Slik lager du en (stressfri) økonomirapport for menigheten

Hva er en økonomisk rapport for kirken?

En økonomisk rapport for kirken er ganske enkelt et øyeblikksbilde av kirkens nåværende økonomiske situasjon. Den bør gi et tydelig og nøyaktig bilde av kirkens nåværende økonomiske status ... så den er ikke ment å være et budsjett for kirken. Den er ikke ment å være en prognose.

Økonomiske rapporter som denne utarbeides vanligvis månedlig (men noen ganger kvartalsvis eller årlig, avhengig av hvem rapporten er ment for – mer om det om litt.) Når du vurderer hvor ofte du trenger at disse utarbeides, bør du ta følgende i betraktning:

• Hvilke juridiske og regulatoriske krav gjelder for dere?
• Hvem er de viktigste interessentene (givere, ledelse, økonomikomiteen, styret osv.), og hva trenger de?
• Hva er deres nåværende syklus for økonomisk planlegging og budsjettering?
• Hvor økonomisk stabil og kompleks er kirken deres?

Alle disse spørsmålene inngår i denne vurderingen.

Hvem er involvert i utarbeidelsen av en økonomisk rapport for kirken?

Vanligvis er det kirkens økonomikomite eller styre som leder dette arbeidet (ofte med hjelp fra verktøy for regnskap i kirken), siden de har ansvar for tilsyn og veiledning. Ofte vil kassereren samarbeide med en bokfører eller regnskapsfører (ansatt eller innleid ved behov) for å utarbeide rapporten for kirken. Hvis dere ennå ikke har et styre eller en økonomikomite for kirken på plass, er dette et godt tidspunkt å rekruttere et team med kvalifiserte frivillige.

Pastorer, deres rolle er også viktig, slik Jim Gordon forklarer nærmere her:

Hvordan hjelper økonomiske rapporter for kirken?

Økonomiske rapporter for kirken er en del av god forvaltning.

Jeg har ennå ikke møtt en pastor som IKKE er opptatt av forvaltning i kirken. Dette kallet vi har tatt imot, innebærer en nær avhengighet av Jesus – og tillit til hans forsørgelse. Gud har lovet å sørge for våre behov, men Bibelen er fortsatt full av anvisninger om å forvalte ressursene våre godt.

En økonomisk rapport for kirken støtter arbeidet vårt med å forvalte ressursene våre godt ved å gi et sanntidsbilde av den økonomiske situasjonen. Hvis vi unnlater å bruke økonomiske rapporter for kirken, velger vi å ta beslutninger i blinde, uten å ta hensyn til konsekvensene. (Økonomistyring og ansvarlighet er også viktige deler av å utvikle tillit og trygghet i menigheten.)

Økonomiske rapporter for kirken bidrar til effektiv planlegging.

En økonomisk rapport for kirken gir et øyeblikksbilde av kirkens tilstand og støtter derfor arbeidet med budsjettering og planlegging i stor grad. Du og ledergruppen din vil være rustet til å identifisere og reagere på trender, forvalte ressursene effektivt samt håndtere og redusere økonomisk risiko. Til syvende og sist gir økonomiske rapporter for kirken tilbakemeldinger i sanntid på beslutningene dere tar innen drift og administrasjon.

Økonomiske rapporter for kirken bidrar til å beskytte kirken.

Økonomirapporter for kirken er en viktig del av kirkens dokumenthåndtering. De gjør det mye vanskeligere for økonomiske problemer å vokse og utvikle seg ubemerket. Problemer håndteres på et tidlig stadium. Kirkens økonomirapporter kan variere avhengig av hvordan dere fører oversikt over kirkens økonomi (det vil si ved å bruke fondregnskap for kirker). Rapporten gir imidlertid åpenhet ved å beskrive inntektskildene og hvordan midlene brukes, og sikrer ansvarlighet – ikke bare overfor menigheten, men også overfor kirkens styre, økonomikomiteen osv.

Økonomirapporter for kirken kreves av banker eller myndighetene*.

Økonomirapporter for kirken bidrar til å sikre etterlevelse av juridiske og regulatoriske krav til økonomisk åpenhet og rapportering. Månedlige rapporter (for eksempel) viser en oversikt over økonomiske transaksjoner og beslutninger, noe som kan være nyttig dersom kirken trenger finansiering til et bygg eller lignende. Enkelte tilsynsorganer krever regelmessige rapporter (IRS eller CRA), og krever også at dere oppbevarer kirkens regnskaper i riktig tidsperiode. Vi anbefaler at dere rådfører dere med regnskapsføreren for konkrete råd om deres situasjon.
*av og til

Betydningen av rapportering for kirkens liv og drift.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvem kommer til å lese denne økonomirapporten?

Økonomirapporter for kirken kan variere i omfang og kompleksitet, avhengig av hvem rapporten er beregnet på:

• Kirkens ledere trenger nøyaktig og oppdatert økonomisk informasjon for å kunne ta kloke beslutninger om pengebruk og identifisere trender. Kirkens økonomikomite eller styre kan trenge månedlige oppgaver for å følge med på faktiske utgifter sammenlignet med budsjettet, godkjenne større utgifter eller holde et våkent øye med de siste trendene.

• Kirkens medlemmer kan, avhengig av kirkens juridiske struktur, trenge å se økonomirapporter for kirken (sannsynligvis årlig) for å bekrefte at kirken viser at den er tillitvekkende. Selv kirker som ikke er medlemsstyrte, utarbeider av og til enkle økonomiske rapporter for å hjelpe menigheten med å se hvordan kirkens oppdrag og visjon blir virkeliggjort gjennom økonomien. Dette hjelper dem med å knytte seg til givertjenesten og vite at den har betydning. 

• Tilsynsorganer og myndigheter i regionen deres kan kreve tydelige og nøyaktige rapporter, for eksempel en årlig økonomirapport, eller reviderte regnskaper ved behov. Enkelte banker krever også dette ved søknad om lån, kreditt eller boliglån. 

Hva bør en økonomirapport for kirken inneholde?

Det er flere komponenter som utgjør en økonomirapport for kirken. Hver av dem er et viktig verktøy for både intern styring og eksterne interessenter som skal forstå kirkens økonomiske situasjon. La oss se nærmere på dem! 

1. Resultatregnskapet ...

...oppsummerer kirkens inntektsstrømmer  og utgifter over en bestemt periode, vanligvis med detaljer om inntektskilder (for eksempel donasjoner, tiende og tilskudd) og kirkens utgifter (for eksempel lønn, strøm, utstyr og vedlikehold).

2. Balanseregnskapet ...

..gir en oversikt over kirkens eiendeler, gjeld og netto eiendeler (eller egenkapital) på et bestemt tidspunkt. Dette bidrar til å vurdere den generelle økonomiske helsen.

3. Kontantstrømoppstillingen ...

...følger pengestrømmen inn og ut av kirken i en bestemt periode og gir innsikt i den økonomiske helsen og driftseffektiviteten.

4. Budsjettsammenligningen ...

...viser de faktiske økonomiske resultatene sammen med de budsjetterte beløpene, noe som bidrar til å identifisere områder med over- eller underforbruk og gir grunnlag for fremtidige budsjettbeslutninger.

5. Kontekstuelle merknader ...

...gi ytterligere kontekst eller forklaringer som kan være nødvendige. Hvis utgiftene til bygninger og fasiliteter er betydelig høyere fordi kirkebygningen trengte en ny ovn denne måneden, må du sørge for at denne ytterligere konteksten tas med i rapporten.

En gratis sjekkliste for kirkens økonomirapport:

La oss gå gjennom nøyaktig hvordan rapporten skal utarbeides. Hvis dette er første gang du utarbeider en økonomisk rapport, bør du huske dette: fremgang er viktigere enn perfeksjon. Dette er ikke en revisjon; det er bare en måte å organisere all relevant informasjon på, og det vil ta tid å bli fortrolig med prosessen.

Trinn 1. Samle inn økonomiske data

Samle inn relevante data for rapporteringsperioden (inntekter, utgifter, eiendeler, gjeld osv.). Du finner det du trenger i regnskapsprogrammet ditt (som gir kirken mange fordeler), kontoutskrifter, kontantstrømoppstillinger, kvitteringer og fakturaer. QuickBooks-regnskap for kirker kan effektivisere denne datainnsamlingsprosessen betydelig.

• Inntektskilder:
  • Tiende og kollekt: Registrer alle bidrag mottatt fra medlemmer og andre givere.
  • Innsamlingsarrangementer: Ta med inntekter fra spesielle arrangementer eller kampanjer.
  • Leieinntekter: Noter eventuelle inntekter fra utleie av kirkens lokaler.
• Utgifter:
  • Driftsutgifter: Før opp utgifter knyttet til den daglige driften, for eksempel strøm, lønn og kontorrekvisita.
  • Programutgifter: Spesifiser kostnader knyttet til menighetsprogrammer, arrangementer og utadrettede aktiviteter (ungdomsarbeid, barnearbeid, misjon, lyd og bilde, teknologi osv.)
  • Vedlikehold av lokaler: Ta med utgifter til vedlikehold, reparasjoner og oppussing av bygninger.
• Eiendeler:
  • Kontantreserver: Fastslå hvor mye kontanter som finnes på bankkontoer eller i reserver.
  • Eiendom og utstyr: Vurder verdien av eiendom, bygninger, kjøretøy og utstyr som eies av kirken.
  • Investeringer: Registrer eventuelle investeringer som kirken har, for eksempel aksjer, obligasjoner eller fond.
• Gjeld:
  • Lån og gjeld: Før opp utestående lån eller gjeld som kirken har.
  • Gjeldsbetalinger: Registrer betalinger på lån eller boliglån.
  • Leverandørgjeld: Ta med ubetalte regninger eller fakturaer for mottatte varer og tjenester.
  • Budsjett sammenlignet med faktiske tall: Sammenlign faktiske inntekter og utgifter med de budsjetterte beløpene for rapporteringsperioden.
• Regnskapsoppstillinger:
  • Resultatregnskap: Oppsummer inntekter, utgifter og nettoresultat eller tap for rapporteringsperioden.
  • Balanse: Gi et øyeblikksbilde av kirkens økonomiske stilling, med oversikt over eiendeler, gjeld og egenkapital på et bestemt tidspunkt.
  • Kontantstrømoppstilling: Vis inn- og utbetalinger for å vurdere kirkens likviditet og evne til å oppfylle økonomiske forpliktelser.
  • Avvik: Analyser eventuelle forskjeller mellom budsjetterte og faktiske tall, og identifiser årsakene til forskjellene.
• Budsjett sammenlignet med faktiske tall:
  • Sammenlign faktiske inntekter og utgifter med de budsjetterte beløpene for rapporteringsperioden.

Trinn 2. Organiser dataene

Når du har samlet inn dataene, anbefaler vi at du organiserer kildedataene for hver rapport i tydelig merkede mapper eller digitale filer (inkluder datoer!), gruppert etter kilde (f.eks. kontoutskrifter, giveroppføringer, kvitteringer for utgifter, lønn, leverandører osv.). Bruk undermapper etter behov ... her er et raskt skjermbilde av et eksempel:

3. Utarbeid resultatregnskapet (resultatregnskap)

Før opp alle inntekter, trekk fra alle utgifter og beregn nettoresultatet eller tapet for rapporteringsperioden (dvs. måneden, kvartalet eller hele året).  Programvaren for kirkens regnskap eller bokføring bør kunne generere denne rapporten. Hvis ikke, bør du vurdere å bytte til en som faktisk kan det – men i mellomtiden tilbyr Google et eksempel på et resultatregneark.

4. Utarbeid balansen

Kirkens balanse viser ganske enkelt hva som eies (eiendeler), og hva som skyldes (gjeld). Når du kombinerer de to, får du netto eiendeler. (Som tidligere bør kirkens regnskapsprogram kunne generere dette for deg. Hvis ikke – bytt det ut! Eller har Google Dokumenter en gratis mal som er verdt å se nærmere på.)

5. Utarbeid kontantstrømoppstillingen

Klassifiser kirkens kontantstrøm i tre kategorier – drift, investering og finansiering.

1. Kontanter fra driftsaktiviteter: inkluderer kontanter mottatt fra salg, betalt for forsyninger, lønninger og andre driftskostnader.
2. Kontanter fra investeringsaktiviteter: Dette omfatter kontanter brukt til eller generert fra kjøp/salg av eiendeler (utstyr, investeringer osv.)
3. Kontanter fra finansieringsaktiviteter: Dette omfatter kontanter mottatt fra lån eller investorer og kontanter betalt som utbytte eller til tilbakebetaling av lån.

6. Utarbeid en budsjettsammenligning

Sammenlign de faktiske inntektene og utgiftene for rapporteringsperioden med de budsjetterte beløpene for den samme tidsperioden.

• Ta med tallene for hva som ble bevilget til hver kategori (f.eks. strøm og andre forsyninger, lønninger og menighetsutgifter).
• Faktiske beløp for de samme kategoriene.
• Beregn prosentforskjellen mellom budsjettet og de faktiske utgiftene for hver kategori.
• Vis prosentvise økninger eller reduksjoner for rask visualisering av endringer i utgiftsprioriteringer eller behov.

7. Legg til ytterligere forklarende merknader

Gi all nødvendig kontekst og forklar uvanlige transaksjoner for å gjøre dataene lettere å forstå. Du kan også ta med et kort skriftlig sammendrag eller en oversikt her. Se på det som en forebyggende FAQ-seksjon, om du vil.

Flere nyttige verktøy

Følgende verktøy vil virkelig hjelpe deg med å holde oversikt over menighetens økonomi og generere raske, enkle og nøyaktige rapporter:

• Effektiviser den daglige kirkebokføringen med regnskapsprogramvare for menigheter.
• Støtt en kultur preget av gavmildhet med de beste programvareverktøyene for menighetens givertjeneste.

Viktige påminnelser

1. Ikke UNNGÅ realiteten i menighetens økonomi.

Det kan være ubehagelig å snakke om penger, men det var definitivt ikke et tema Jesus vek unna, og det bør heller ikke vi gjøre. For de av oss som har en naturlig motvilje mot økonomi, kan penger være et verktøy for åndelig dannelse – arenaen der Jesus lærer oss tillit, tro og sårbarhet.

Når det er sagt:

Alle hovedpastorer trenger støtte fra et team av mennesker som gir økonomisk innsikt og tilsyn – menighetens økonomikomité (eller styre). Hvis du ikke har dette ennå, stol på at de rette menneskene finnes der ute, be om at Gud leder deg til dem, og begynn deretter å lete. 

2. Ikke bli økonomisk besatt.

Selv når økonomien er rotete, er jobben din å stole på og lene deg på Guds forsørgelse og være et forbilde for menigheten din. Tross alt betyr lokalkirken noe for Ham. Ha noen ting i tankene når du søker å balansere aktiv økonomistyring med tillit til Guds forsørgelse:

1. Bedende avhengighet: Snakk regelmessig med Gud om stresset og tyngden du føler. Han har lovet å bære det for deg.
   
   Gjør dette individuelt, men også som et lederteam og som menighet. Husk: Gud lovet å bygge sin kirke – slik at helvetes porter IKKE skulle få makt over den (Matteus 16:18.)
2. Integritet i økonomistyringen: Når du fører tilsyn med menighetens økonomi, må du prioritere integriteten din. Vi står til ansvar overfor Gud for hvordan vi forvalter Hans forsørgelse. Snarveier kan være fristende – men ikke gå på kompromiss. Ikke gi vår fiende fotfeste (Efeserne 4:27.)
3. Tro på Guds løfter: Forankre økonomiske beslutninger og planlegging i løftene i Guds Ord. Stol på Hans trofasthet til å sørge for dine behov – og hold planene dine med åpne hender. Jakob oppmuntrer oss til å være bevisste på vårt begrensede perspektiv og legge planene våre i Jesu hender (Jakob 4:13–15.)
4. Gavmildhet og fokus på Guds rike: Oppmuntre til en kultur preget av gavmildhet i menigheten din, der medlemmene med glede gir til Guds verk slik Han leder. Fremhev den evige betydningen av å investere i Guds rike, fremfor å fokusere utelukkende på timelige bekymringer. Menigheten din kan fremme en kultur preget av trosfylt bibelsk forvaltning, der aktiv økonomistyring kombineres med avhengighet av Guds forsørgelse: «Og min Gud skal etter sin rikdom fylle all deres trang i herlighet i Kristus Jesus», Filipperne‬ ‭4‬:‭19‬.

Redaksjonell anbefaling

Ansvarlig økonomistyring støtter kirkens misjon og stabilitet. Her er en samling ressurser som kan hjelpe dere med å forvalte godt:

• En tydelig kontoplan for kirken organiserer den økonomiske oppfølgingen og bidrar til nøyaktig rapportering.
• Fondsregnskap for kirker bidrar til å forvalte og fordele øremerkede midler på riktig måte.
• Implementering av beste praksis for kirkens økonomi styrker ansvarlighet og økonomisk helse.
• Denne veiledningen om boligtillegg for pastorer gir innsikt i skattefordeler ved planlegging for pastorens økonomi.
• Disse budskapene om tiende og offergaver inspirerer til givertjeneste og fremmer gavmildhet blant medlemmene.
• Viktige bruksområder og eksempler på bruk av KI i kirkens økonomistyring.

3. Ikke bær ansvaret for kirkens økonomi alene.

Ved å involvere andre og dele på ansvaret reduserer du stresset og utvikler et fellesskap der alle bidrar til det Gud gjør.

Som kirkeleder er du betrodd ansvaret for å lede kirken din. Forventningene som stilles til lederskapet, innebærer imidlertid ikke at du skal bære det økonomiske ansvaret alene. Det er ikke slik Gud har utformet Kristi kropp slik at den skal fungere.

I stedet trenger du en gruppe mennesker som sammen bærer ansvaret for økonomien, for eksempel et økonomiutvalg eller et styre.

En siste oppmuntring

Hvis kirken din er en bil, har den et baksete og et forsete.

I forsetet har du visjon og verdier.

I baksetet har du administrasjon og økonomi. Når administrasjon og økonomi ikke er i bilen, kommer kjøretøyet til å krasje. Men hvis de sitter i forsetet, kommer du ikke til å komme deg videre.

Administrasjon og økonomi er avgjørende – men de må til syvende og sist vike for visjon og verdier ... og for disse får vi marsjordrene våre fra Jesus:

...forkynne et godt budskap for de fattige, frihet for de fangne, synet tilbake for de blinde, sette undertrykte fri og forkynne et nådens år fra Herren.

Lukas 4:16–21

For flere erfarne perspektiver fra veteranpastorer ...

...meld deg på nyhetsbrevet til The Lead Pastor. Vi vil gjerne ha deg med.