5 Conseils et Outils de Communication pour le Personnel d’Église afin d’Assurer l’Unité
La communication entre les membres du personnel d’une église n’est peut-être pas l’aspect le plus glamour ni le plus attrayant dans la construction de votre congrégation, mais sans elle, vous partez déjà dans la mauvaise direction. C’est l’un des éléments les plus essentiels pour bâtir une communauté de croyants vivante.
J’ai passé plusieurs années de ma vie de jeune adulte à poser les bases de la communication au sein de l’équipe de la section enfants dans laquelle je travaillais à Angelus Temple à Los Angeles, en Californie. Sans beaucoup de références, notre équipe a tâtonné dans ce domaine et nous avons fait beaucoup d’erreurs en chemin (imaginez si j’avais eu les sources d’inspiration proposées dans les meilleures conférences sur les médias d’église de cette année !)
J’espère pouvoir vous donner quelques conseils appris à la dure au fil des années, afin que vous n’ayez pas à en passer par là. Après tout, la communication entre les membres du personnel d’une église est au cœur même de la création d’une équipe soudée et unie. Si vous pouvez guider vos collaborateurs vers le même objectif avec la même vision, il vous sera d’autant plus facile d’accueillir de nouveaux croyants et de les intégrer dans votre église.
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Nous aborderons :
- Comment améliorer la communication entre les membres du personnel d’église
- 5 meilleures pratiques pour la communication du personnel d’église
- Outils de communication pour le personnel d’église
Comment améliorer la communication entre les membres du personnel d’église
Je n’ai aucun problème à être transparent sur mes expériences passées. J’ai vu des personnes, y compris d’importants leaders dans des églises où j’ai travaillé, quitter une équipe et, tristement dans certains cas, abandonner le christianisme dans son ensemble, simplement à cause d’un manque de communication appropriée. Or, ils étaient eux-mêmes des voix directrices dans leurs églises.
Dans plusieurs de ces situations, c’était malheureusement très évitable et uniquement dû à une absence de communication adéquate entre membres du staff. Nous restons humains, il y aura donc forcément des conflits, des divergences de convictions et, malheureusement, des susceptibilités blessées de tous côtés.
Comme vous, je souhaiterais que cela n’arrive jamais, mais c’est malgré tout inévitable, et nous devons mettre en place des procédures pour améliorer la communication et éviter que ces situations ne détruisent définitivement les relations. La première étape passe par une transparence maximale.
C’est l’élément clé que je recommande dans tous les aspects de la communication, et il est toujours essentiel. Si vous avez un groupe de membres du personnel, même s’ils sont des centaines, la transparence reste primordiale. Par exemple, si un groupe est choisi pour diriger un programme d’entraide et de dons en ville, informez-en tout le monde et expliquez pourquoi ces personnes ont été choisies.
Tentez d’éviter la jalousie et autres ressentiments entre membres du staff. Faites activement en sorte d’impliquer tout le monde, même si, comme dans mon exemple de programme d’entraide cité plus haut, ce n’est pas nécessairement le rôle qu’ils auraient préféré avoir. Avoir un responsable de la communication peut aussi aider à cela.
Prenons le même exemple : si une personne se plaint de ne pas être impliquée dans une activité qu’elle aurait souhaité intégrer, expliquez-lui calmement votre choix et proposez-lui peut-être de contribuer autrement ou de l’investir dans un autre programme spécifiquement conçu pour qu’elle en prenne la tête.
Comment la communication du personnel s’intègre-t-elle à votre stratégie de communication ?
Un modèle de plan de communication pour l’église complet et dédié peut éviter que des leaders clés et des chrétiens quittent votre assemblée. Nous avons déjà parlé de l’importance de la communication en général et de son rôle crucial dans le partage de l’Évangile.
En effet, si nous ne pouvons pas partager la Bonne Nouvelle en utilisant les moyens de communication actuels, elle ne sera jamais transmise au monde qui en a tant besoin. Cependant, lors de l'élaboration de votre stratégie de communication globale, vos équipes et vos départements doivent aussi être inclus dans les initiatives.
Il est impératif de ne pas oublier vos co-responsables, vos co-pasteurs et les membres du staff lors de l’élaboration d’un plan de communication. Tout part du haut, avec les leaders de votre ministère. Si vous ne veillez pas à ce qu’ils soient tous sur la même longueur d’onde, il sera quasi impossible de mettre en place et de conserver une stratégie de communication efficace.
C’est pourquoi je vous recommande de vous plonger plus en détail dans ce que Ben Sampson propose pour créer un plan de communication pour l’église. Il existe cinq étapes principales dans le processus, allant de l’identification de votre public cible à ce qu’il faut communiquer, à quel moment et bien plus. Cela implique aussi de distinguer entre communications internes et externes, puis de les intégrer de façon harmonieuse.
5 conseils et bonnes pratiques pour la communication au sein de l’équipe d’église
Voici cinq des meilleures pratiques de communication pour le personnel d’église que j’ai apprises au cours de mon expérience en tant que membre d’une équipe de direction. Vous pouvez également utiliser l’IA dans les communications de l’église en complément de ces bonnes pratiques.
1. Poser des limites et définir des règles de communication
Savoir quand et comment s’adresser à votre équipe est un exercice délicat d’équilibre. Je recommande d’établir certaines règles concernant la façon dont la communication fonctionne dans votre église. À mon sens, il est tout à fait sain et bénéfique de fixer des limites.
Sans limites, tout peut arriver et arrivera. Il se peut que vous ayez besoin d’une équipe dédiée à la communication afin de définir des règles et des limites précises.
Dans la pratique, cela signifie définir les jours et horaires des réunions du personnel, ainsi que les moments dédiés aux échanges sur ce qu’il se passe dans l’église. Si votre église est fermée le lundi après un week-end chargé de cultes et d’événements, prenez ce jour de repos. N’envoyez pas d’emails ou de messages professionnels ce jour-là et ne permettez pas aux membres de votre équipe d’en envoyer non plus.
Si vous êtes en congé, sauf urgence absolue, profitez-en pour vous reposer et vous ressourcer. Cela va au-delà des emails et des événements. Instaurez aussi des limites claires entre les membres de l’équipe.
J’ai moi-même été un jeune membre d’équipe dans une église et j’ai pu constater de mes propres yeux les histoires amoureuses qui naissent souvent entre collègues partageant la même vision, même si, heureusement, je n’y ai pas participé. N’ayez pas peur de déconseiller complètement les relations de couple entre membres du personnel, ou, à tout le moins, d’établir quelques règles pour ces situations.
Si ces règles sont enfreintes, malheureusement, des sanctions devront s’appliquer. Je vous encourage à faire en sorte que les conséquences soient adaptées à la faute commise. Si deux membres du personnel débutent une relation si cela est interdit, cela ne signifie pas nécessairement qu’il faille les renvoyer, par exemple.
Un changement de département ou une suspension temporaire peut suffire. Mais, quoi qu’il en soit, il faudra en discuter collectivement avec votre équipe pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour chacun.
Ce qui a fonctionné dans mon église – où la direction ne mettait aucune restriction sur les relations ou la communication même pendant les jours de repos – ne conviendra peut-être pas à votre équipe. C’est particulièrement vrai si vous ne prenez pas le temps de discuter de la meilleure voie à suivre avec tout le personnel.
Pour ma part, le style de communication de l’église était déjà en place avant mon arrivée. Le fait d’avoir si peu de limites signifiait que l’on pouvait me contacter ou me solliciter, même pendant mes vacances.
Je sais que le fait d’être contacté pendant mon jour de congé pour aller ouvrir l’église ne me convenait pas, d’autant que je n’avais pas mon mot à dire concernant la définition des limites de communication.
Assez ironiquement, même après avoir quitté cette église pour une autre opportunité, il m’est encore arrivé d’être contacté régulièrement pour aider sur certains sujets. Je vous recommande vivement d’éviter les mêmes erreurs en permettant à chacun de s’exprimer et de proposer ses idées.
2. Favorisez des liens spirituels équitables
Bien sûr, tout travail sans divertissement pose également problème. Les règles et directives sont nécessaires, mais il est tout aussi important de s’amuser. Évitez que l’église et le ministère deviennent uniquement une corvée ou un emploi, car cela doit aussi rester plaisant. La communion et le fait de créer des liens les uns avec les autres remontent jusqu’aux jours de Jésus et de ses disciples (voir Marc 2:15).
Il existe de nombreuses façons de renforcer les liens entre les membres du personnel au sein de votre église. Quelques idées que j’apprécie : des sorties, des soirées jeux, des fêtes, et autres activités similaires. Les fêtes de Noël et d’été chez notre pasteur étaient toujours deux des plus grands moments de l’année pour moi lorsque je travaillais à Angelus Temple.
Faites des choses amusantes comme jouer aux charades, partager ses plats et desserts préférés, ou même remettre des prix pour des situations drôles. Je vous suggère de ne pas limiter ces événements à une ou deux fois par an, car organiser des sorties mensuelles avec le personnel est très efficace pour renforcer ces liens.
S’amuser et partager les victoires comme les défaites ensemble transformera votre équipe en l’unité d’esprit et de corps à laquelle Jésus nous appelle pour l’église. Cela aidera aussi à gérer les conflits et problèmes à l’avenir, car tisser des liens étroits avec les collègues facilite la résolution des différends.
3. Soyez totalement transparent
Un problème majeur que j’observe souvent, c’est lorsque des églises fonctionnent dans le secret. Ne gardez pas de secrets et ne laissez pas les rumeurs se répandre parmi votre personnel. Je comprends, il arrive que certaines choses soient embarrassantes et qu’on ne veuille pas que cela se sache. Mais je vous assure que cela finira par se savoir, et les conséquences seront alors bien pires.
Quand il y a des problèmes, des erreurs ou des événements en coulisses, partagez-les avec l’ensemble de votre équipe. Expliquez clairement ce qui s’est passé, pourquoi cela s’est produit, et ce que l’église envisage de faire avec les personnes concernées. Assurez-vous que tout le monde ait la même information et soit d’accord avec les conséquences.
Si vous prenez l’habitude de garder des secrets dans votre église, cela entraînera de la méfiance, de la division et l’échec de votre mission collective. Je l’ai constaté personnellement. Un exemple que je peux partager concerne un ministre qui a quitté une église à laquelle j’assistais et où je servais également.
Les raisons de son départ demeuraient mystérieuses et il n’y a même pas eu d’annonce. La personne était présente une semaine à l’église, dirigeant le groupe de jeunes dont je faisais partie auparavant, et la semaine suivante, elle n’était plus là. Même en tant que membre du personnel à ce moment-là, j’ai dû moi-même poser des questions pour avoir des réponses.
D’autres ont fait de même et ont commencé à se méfier des dirigeants de l’église qui leur cachaient des informations. Cela a conduit des dizaines de personnes – y compris des jeunes du groupe comme d’autres responsables – à quitter l’église. Il a fallu près de cinq ans pour que le groupe de jeunes retrouve l’effectif qu’il avait avant cet unique incident.
Les gens partent et les situations évoluent, mais cela n’aurait vraiment pas dû se dérouler ainsi. Être transparent avec votre équipe permet, même en cas de difficulté, d’y faire face collectivement.
4. Soyez prêt à gérer les conflits
Il est important de se rappeler qu’une communication efficace implique de savoir que le conflit est inévitable. Nous ne sommes pas des êtres parfaits ; nous restons humains. Il arrivera que les avis divergent, qu’une erreur soit commise, ou que des situations difficiles surviennent.
Je constate d’ailleurs que ces situations sont encore plus courantes dans l’église, car l’ennemi cible particulièrement les assemblées qui prospèrent et qui gardent Jésus au centre (voir 1 Pierre 5:8).
L’important n’est pas de rester stupéfait lorsque cela arrive, mais d’être toujours prêt à gérer les conflits. Sur le plan de la communication, notamment, des disputes ou querelles surviendront, même dans le cadre du ministère.
Préparez-vous à ces éventualités et sachez ce que vous ferez le moment venu. En cas de désaccord entre deux membres du personnel, abordez la situation immédiatement pour en rechercher la cause. Si c’est un manque de communication de votre part ou d’un autre membre, traitez-en la cause et veillez à ce que cela ne se reproduise plus.
5. Visez toujours la paix
Visez toujours la paix dans votre ministère. La paix doit être l’objectif, avec l’amour et l’unité comme principes directeurs pour chaque action de l’équipe. Quand un conflit survient, la priorité doit être de retrouver la paix de la meilleure façon possible.
Pour y parvenir, commencez par recueillir toutes les versions de la situation. Bien souvent, il s’agit d’un « il a dit », « elle a dit », chacun ayant sa propre version. Renseignez-vous autant que possible sur la mésentente ou le conflit, et cherchez les conseils de personnes sages avant de prendre une décision.
Bien souvent, les gens prennent parti et manquent d’objectivité, donc je recommande de solliciter des responsables extérieurs ou des mentors si vous en avez. Ils pourront vous offrir un point de vue neutre sur la situation. Quand vient le temps de faire la paix, réunissez les personnes concernées et essayez de régler le problème collectivement via une discussion transparente et bienveillante.
Un exemple parlant : deux jeunes membres du personnel qui sortaient ensemble (d’où mon point sur l’importance de poser des limites). La relation s’est terminée dans un conflit et cela a eu un impact sur toute notre équipe. Chacun d’entre eux a été reçu séparément pour discuter.
Les deux parties ont été entendues par les autres membres du personnel concernant la manière et les raisons de la fin de leur relation. Chacune a eu la possibilité de se réconcilier et de décider de la suite à donner. Étant donné qu'elles ont toutes deux apporté leur point de vue, un accord pacifique a été trouvé et l'une d'elles a été mutée dans un autre service.
Aucune des deux personnes n'a quitté l'église et elles ont pu continuer à servir dans un domaine qui leur plaisait, sans ressentiment ni frein. Si vous établissez la paix comme valeur fondamentale de votre équipe, il sera alors plus facile de résoudre ces conflits de manière amiable.
Outils de communication pour le personnel de l'église
De nos jours, il existe de nombreux outils à notre disposition pour communiquer avec le personnel d’église, bien au-delà des réseaux sociaux et du site web de votre église. Avec les pratiques et objectifs évoqués ci-dessus, certains logiciels et programmes peuvent faciliter leur mise en place.
Nous avons un guide dédié aux 10 meilleurs logiciels de communication pour les églises. On y trouve des logiciels comme Elexio pour la communication de masse par e-mail, idéal pour joindre à la fois de grands groupes de membres d’équipe, et Breeze, qui est parfait pour planifier des événements d’action sociale ou collaborer avec les associations à but non lucratif.
Je peux également vous recommander d’autres outils, notamment une application de messagerie dédiée aux membres de votre équipe. Slack est l’application de discussion par défaut que j’utilise dans la plupart de mon travail, car elle est bien plus flexible et rapide que l’e-mail, ou même le SMS dans certains cas.
Slack propose une messagerie instantanée et la possibilité de créer des canaux spécifiques au sein d’un même groupe Slack pour différents départements, comme un canal pour le ministère auprès de la jeunesse, un service de banque alimentaire, les jeunes adultes, et bien d’autres.
Je recommande également des logiciels comme Zoom, qui est idéal lorsque les messages écrits ne suffisent plus mais que vous n’êtes pas tous réunis en personne et devez passer un appel vidéo. Enfin, il est indispensable de disposer d’un dossier partagé, ainsi que d’un calendrier commun. Google et sa suite de Docs, Sheets et Calendar est une solution tout-en-un pour organiser des événements, collaborer sur des tableaux de projets et s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Vous pouvez trouver d'autres applications de communication pour église ici.
Vos prochaines étapes
Avec ces outils et ces pratiques, j’espère que vous parviendrez à instaurer une communication positive et efficace au sein du personnel de votre église. C’est l’une des premières étapes pour unifier le corps de l’église et se préparer à partager l’Évangile de Jésus.
Cela dit, il est souvent plus facile de savoir quoi faire que de le mettre en pratique. Je vous conseille donc de lire mes réflexions sur la communication dans les églises dans leur ensemble. Communiquer avec votre équipe n’est qu’une pièce du grand puzzle, parfois impressionnant, que cela représente. Naviguer dans d’autres domaines, comme l’approche des nouveaux membres ou la communication avec la communauté, peut s’avérer complexe, mais nous sommes là pour vous accompagner.
