Per quanto tempo una chiesa dovrebbe conservare i documenti finanziari?

In qualità di pastore che ama guidare, insegnare e creare connessioni con la propria congregazione, è piuttosto difficile entusiasmarsi per le linee guida e le politiche sulla conservazione dei documenti. Tuttavia, i documenti finanziari della chiesa sono una parte necessaria della gestione di ogni chiesa. Se gestiti male, le conseguenze possono essere gravi:

• Documenti inaccurati possono portare a decime non registrate, donazioni non tracciate ed errori nella pianificazione del budget, compromettendo la salute finanziaria della chiesa.
• La mancata conservazione di documenti adeguati potrebbe comportare la non conformità alle leggi fiscali e verifiche fiscali, esponendo la chiesa al rischio di multe o sanzioni.
•  Una cattiva gestione dei documenti può portare a una mancanza di trasparenza, facendo perdere alle persone la fiducia nella leadership della chiesa e nella capacità di amministrare correttamente le risorse.

Quindi, anche se registri e fogli di calcolo non fanno per te, non arrenderti. Ho raccolto per te raccomandazioni e passaggi che chiariranno il perché e il come della conservazione dei documenti. Per cominciare, disporre di strumenti software efficaci per le donazioni della chiesa può semplificare la gestione dei documenti finanziari (e non devi essere un esperto di tecnologia per poterli utilizzare).

Raccomandazioni generali

Tutti i documenti della chiesa devono essere gestiti e conservati per dimostrare, tramite i documenti giustificativi, che la chiesa rispetta tutte le norme fiscali e i requisiti previsti per gli enti di beneficenza. In caso di verifica fiscale, dovrai poter mostrare la registrazione di tutte le entrate e le uscite relative all'anno in questione. Conserva i documenti finanziari della chiesa per tutto il periodo di prescrizione applicabile alla dichiarazione presentata. 

Potresti chiederti: quanto dura questo periodo? Beh, dipende.

Linee guida dell'IRS:

La durata della conservazione dei documenti finanziari della chiesa dipende dall'evento o dall'azione documentati.  L'IRS ha predisposto linee guida di riferimento.

Alcuni documenti devono essere conservati permanentemente, mentre altri possono essere distrutti dopo soli 3 anni. Tuttavia, prima di eliminare i documenti più vecchi, assicurati di non doverli conservare per altri scopi, ad esempio per le imposte statali o locali,  le polizze assicurative o i creditori.   

Quali tipi di documenti della chiesa devono essere conservati?

Nel corso di un anno caratterizzato dall'applicazione di buone linee guida per la gestione finanziaria della chiesa, verranno generati molti documenti importanti. Ecco un elenco dei tipi di documenti che devono essere conservati e del periodo di conservazione:

Conservare permanentemente:

• Domanda di riconoscimento dello status di esenzione fiscale
• Lettera di determinazione che riconosce lo status di esenzione fiscale
• Documenti societari e statuto
• Verbali del consiglio direttivo
• Documenti relativi agli immobili

Conserva tutti i documenti che giustificano i redditi e le deduzioni riportati nelle dichiarazioni fiscali. Il periodo di conservazione di questi documenti coincide con il periodo di prescrizione applicabile. Il periodo di prescrizione termina quando la chiesa non può più modificare la dichiarazione e l'IRS non può più accertare ulteriori imposte. In generale, questo periodo è di 3 anni dalla scadenza o dalla presentazione della dichiarazione, a seconda di quale data sia successiva.

Conserva quanto segue per 3 anni:

• Bilanci
• Estratti conto bancari
• Assegni, riconciliazioni e assegni annullati
• Documenti relativi ai debiti e ai crediti
• Ricevute di tutte le spese pagate dalla chiesa

Le informazioni relative ai dipendenti devono essere conservate per quattro anni dopo la presentazione della dichiarazione del quarto trimestre dell'anno. Ciò include:

• Documenti relativi alle imposte sui salari  
• Spese dei dipendenti rimborsate
• Cartellini delle presenze

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Documenti digitali o documenti cartacei:

Con tutti i progressi della tecnologia, conservare documenti elettronici può sembrare la strada da seguire. Prima di prendere qualsiasi decisione, dai un'occhiata a questo elenco di pro e contro, così potrai prendere una decisione informata su ciò che è meglio per la tua chiesa. 

Passaggi pratici per la gestione degli archivi

La gestione degli archivi della chiesa può sembrare meno scoraggiante grazie a un elenco di solidi passaggi pratici che ti guidino. Segui questi passaggi e sarai sulla buona strada per creare e mantenere i tuoi documenti come un vero professionista.

1: Stabilisci una politica di conservazione dei documenti

Una politica di gestione degli archivi stabilisce linee guida chiare su quali documenti debbano essere conservati, come debbano essere archiviati e per quanto tempo.  Questi documenti includeranno documenti permanenti, come statuti, atti costitutivi e verbali delle riunioni del consiglio. Ci saranno anche documenti non permanenti, come i documenti relativi al personale e le informazioni presentate per le dichiarazioni fiscali. 

Una politica di gestione degli archivi dovrebbe includere indicazioni su come eliminare correttamente i documenti, al fine di mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili. Assicurati che la politica sia esposta in modo chiaro e semplice da seguire, così non ti servirà un dottorato in biblioteconomia solo per comprenderla. 

2: Utilizza uno spazio di archiviazione sicuro

Che tu conservi una copia cartacea di tutto o documenti elettronici, devi assicurarti che i documenti siano archiviati in un luogo sicuro e organizzato. Gran parte delle informazioni conservate potrebbe contenere dati sensibili.

I documenti cartacei dovrebbero essere conservati in un armadio o in una stanza chiusa a chiave, consentendo l'accesso alle informazioni solo a un numero limitato di persone.

Se i tuoi documenti sono elettronici, dovrebbero essere protetti da password o conservati in un'unità privata a cui possano accedere solo le persone necessarie. 

Nella nostra chiesa (New Life Fellowship, a Cambridge, in Ontario), come sono certo accada in molte altre, abbiamo una combinazione di documenti cartacei ed elettronici, a seconda della natura del documento. Avere l'uno o l'altro, oppure entrambi, non è né positivo né negativo, purché la tua chiesa disponga di una politica in materia (vedi sopra).

3: Classifica ed etichetta i documenti

Non c'è niente di più frustrante che entrare in un archivio (o in un'unità del computer) e trovare un documento privo di una struttura o di categorie che ti aiutino nella ricerca.  È sempre nell'ultimo posto in cui guardi, non è così? 

Si possono perdere ore nella ricerca, ore che si sarebbero potute evitare se i documenti fossero stati organizzati ed etichettati correttamente. Questo è particolarmente importante quando e se sei sottoposto a un controllo da parte dell'IRS. Risparmiati qualche grattacapo impostando una struttura di file facile da usare e chiaramente etichettata. Mi ringrazierai più avanti.

4: Aggiorna regolarmente i documenti

Tenere i documenti aggiornati è sempre la strada da seguire. Con la crescita delle chiese e l'evoluzione della tecnologia, il cambiamento è inevitabile. È probabile che la missione e gli statuti del 1972 sembrino oggi piuttosto superati e irrilevanti. È importante mantenere aggiornate queste informazioni affinché la tua chiesa possa prosperare nel tempo e nella cultura in cui viviamo oggi. 

Non solo: mantenere aggiornati i registri farà sì che tu elimini i documenti che non sei più tenuto a conservare. Questo aiuterà a gestire i limiti di spazio di archiviazione e farà in modo che le informazioni importanti di cui potresti aver bisogno non siano disordinate e difficili da trovare. 

5: Garantire la conformità ai requisiti legali

Familiarizza con le leggi locali e con i requisiti statali e federali relativi alla conservazione dei documenti e alla presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Ove applicabile, richiedi una consulenza legale.  (Può essere un compito impegnativo, soprattutto se, come me, non hai scelto di fare il pastore per la tua passione e il tuo interesse per le scienze dell'informazione bibliotecaria.)

Trovare le persone giuste da inserire nel comitato finanziario della tua chiesa (o nel consiglio direttivo) è fondamentale per mantenere registri adeguati e garantire la conformità a tutti gli enti regolatori della tua zona.  Sono davvero grato per il consiglio direttivo della mia chiesa (New Life Fellowship). So di potermi fidare di loro per quanto riguarda i dettagli delle finanze della chiesa, e poterli lasciare nelle loro mani mi solleva da un grande peso (mentalmente e fisicamente). 

6: Formare il personale e i volontari

Ora che hai definito una politica di conservazione dei documenti chiara e completa, è il momento di formare tutto il personale e i volontari della chiesa interessati su come seguire queste linee guida. Rendi le politiche facilmente disponibili affinché possano consultarle e comunica regolarmente le procedure descritte, così sapranno come e quando applicarle.

Raccomandazione editoriale

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eUna gestione responsabile è essenziale per una chiesa prospera. Ho raccolto alcune delle nostre principali risorse per guidarti nella gestione delle finanze con integrità e saggezza:\u003c/span\u003e\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eUn\u003c/span\u003e \u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/insights/church-chart-of-accounts/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003epiano dei conti della chiesa\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e ben organizzato semplifica il monitoraggio e migliora la trasparenza.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/insights/fund-accounting-for-churches/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eLa contabilità per fondi nelle chiese\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e aiuta a gestire responsabilmente i fondi vincolati.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eL’uso delle \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/article/church-finances-best-practices/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003emigliori pratiche per le finanze della chiesa\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e crea una solida supervisione per un uso responsabile delle risorse.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eQuesta guida sull’\u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/how-to/housing-allowance-for-pastors/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eindennità abitativa per pastori\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e aiuta i pastori a comprendere i vantaggi fiscali.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eUsa questi \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/article/tithe-and-offering-messages/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003emessaggi sulle decime e sulle offerte\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e per ispirare la generosità nella tua congregazione.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e

Cerchi ulteriori informazioni?

La gestione dei registri finanziari è solo un aspetto della guida di una chiesa. Se desideri ulteriori risorse su questo o su altri aspetti della gestione finanziaria, posso aiutarti. 

• Aumenta le donazioni online con pagine web efficaci per le donazioni online
• Scarica modelli di lettere di ringraziamento per le donazioni a fini fiscali
• Chiedi efficacemente donazioni nella tua chiesa con brevi messaggi sulle offerte
• Scopri cosa dice (e cosa non dice!) la Scrittura sulle donazioni nella Bibbia
• Scopri i grandi vantaggi dell'utilizzo dei migliori strumenti software di contabilità per chiese

Conclusione

Conoscere per quanto tempo conservare i registri (ossia: i registri delle decime) dipende dai requisiti di conservazione di quel registro.

La risposta non è sempre semplice, ma se segui i passaggi descritti sopra, sarai sulla buona strada per creare e mantenere registri della chiesa affidabili ed efficienti per gli anni a venire.

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