Hvor lenge bør en kirke oppbevare økonomiske dokumenter?

Som pastor som elsker å lede, undervise og knytte bånd til menigheten min, er det litt vanskelig å bli begeistret for retningslinjer og rutiner for oppbevaring av dokumentasjon. Men økonomiske dokumenter for kirken er en nødvendig del av driften av enhver kirke. Når dette gjøres dårlig, kan konsekvensene bli alvorlige:

• Unøyaktige dokumenter kan føre til uteblitte tiender, gaver som ikke blir registrert og feil i budsjetteringen, noe som svekker kirkens økonomi.
• Manglende oppbevaring av korrekte dokumenter kan føre til brudd på skattelovgivningen og revisjoner, og utsette kirken for bøter eller andre sanksjoner.
•  Dårlig dokumentasjonsføring kan føre til manglende åpenhet, slik at folk mister tilliten til kirkens ledelse og evne til å forvalte ressursene.

Så selv om hovedbøker og regneark ikke er din greie, hold ut. Jeg har samlet anbefalinger og trinn som vil klargjøre hvorfor og hvordan dokumentasjon bør oppbevares. Til å begynne med kan effektive programverktøy for givertjeneste i kirken gjøre økonomisk dokumentasjonsføring enkelt (og du trenger ikke være teknologiekspert for å kunne bruke dem.)

Generelle anbefalinger

Alle dokumenter for kirken må administreres og vedlikeholdes for å vise underlagsdokumentene som bekrefter at kirken overholder alle skatteregler og krav til veldedige organisasjoner. Du må kunne vise en oversikt over alle inntekter og utgifter for det aktuelle året dersom kirken noen gang blir revidert. Oppbevar økonomiske dokumenter for kirken så lenge foreldelsesfristen gjelder for den innleverte skattemeldingen. 

Du lurer kanskje på hvor lenge det er? Vel, det kommer an på.

IRS-retningslinjer:

Hvor lenge økonomiske dokumenter for kirken må oppbevares, avhenger av hendelsen eller handlingen dokumentet gjelder. IRS har utarbeidet retningslinjer du kan bruke som referanse.

Noen dokumenter må oppbevares permanent, mens andre kan kasseres etter bare 3 år. Før du kaster disse eldre dokumentene, må du imidlertid forsikre deg om at du ikke trenger å oppbevare dem av andre grunner, for eksempel med hensyn til statlige eller lokale skatter,  forsikringsavtaler eller kreditorer.   

Hvilke typer dokumenter for kirken bør oppbevares?

I løpet av et år med god økonomistyring i kirken vil det bli opprettet mange viktige dokumenter. Her er en liste over hvilke typer dokumenter som bør oppbevares, og hvor lenge de bør oppbevares:

Oppbevares permanent:

• Søknad om godkjenning av skattefritatt status
• Vedtak som bekrefter skattefritatt status
• Selskapsdokumenter og vedtekter
• Styreprotokoller
• Eiendomsdokumenter

Oppbevar alle dokumenter som underbygger inntekter og fradrag som er oppgitt i skattemeldingene. Oppbevaringsperioden for disse dokumentene gjelder så lenge foreldelsesfristen løper. Foreldelsesfristen utløper når kirken ikke lenger kan endre skattemeldingen, og IRS ikke lenger kan fastsette ytterligere skatt. Generelt gjelder denne perioden i 3 år etter at skattemeldingen forfaller eller leveres (det som skjer sist).

Oppbevar følgende i 3 år:

• Regnskaper
• Kontoutskrifter
• Sjekker, avstemminger og annullerte sjekker
• Dokumentasjon for leverandørgjeld og kundefordringer
• Bilag for alle utgifter som er betalt av kirken

Opplysninger om ansatte må oppbevares i fire år etter at fjerde kvartal for året er rapportert. Dette omfatter:

• Lønnsskatteopplysninger  
• Refunderte utgifter for ansatte
• Timelister

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Digitale dokumenter kontra fysiske dokumenter:

Med alle teknologiske fremskritt kan det virke som om elektronisk dokumenthåndtering er veien å gå. Før du tar noen beslutninger, bør du se på denne listen over fordeler og ulemper, slik at du kan ta en informert beslutning om hva som er best for kirken din. 

Praktiske trinn for dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering i kirken kan virke mindre overveldende med en liste over konkrete, praktiske trinn som kan veilede deg. Følg disse trinnene, så er du godt på vei til å opprette og vedlikeholde dokumentene dine som en mester.

1: Utarbeid en policy for oppbevaring av dokumenter

En policy for dokumenthåndtering fastsetter tydelige retningslinjer for hvilke dokumenter som skal oppbevares, hvordan de skal lagres og hvor lenge.  Disse dokumentene vil omfatte permanente dokumenter, som vedtekter, stiftelsesdokumenter og referater fra styremøter. Det vil også finnes ikke-permanente dokumenter, som ansettelsesdokumenter og informasjon som er arkivert for skattemeldinger. 

En policy for dokumenthåndtering bør inneholde instrukser om hvordan dokumenter skal kasseres på riktig måte, slik at konfidensialiteten til sensitiv informasjon opprettholdes. Sørg for at policyen er tydelig utformet og enkel å følge, slik at du ikke trenger en doktorgrad i bibliotekvitenskap bare for å forstå den. 

2: Bruk sikker lagring

Enten du oppbevarer papirkopier av alt eller elektroniske dokumenter, må du sørge for at dokumentene lagres på et sikkert og organisert sted. Mye av informasjonen som lagres, kan inneholde sensitive opplysninger.

Fysiske filer bør oppbevares i et låst skap eller rom, og bare et begrenset antall personer bør få tilgang til informasjonen.

Hvis dokumentene dine er elektroniske, bør de være passordbeskyttet eller lagres på en privat stasjon der bare de nødvendige personene har tilgang til dem. 

I kirken vår (New Life Fellowship, i Cambridge, Ontario), som jeg sikkert mange andre, har vi en kombinasjon av fysiske og elektroniske dokumenter, avhengig av dokumentets art. Det ene eller det andre, eller begge deler, er verken bra eller dårlig, så lenge kirken din har en policy på plass (se ovenfor).

3: Kategoriser og merk dokumentene

Det finnes ikke noe mer frustrerende enn å gå inn i et lagerrom (eller en datamaskinstasjon) for å finne et dokument uten struktur eller kategorier som hjelper deg med å søke.  Det er alltid på det siste stedet du leter, ikke sant? 

Utallige timer kan gå tapt i letingen, selv om dette kunne vært unngått dersom dokumentene hadde vært organisert og tydelig merket. Dette er aldri viktigere enn når du blir revidert av IRS. Spar deg selv for noen hodepiner ved å sette opp en brukervennlig og tydelig merket filstruktur. Du kommer til å takke meg senere.

4: Oppdater dokumentene regelmessig

Det er alltid lurt å holde dokumentene oppdaterte. Etter hvert som kirker vokser og teknologien utvikler seg, er endringer uunngåelige. Det er stor sjanse for at misjonserklæringen og vedtektene fra 1972 vil virke ganske utdaterte og irrelevante i dag. Det er viktig å holde denne informasjonen oppdatert, slik at kirken din kan blomstre i tiden og kulturen vi lever i i dag. 

Ikke bare det, men ved å holde oppdaterte registre vil du også sørge for at du kvitter deg med registre du ikke lenger er pålagt å oppbevare. Dette vil bidra til å begrense lagringsbehovet og sørge for at viktig informasjon du kan få bruk for, ikke blir rotete og vanskelig å finne. 

5: Sørg for at lovpålagte krav overholdes

Gjør deg kjent med lokale lover samt statlige og føderale krav til oppbevaring av registre og innlevering av skattemeldinger. Søk juridisk rådgivning der det er aktuelt.  (Dette kan være en krevende oppgave, særlig hvis du er som meg og ikke begynte som pastor på grunn av en lidenskap for og interesse i bibliotek- og informasjonsvitenskap.)

Å finne de riktige personene til å sitte i menighetens økonomikomité (eller styre) er avgjørende for å opprettholde korrekte registre og sikre at alle tilsynsmyndigheters krav i området ditt overholdes.  Jeg er svært takknemlig for styret i menigheten min (New Life Fellowship). Jeg vet at jeg kan stole på dem når det gjelder detaljene i menighetens økonomi, og det letter byrden for meg (både mentalt og fysisk) å kunne overlate dette til dem. 

6: Opplær ansatte og frivillige

Nå som du har etablert tydelige og helhetlige retningslinjer for registerføring, er det på tide å lære opp alle relevante ansatte og frivillige i menigheten i hvordan de skal følge disse retningslinjene. Gjør rutinene lett tilgjengelige for dem, og kommuniser jevnlig prosedyrene som er beskrevet, slik at de vet hvordan og når de skal ta dem i bruk.

Redaksjonell anbefaling

God forvaltning er avgjørende for en menighet i vekst. Jeg har samlet noen av våre viktigste ressurser for å veilede deg i hvordan du kan forvalte økonomien med integritet og klokskap:

• Et velorganisert kontoplan for menighetenforenkler oppfølgingen og forbedrer åpenheten.
• Fondsregnskap for menigheterbidrar til ansvarlig forvaltning av øremerkede midler.
• Bruk av beste praksis for menighetsøkonomigir et solid grunnlag for ansvarlig ressursforvaltning.
• Denne veiledningen om boligtillegg for pastorerstøtter pastorer med innsikt i skattefordeler.
• Bruk disse meldingene om tiende og kollektfor å inspirere til giverglede i menigheten.

Ser du etter mer informasjon?

Å føre økonomiske registre er bare én del av det å være pastor i en menighet. Hvis du ønsker flere ressurser om dette eller andre sider ved økonomistyring, har jeg det du trenger. 

• Øk nettbaserte givertjenester med effektive nettsider for nettbaserte donasjoner
• Last ned eksempler på takkebrev for donasjoner til skatteformål
• Be effektivt om donasjoner i menigheten din med korte kollektappeller
• Finn ut hva Skriften sier (og ikke sier!) om givning i Bibelen
• Oppdag de store fordelene ved å bruke de beste regnskapsverktøyene for menigheter

Konklusjon

Hvor lenge du bør oppbevare dokumenter (det vil si tiendedokumenter), avhenger av oppbevaringskravene for dokumentet.

Det finnes ikke alltid et enkelt svar, men hvis du følger trinnene som er beskrevet ovenfor, vil du være godt på vei til å etablere og vedlikeholde pålitelige og effektive kirkedokumenter i mange år fremover.

Abonner på nyhetsbrevet vårt!

Hold kontakten for å høre mer fra erfarne pastorer og kirkeledere. Abonner i dag. Vi vil gjerne ha deg med!