Noen av de vanskeligste dagene jeg har hatt i tjenesten, var dager som kunne ha vært unngått med god risikostyring i kirken. Og selv noen av dagene da vi unngikk at katastrofen inntraff, hjemsøker meg fortsatt den dag i dag, mens de klassiske «hva om»-scenarioene utspiller seg i tankene mine.
Før jeg går videre, vil jeg advare leserne om at noen av scenarioene jeg snakker om, kan virke utløsende for enkelte på grunn av det svært alvorlige innholdet.
Jeg tenker for eksempel på ganger da et barn som var i vår omsorg, måtte kjøres til sykehuset på grunn av en skade som ikke burde ha skjedd. Andre ganger tenker jeg på forelderen som ikke hadde omsorgen for barnet sitt på det tidspunktet, men som prøvde å ta det med seg (heldigvis uten å lykkes).
Vi må være best mulig forberedt på disse øyeblikkene. Det er her en krisehåndteringsplan for kirken kommer inn i bildet. Det er mange risikoer forbundet med å drive kirker og andre religiøse organisasjoner, men med en velskrevet plan kan du i det minste unngå det verst tenkelige utfallet i de fleste scenarioer.
Jeg skal gå gjennom:
- Hva er en risikostyringsplan for kirken?
- Hvordan utarbeider man en risikostyringsplan for kirken?
- Mal for risikostyring i kirken
Hva er en risikostyringsplan for kirken?
En risikostyringsplan for kirken er veiledningen og hjelpen din når uheldige omstendigheter oppstår. Det er prosessen du har på plass når du håndterer muligheten for at noe alvorlig kan skje. Den finnes av to hovedgrunner: for å hjelpe deg med å unngå og redusere risikoen for at bestemte hendelser oppstår i utgangspunktet.
Men vi er bare mennesker, så sannsynligheten for at noe før eller siden skjer, er dessverre uunngåelig. Det andre formålet med risikostyringsplanen for kirken er derfor å hjelpe deg med å finne en løsning når uheldige ting faktisk skjer. Den sørger for at alle i tjenesten din er samkjørte, og skal forhindre at en vanskelig situasjon blir verre.
Risikostyring er avgjørende for enhver kirke og tjeneste der ute. En risikostyringsplan for kirken er verken morsom å lage eller tenke på, men du vil være glad for at du gjorde det til slutt.
Have an account? Log In
Hvordan utarbeider man en risikostyringsplan for kirken?
Før du kan begynne å implementere systemet ditt for å oppdage og unngå vanskelige situasjoner, må du først utarbeide en fysisk risikostyringsplan for kirken. Dette blir dokumentet du tyr til i nødsituasjoner, og du må dele det med alle ansatte, frivillige, pastorer, ledere og andre som kan komme til å bistå i organisasjonen din.
For å lage en slik plan er det fire hovedtrinn jeg ønsker at du skal vurdere. Disse er avgjørende deler av arbeidet med å redusere risiko. Jeg skal gå grundig gjennom hvert av trinnene og dele noen innsikter og lærdommer fra tiden min i tjenesten.
1. Identifiser risikoer i kirkemiljøet ditt
Før vi kan gå videre, må vi kjenne til risikoene som finnes i miljøet vårt. Det finnes mange risikoer og problemer som kan dukke opp i enhver kirke. Men noen er unike for bestemte typer tjenester og steder. For å unngå uheldige situasjoner må du vite hva du skal se etter.
Her er en liste over de viktigste risikoene jeg har sett gjennom tiden min med arbeid knyttet til sikkerhet i kirken. Dette er ikke en fullstendig liste, og det kan finnes situasjoner som ikke var relevante for meg, men som er relevante for deg. Jeg vil også understreke at denne listen setter tro fremfor frykt ut i praksis: en avgjørende del av å håndtere risiko i kirken på en god måte..
- Ulykker
- Beskyldninger
- Overfall
- Narkotika
- Slåsskamper
- Branner
- Oversvømmelser
- Trakassering
- Berusede deltakere
- Skader
- Kidnapping
- Rettslige søksmål
- Medisinske nødsituasjoner
- Naturkatastrofer
- Strømbrudd
- Selvskading
- Skyting
- Underslag av kirkens midler
- Tyveri
- Hærverk
Dette er på ingen måte en fullstendig liste over alt du kan komme til å håndtere når det gjelder sikkerhet i kirken. Dette er bare noen av de viktigste problemene jeg har sett og til og med håndtert. Å identifisere risiko handler om å vite hva som kan skje, og deretter planlegge på forhånd med dette i tankene.
For eksempel: Jeg var assisterende leder for barnearbeidet i en mellomstor kirke. Narkotika og slåssing var særlig problematisk (ja, selv blant barn). Vi hadde et busssystem som fraktet tusenvis av barn fra hele Los Angeles County til kirken vår hver torsdag kveld og søndag morgen.
Noen av disse barna kjente ikke til annet enn å slåss for å få frem poenget sitt eller å holde på med narkotika. Derfor var dette fremtredende problemer som vi måtte håndtere i menigheten vår, både blant barn og voksne. Siden dette var en åpenbar risiko som vi hele tiden måtte ta hensyn til, utarbeidet vi mange planer og scenarioer.
På grunn av dette hadde vi systemer på plass, slik at vi visste hva vi skulle gjøre videre når noen brukte heroin på badet. Eller når to barn begynte å slå hverandre helseløse, hadde vi en løsning for hvordan vi skulle håndtere dem begge og varsle foreldrene deres.
Når du kjenner til de viktigste risikoene som med stor sannsynlighet kan oppstå i kirken din (og de som ikke er like vanlige), kan du forberede deg på dem.
2. Vurder risikoene og konsekvensene av dem
Det er imidlertid ikke nok bare å identifisere en risiko, ettersom vi også må vurdere risikonivået. Noen potensielle risikoer er mer sannsynlige enn andre, og noen problemer vil få større negative konsekvenser enn andre. Generelt er dette de fire kategoriene du bør dele de tidligere identifiserte risikoene inn i:
- Lav sannsynlighet og liten konsekvens: Disse situasjonene vil sjelden oppstå, og når de gjør det, er de enkle å håndtere.
- Lav sannsynlighet og stor konsekvens: Disse risikoene oppstår sjelden, men vil få ødeleggende konsekvenser for menigheten og ledelsen dersom de inntreffer.
- Høy sannsynlighet og liten konsekvens: Dette er vanlige scenarioer som kan oppstå regelmessig, men som er enkle å håndtere når de gjør det.
- Høy sannsynlighet og stor konsekvens: Den verste av de fire kategoriene. Dette er høyrisiko-scenarioer som ofte kan oppstå, og som vil påvirke alle rundt når de gjør det.
Det betyr at noen risikoer er svært usannsynlige, mens andre er ekstremt sannsynlige. For eksempel (og dette er en generalisering) er sannsynligheten for at et barn blir skadet i barnearbeidet deres nærmest garantert. Barn kommer til å leke, løpe rundt og ha det moro, og før eller siden vil noen bli skadet.
De vil løpe inn i hverandre, slå hverandre og så videre. Det er et scenario med svært høy sannsynlighet i omtrent alle kirker. På den annen side kan en situasjon med lav sannsynlighet være oversvømmelse, avhengig av hvor dere befinner dere, og dette kan dere forberede dere på på forhånd.
Det finnes imidlertid en annen side ved dette, nemlig hvilken konsekvens en situasjon kan få. Situasjoner med liten konsekvens er slike som får minimale følger etter hendelsen, og som derfor kan håndteres raskt og på en trygg måte. Når vi tenker på barn, er mindre skader som blåmerker og kuler eksempler på liten konsekvens.
Det er også stor sannsynlighet for at de oppstår, men de er såpass små at dere bør kunne håndtere dem uten problemer. På den annen side er scenarioer med stor konsekvens de verste av de verste. Dette er alvorlige situasjoner som dere ønsker å unngå for enhver pris. Det kan være noe som brann eller kidnapping, som kan ødelegge hele kirken, lokalsamfunnet og alle som befinner seg der.
For å vite forskjellen mellom lav og høy sannsynlighet for en risiko trenger du ganske enkelt å se på miljøet rundt kirken din. Hvis lokalsamfunnet ditt ikke har et høyt narkotikaproblem, er kanskje ikke narkotikasalg i kirken din noe stort bekymringspunkt.
På den annen side, hvis området ditt har mye regn og uvær, kan ting som tornadoer, strømbrudd og oversvømmelser være problemer med svært høy sannsynlighet som krever forsikring og andre sikkerhetstiltak.
3. Reduser risikoene for å unngå katastrofer
Du har kartlagt risikoene og kategorisert dem. Nå er det på tide å handle. Med de fire risikokategoriene i tankene er neste steg å ta disse risikoene og gjøre alt du kan for å forhindre dem. Hver situasjon vil kreve ulike prosesser for risikoreduksjon, men det finnes noen generelle tommelfingerregler.
La oss gå gjennom hver av de fire kategoriene. Jeg mener at scenarioet med lav sannsynlighet og liten konsekvens er det minst bekymringsfulle av dem. Dette er et av risikoområdene der du kan finne løsninger på problemene, sette dem ut i livet eller lage et dokument for når de oppstår.
La oss for eksempel si at et scenario med lav risiko og liten konsekvens er hærverk på kirkeeiendommen deres (et hensyn som bør inngå i strategien for forvaltning av kirkeeiendom). Graffiti og lignende er kanskje ikke så vanlig, og det ville ikke være så alvorlig om noen gjorde det. I dette tilfellet kan det eneste dere trenger å gjøre, være å sette opp noen kameraer i smugene og på de utvendige delene av kirkeeiendommen for å fange opp den som gjør det. Dere kan også ha et rengjøringsteam klart i tilfelle det skulle skje.
På den annen side innebærer et scenario med lav risiko og stor konsekvens mye mer. Det krever svært detaljerte beredskapsplaner og systemer for å holde risikoen lav. Brann er forhåpentligvis ikke så vanlig, men hva gjør dere for å sørge for at det forblir slik?
Dere må sørge for at de riktige brannsikkerhetsreglene følges, og i tillegg gå lenger enn minstekravene. Dere kan bestemme at bare ansatte med riktig opplæring får lage mat. Håndhev et strengt røykeforbud på området. Og lag rømningsplaner som alle kjenner til, og øv på dem med jevne mellomrom.
Scenarier med høy sannsynlighet og lav konsekvens høres kanskje ikke så ille ut, men ikke ta lett på dem. På grunn av den høye risikoen for at disse situasjonene oppstår, krever de riktig oppmerksomhet og forebygging for å sikre at konsekvensene forblir små. Jeg anbefaler jevnlige påminnelser, opplæring og detaljerte planer for å begrense konsekvensene av disse scenariene.
For eksempel ville jeg, som tidligere nevnt, regnet en situasjon med høy sannsynlighet og lav konsekvens som en mindre skade som oppstår fordi et barn slår et annet barn. Bare fordi det kanskje dreier seg om et lite blåmerke som ikke krever legehjelp, betyr ikke det at du ikke skal ta det på alvor. Hvis et barn er kjent for å være voldelig, må du iverksette riktige tiltak for å unngå at barnet skader noen.
Jeg har for eksempel tidligere måttet nekte eller midlertidig suspendere barn på 12 år og yngre fra å ta bussen, og det var en av de vanskeligste avgjørelsene i livet mitt, men det var nødvendig for å beskytte de andre. Noen ganger har disse situasjonene med høy risiko og lav konsekvens enkle nok løsninger, men ikke la dem bli ignorert bare fordi de tilsynelatende ikke betyr så mye.
Hvis du ignorerer dem for mye, kan de utvikle seg til scenarier med store konsekvenser.
Når vi snakker om store konsekvenser, finnes det situasjoner med høy risiko og store konsekvenser som er de mest ødeleggende og alarmerende. Disse krever den største graden av omsorg, oppmerksomhet og planlegging som er mulig. Bruk alle sikkerhetsressursene og ressursene dine innen risikostyring på å forhindre at disse situasjonene oppstår, men vær klar over at de kan, og kanskje vil, oppstå.
Derfor trenger du en jevn balanse mellom forebygging og løsning. Det er stor sannsynlighet for at det vil skje på et eller annet tidspunkt. Du trenger like solide reserveplaner for hvordan du skal håndtere disse situasjonene når de oppstår. Disse situasjonene er verken enkle eller morsomme å håndtere, og de er absolutt de mest krevende delene av risikostyring.
Et eksempel på dette var en beruset kirkegjenger, slik jeg opplevde det. Som nevnt slapp vi voksne inn i kirken, og mange ganger var de fulle eller ruspåvirket. Dette hadde store konsekvenser fordi de kunne angripe noen, forstyrre hele gudstjenesten eller til og med forsøke å løpe opp på scenen.
Dette er de vanskeligste scenariene, men det finnes mulige forebyggende tiltak hvis du har de riktige handlingsplanene på plass. I vårt tilfelle hadde vi vakter rundt bygningen som fulgte med på alle og passet på scenen til enhver tid.
Det var ikke morsomt, og det så ikke bra ut for en kirke, men det var nødvendig. Vi hadde også gode forbindelser med de lokale myndighetene, slik at vi kunne håndtere noen effektivt og umiddelbart så snart vedkommende viste tegn til å forstyrre. I den forbindelse anbefaler jeg alltid bakgrunnssjekk av alle kirkefrivillige du har ansvar for og ansatte.
En sjekkliste for kirkesikkerhet kan hjelpe deg med å redusere risikoen.
4. Dokumenter og overvåk risikoer
Du har gjennomført en risikovurdering, kategorisert potensielle risikoer og iverksatt risikokontrolltiltak for hver av dem. Nå er det tid for detaljarbeidet i kirkens risikostyringsplan. Dette er heller ikke et morsomt trinn, men det er like nødvendig. Det er på tide å begynne å dokumentere og holde oversikt over risikoene i kirken din.
Dette innebærer å opprette dokumenter og formelle retningslinjer for risikostyring, slik at du kan notere problemene i kirken din og hva du nylig har gjort for å forhindre dem. Det er her du krysser av for når du sist gjennomførte en brannøvelse eller kontrollerte låsene på alle vinduene og dørene dine. I dette trinnet oppretter du også sikkerhetsplanene for kirken din, som beskriver hvordan du skal forhindre situasjoner og hva du skal gjøre når de oppstår.
Det er også her du begynner å overvåke risikoene i lokalkirken din. Hold oversikt over sannsynligheten for og konsekvensene av risikoen, samt hva du gjør for å håndtere den. Hvis en situasjon allerede har oppstått, bør du holde oversikt over hvordan den oppsto, hvorfor den oppsto, og hva du vil gjøre for å lære av den.
Overvåking av risiko kan for eksempel innebære å holde oversikt over alle som kjenner passordet til datamaskinene dine, for å forhindre tyveri. Det kan også hende at du endrer passordet annenhver måned som en del av forebyggingsstrategien din. På denne måten reduserer du sannsynligheten for tyveri, og du har en liste over alle som kjenner passordet, slik at du er informert dersom et mulig tyveri skulle oppstå.
More Articles
Mal for kirkens risikostyringsplan
Med alt dette i tankene kan det virke overveldende å utarbeide en risikostyringsplan eller sjekklister for kirken din. Men det er helt nødvendig. Alle frivillige, kirkeledere og andre som er involvert i arbeidet i menigheten din, bør være kjent med risikoer og planer for risikoreduksjon i form av sjekklister, dokumenter og lignende.
For å hjelpe deg med dette finner du her en svært grunnleggende og enkel mal for kirkens risikostyring som du kan bruke som utgangspunkt for kirken din.
Risikostyring begynner med lederne våre
Det er ikke enkelt å drive en kirke eller menighet, og det er aldri morsomt å håndtere risikostyring i kirken. Likevel er dette en av de mest grunnleggende og nødvendige delene av å drive en effektiv, trygg og gudfryktig menighet.
Vi kan ikke dele Guds kjærlighet uten først å ta vare på alle våre medmennesker og sørge for at de er trygge og beskyttet på alle mulige måter. Selvfølgelig vil det oppstå feil, men det er nettopp derfor vi må planlegge godt og grundig for disse uheldige scenariene.
Det er derfor risikostyring i kirken ikke er morsomt, men det er helt nødvendig å utarbeide en plan. Når det er sagt, forstår jeg at dette ikke var det mest spennende temaet å snakke om. Et sikkerhetsteam er viktig for risiko- og krisehåndtering. Les mer om sikkerhetsteam i kirken og sikkerhetshåndbøker for kirken her.
Det er derfor jeg anbefaler at du leser artikkelen vår om hvordan du kan veilede og utvikle engasjerte ungdomsledere som det neste. Dette er langt morsommere og lettere sammenlignet med tyngden i dette. I tillegg vil det å lære opp kirkens ansatte på en tilstrekkelig måte gjøre dem bedre rustet til å bistå med prosedyrer for risikostyring og håndtere eventuelle kriser i kirken som måtte oppstå.
