van het opbouwen van je gemeente, maar zonder communicatie zet je al koers in de verkeerde richting. Het is een van de meest essentiële onderdelen van het opbouwen van een bloeiende gemeenschap van gelovigen.
Een aantal jaren van mijn jongvolwassen leven heb ik besteed aan het opbouwen van een basis voor communicatie binnen het kerkteam van de kinderafdeling waarin ik werkte bij Angelus Temple in Los Angeles, Californië. Zonder veel houvast werkte ons team zich op dit gebied met vallen en opstaan vooruit en maakten we onderweg heel wat fouten (stel je voor dat ik toen de inspiratie had gehad die beschikbaar is tijdens enkele van de beste kerkelijke mediaconferenties van dit jaar!)
Ik hoop je enkele tips te geven die ik door de jaren heen op de harde manier heb geleerd, zodat jij dat niet hoeft te doen. Communicatie binnen het kerkteam vormt immers de kern van het creëren van een hecht en eensgezind team. Als je je teamleden op hetzelfde pad kunt leiden met precies dezelfde doelen, wordt het een stuk gemakkelijker om nieuwe gelovigen binnen te brengen en hen in je gemeente te integreren.
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
Ik behandel:
- Hoe je de communicatie tussen kerkelijke teamleden kunt verbeteren
- 5 beste werkwijzen voor communicatie binnen het kerkteam
- Hulpmiddelen voor communicatie binnen het kerkteam
Hoe je de communicatie tussen kerkelijke teamleden kunt verbeteren
Ik vind het niet erg om open te zijn over mijn eerdere ervaringen. Ik heb mensen, onder wie verschillende belangrijke leiders in eerdere kerken waarmee ik heb samengewerkt, een team zien verlaten en, in sommige deprimerende gevallen, zelfs het christendom als geheel zien verlaten vanwege een gebrek aan goede communicatie. En zij waren ook enkele van de richtinggevende stemmen in hun kerken.
In verschillende van deze situaties was het helaas heel goed te voorkomen en kwam het door een gebrek aan goede communicatie tussen teamleden. We zijn allemaal maar mensen, dus conflicten zullen onvermijdelijk ontstaan, overtuigingen zullen helaas soms verschillen en gevoelens zullen aan alle kanten gekwetst raken.
Net als jij zou ik willen dat dit niet het geval was, maar het gebeurt toch en we moeten procedures opstellen om de communicatie te verbeteren en te voorkomen dat deze situaties relaties blijvend vernietigen. Het eerste onderdeel hiervan is transparantie op het allerhoogste niveau.
Dit is het belangrijkste element dat ik aanbeveel voor alle vormen van communicatie en het is altijd essentieel. Als je een groep teamleden hebt, zelfs als die uit honderden mensen bestaat, is transparantie de sleutel. Als bijvoorbeeld één groep wordt gekozen om een outreachprogramma en weggeefactie in de stad te leiden, maak dat dan aan iedereen duidelijk en leg uit waarom juist die mensen zijn gekozen.
Probeer te voorkomen dat jaloezie en andere wrokgevoelens tussen teamleden ontstaan. Probeer actief iedereen betrokken te houden, zelfs als hun rol in de activiteit, zoals in mijn bovenstaande voorbeeld van het outreachprogramma, misschien niet hun voorkeur heeft. Ook het aanstellen van een communicatiedirecteur kan hierbij helpen.
In hetzelfde voorbeeld als hierboven: als iemand klaagt dat hij of zij niet betrokken is bij een activiteit waaraan die persoon graag zou willen meedoen, leg dan zorgvuldig uit waarom je die beslissing hebt genomen en bied die persoon misschien de kans om op een andere manier te helpen of mee te werken aan een afzonderlijk programma dat speciaal is opgezet om door die persoon te worden geleid.
Welke rol speelt communicatie binnen het team in je communicatiestrategie?
Een compleet en toegewijd sjabloon voor een communicatieplan voor de kerk kan voorkomen dat belangrijke leiders en christenen je gemeente verlaten. We hebben het eerder gehad over communicatie in het algemeen en over hoe cruciaal die is voor het delen van het Evangelie.
Als we het Goede Nieuws immers niet kunnen delen met behulp van de communicatiemethoden van vandaag, zal het nooit worden gedeeld met de wereld die het zo hard nodig heeft. Bij het bepalen van je algemene communicatiestrategie moeten je team en afdelingen echter ook deel uitmaken van de initiatieven.
Het is van essentieel belang dat je je medeleiders, medepastors en teamleden niet vergeet bij het opstellen van een communicatieplan. Alles begint aan de top, bij de leiders binnen je bediening. Als je er niet voor zorgt dat zij op één lijn zitten, wordt het bijna onmogelijk om een succesvolle communicatiestrategie uit te voeren en te handhaven.
Daarom raad ik aan om wat dieper in te gaan op wat Ben Sampson te zeggen heeft over het opstellen van een communicatieplan voor de kerk. Het communicatieproces bestaat uit vijf belangrijke stappen, waaronder het bepalen van je doelgroep, wat je moet communiceren, wanneer je dat moet doen en meer. Hierbij wordt ook onderscheid gemaakt tussen externe en interne communicatie, die vervolgens naadloos met elkaar worden geïntegreerd.
5 tips en beste praktijken voor communicatie met kerkpersoneel
Hier zijn vijf van de beste praktijken voor communicatie met kerkpersoneel die ik heb geleerd tijdens mijn tijd als onderdeel van een leiderschapsteam binnen een bediening. Je kunt ook AI in kerkelijke communicatie naast deze beste praktijken gebruiken.
1. Stel grenzen en communicatieregels op
Weten wanneer en hoe je iets tegen je medewerkers moet zeggen, is een delicate evenwichtsoefening. Ik raad aan om regels op te stellen voor de manier waarop communicatie in je kerk verloopt. Naar mijn mening is het goed en nuttig om grenzen te hebben.
Zonder die grenzen kan en zal alles gebeuren. Misschien heb je zelfs een volledig communicatieteam nodig dat zich toelegt op het vaststellen van grenzen en communicatieregels.
In de praktijk betekent dit dat je tijden en dagen vastlegt voor personeelsvergaderingen en communicatie over wat er in de kerk gebeurt. Als je kerk op maandag gesloten is na een lang weekend met kerkdiensten en evenementen, neem die dag dan vrij. Stuur op die dag geen werkmails of sms-berichten en laat je medewerkers dat evenmin doen.
Als je met vakantie bent, gebruik die tijd dan om te ontspannen en nieuwe energie op te doen, tenzij het om een absolute noodsituatie gaat. Het gaat echter om meer dan alleen e-mails en evenementen. Stel ook duidelijke grenzen tussen de leden van het medewerkersteam.
Op een bepaald moment was ik een jonge medewerker van een kerk en zag ik uit eerste hand hoe er vaak romantische relaties ontstaan tussen medewerkers met een vergelijkbare instelling, ook al heb ik er gelukkig zelf niet aan meegedaan. Wees niet bang om daten en dergelijke relaties onder medewerkers volledig te ontmoedigen, of stel op zijn minst richtlijnen voor zulke situaties op.
Als deze regels worden overtreden, zijn er helaas maatregelen nodig. Ik raad je aan ervoor te zorgen dat de gevolgen in verhouding staan tot de gepleegde daad. Als twee medewerkers een relatie hebben terwijl dat niet is toegestaan, betekent dat bijvoorbeeld niet automatisch dat iemand ontslagen moet worden.
Een plaatsing op verschillende afdelingen of een tijdelijke schorsing kan op zichzelf voldoende zijn. Uiteindelijk zul je echter samen met je medewerkers moeten bespreken wat het beste werkt voor de leden van je kerk.
Wat voor mijn kerk werkte — het kerkbestuur had helemaal geen beperkingen voor daten of communiceren, zelfs niet op vrije dagen — werkt misschien niet voor jouw medewerkers. Dat geldt vooral als je niet met iedereen in je team bespreekt wat de beste weg vooruit is.
In mijn geval had onze kerk haar stijl al bepaald voordat ik er ooit kwam. Weinig tot geen grenzen betekende dat er zelfs tijdens mijn vakantie contact met me kon worden opgenomen of dat me kon worden gevraagd iets te doen.
Ik weet dat het voor mij niet werkte om op mijn vrije dag te worden gebeld om de kerk te openen, en ik had geen inspraak bij het vaststellen van de communicatiegrenzen.
Ironisch genoeg werd er zelfs nadat ik die specifieke kerk had verlaten voor een andere mogelijkheid nog regelmatig contact met me opgenomen voor hulp bij het uitvoeren van bepaalde taken. Ik raad je sterk aan dezelfde fouten te vermijden door iedereen de gelegenheid te geven zijn of haar inbreng en ideeën te delen.
2. Bevorder gelijkmatig goddelijke banden
Natuurlijk is alleen maar werken en nooit ontspannen ook een probleem. Regels en richtlijnen zijn noodzakelijk, maar plezier hebben is dat ook. Voorkom dat kerk en bediening volledig een last of baan worden, want het is ook bedoeld om leuk te zijn. Samen fellowship hebben en een band met elkaar opbouwen gaat helemaal terug tot de dagen van Jezus en zijn volgelingen (zie Marcus 2:15).
Er zijn veel manieren waarop je banden tussen de medewerkers van je kerk kunt opbouwen. Een paar manieren die ik leuk vind, zijn uitstapjes, spelletjesavonden, feestjes en dergelijke. De kerst- en zomerfeesten bij ons thuis van de voorganger waren voor mij altijd twee van de grootste hoogtepunten van het jaar toen ik bij Angelus Temple werkte.
Doe gekke dingen, zoals hints spelen, favoriete gerechten en desserts delen of zelfs prijzen uitreiken voor hilarische dingen. Ik raad ook aan om deze evenementen niet te beperken tot één of twee keer per jaar, want maandelijkse uitstapjes met het team zijn effectief om die relaties te bevorderen.
Samen plezier hebben en genieten van overwinningen en nederlagen zal je team van medewerkers vormen tot de ene gezindheid en het ene lichaam waartoe Jezus ons als kerk roept. Het zal later ook helpen bij conflicten en problemen, omdat hechte relaties met andere medewerkers kunnen helpen om kwesties op te lossen.
3. Wees een open boek
Een groot probleem dat ik vaak zie, is dat kerken zich gedragen als gesloten boeken. Houd geen geheimen en laat geruchten niet welig tieren onder je medewerkers. Ik begrijp het: soms is er iets gebeurd dat gênant is en wil je niet dat het rondverteld wordt. Maar ik beloof je dat het op een dag naar buiten komt en dat de gevolgen dan veel erger zullen zijn.
Wanneer er achter de schermen problemen, fouten of gebeurtenissen plaatsvinden, deel die dan met al je medewerkers. Maak duidelijk wat er is gebeurd, waarom het is gebeurd en wat de kerk in de toekomst met de betrokkenen gaat doen. Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en instemt met de gevolgen.
Als geheimhouding een gewoonte wordt in je kerk, zal dat leiden tot wantrouwen, verdeeldheid en uiteindelijk het mislukken van je missie als kerk. Ik heb dit uit eerste hand meegemaakt. Een voorbeeld dat ik wel wil delen, heeft te maken met een bepaalde predikant die een kerk verliet waar ik naartoe ging en diende.
De omstandigheden rond hun vertrek waren een mysterie en hun vertrek werd zelfs niet aangekondigd. De ene week waren ze er nog in de kerk, waar ze de jongerengroep leidden waar ik ooit deel van uitmaakte, en de volgende week waren ze verdwenen. Zelfs als medewerker van die kerk moest ik destijds rondvragen om antwoorden te krijgen.
Anderen moesten hetzelfde doen en begonnen de kerkleiders te wantrouwen die informatie voor hen achterhielden. Dit leidde ertoe dat tientallen mensen de kerk verlieten, onder wie studenten uit de bediening en andere leiders van de jongerengroep. Het duurde ongeveer vijf jaar voordat de jongerengroep na dit ene incident weer het eerdere aantal leden had.
Mensen gaan verder en er gebeuren dingen, maar het had beslist niet zo hoeven lopen. Door open te zijn tegenover je medewerkers over een situatie kun je ervoor zorgen dat je er uiteindelijk doorheen komt, ook al is de situatie moeilijk.
4. Wees voorbereid op conflicten
Het is goed om te beseffen dat een onderdeel van effectieve communicatie is dat je weet dat conflicten onvermijdelijk zijn. We zijn geen volmaakte mensen; we zijn slechts mensen. Mensen zullen het met elkaar oneens zijn, iemand zal een fout maken en er zullen moeilijke situaties ontstaan.
Ik merk zelfs dat deze problemen vaker voorkomen in de kerk, omdat de vijand zich specifiek richt op bloeiende gemeenten die op Jezus gericht zijn (zie 1 Petrus 5:8).
Het gaat er niet om dat je verbaasd blijft staan wanneer er iets gebeurt, maar dat je altijd een plan hebt voor conflicten. Maar als het specifiek om communicatieproblemen gaat, zullen mensen vaak ruzie maken en discussiëren, zelfs binnen de bediening.
Plan vooruit voor deze momenten en weet wat je zult doen wanneer het gebeurt. Als er onenigheid is tussen twee medewerkers, pak dit dan onmiddellijk aan en zoek de oorzaak van het probleem. Als het komt door een gebrek aan communicatie van jouw kant of die van een andere medewerker, pak dat dan aan en zorg ervoor dat het niet opnieuw gebeurt.
5. Streef altijd naar vrede
Streef altijd naar vrede in je bediening. Vrede moet het doel zijn, waarbij liefde en eenheid elke actie van je team leiden. Wanneer er een conflict ontstaat, moet het hoogste doel zijn om op de best mogelijke manier de vrede te herstellen.
De eerste stap hierbij moet zijn dat je navraag doet en alle kanten van de kwestie onderzoekt. Vaak is het een kwestie van “hij zei, zij zei”, waarbij meerdere versies van een situatie bestaan. Probeer zoveel mogelijk te begrijpen van de miscommunicatie of het geschil en zoek goddelijke raad voordat je een beslissing neemt.
Vaak kiezen mensen partij en zijn ze bevooroordeeld, dus raad ik aan om contact op te nemen met leiders van andere kerken of met mentoren die je misschien hebt. Zij kunnen je onbevooroordeeld advies geven over wat je moet doen. Wanneer je klaar bent om vrede te sluiten, breng de partijen dan bij elkaar en probeer het als groep op te lossen in een transparant en liefdevol gesprek.
Een voorbeeld ter verduidelijking is dat van twee jonge medewerkers die een relatie met elkaar hadden (vandaar mijn eerdere punt over het stellen van grenzen). De relatie eindigde in een ruzie en had gevolgen voor iedereen in onze bediening. Met ieder van hen werd afzonderlijk gesproken nadat ze apart waren genomen.
Beide partijen werden door de andere personeelsleden gehoord over hoe en waarom de relatie was beëindigd. Ze kregen allebei de kans om zich te verzoenen en te beslissen wat de volgende stap zou zijn. Omdat ze allebei hun inbreng in de kwestie hadden, werd er een vreedzame overeenkomst bereikt en verhuisde een van hen naar een andere afdeling.
Geen van beide personen verliet de kerk en ze konden nog steeds dienen op een gebied dat ze leuk vonden, zonder wrok te koesteren of tegengehouden te worden. Als je vaststelt dat vrede de kern van je personeel vormt, zal het gemakkelijker zijn om deze conflicten op een vriendschappelijke manier op te lossen.
Communicatiemiddelen voor kerkpersoneel
Tegenwoordig staan ons zoveel hulpmiddelen ter beschikking om met kerkpersoneel te communiceren, naast alleen sociale media en je kerkwebsite. Met de bovenstaande werkwijzen en doelen in gedachten zijn er software en programma’s die kunnen helpen om deze te realiseren.
We hebben een speciale gids voor de 10 beste communicatiesoftwaretools voor kerken. Hieronder vallen software zoals Elexio voor massale e-mailcommunicatie, wat geweldig is om tegelijk contact te leggen met grote groepen teamleden, en Breeze, dat fantastisch is voor het plannen van evenementen voor outreach of voor non-profitorganisaties.
Er zijn nog een paar andere mogelijkheden die ik zou willen noemen, zoals een speciale berichtenapp voor je teamleden. Slack is de chatapp die ik voor het grootste deel van mijn werk gebruik, omdat deze in sommige gevallen veel flexibeler en sneller is dan e-mail of zelfs een sms-bericht.
Slack biedt directe chat en de mogelijkheid om binnen één Slack-groep specifieke kanalen voor verschillende afdelingen aan te maken, zoals een kanaal voor het jeugdwerk, een voedselbankafdeling, jongvolwassenen en meer.
Ik raad ook software zoals Zoom aan. Die is ideaal wanneer chatberichten gewoon niet volstaan, maar jullie niet allemaal bij elkaar zijn en je een videogesprek nodig hebt. Tot slot zijn een gedeelde map en agenda onmisbaar. Google en zijn reeks programma’s Docs, Sheets en Calendar vormen een alles-in-éénoplossing voor het plannen van evenementen, het bijdragen aan projectoverzichten en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.
Je vindt hier meer communicatieapps voor kerken.
Je volgende stappen
Met deze hulpmiddelen en werkwijzen hoop ik dat je tot positieve en doeltreffende communicatie met het kerkpersoneel kunt komen. Dit is een van de eerste stappen naar een verenigd kerkelijk lichaam dat klaarstaat om eropuit te gaan en het Evangelie van Jezus te verspreiden.
Tegelijkertijd is weten wat je moet doen en het daadwerkelijk uitvoeren ervan gemakkelijker gezegd dan gedaan. Ik raad je aan mijn gedachten over communicatie binnen de kerk in het algemeen te lezen. Communiceren met je personeel is slechts één onderdeel van de zeer grote en soms intimiderende puzzel. Andere gebieden aanpakken, zoals contact leggen met potentiële leden en de gemeenschap, kan lastig zijn, maar wij zijn er om te helpen.
