Kuinka kauan kirkon tulee säilyttää talousasiakirjoja?

Pastorina, joka rakastaa seurakuntani paimentamista, opettamista ja yhteyden rakentamista, minun on hieman vaikea innostua asiakirjojen säilyttämistä koskevista ohjeista ja käytännöistä. Valitettavasti kirkon talousasiakirjat ovat välttämätön osa jokaisen kirkon toimintaa. Kun ne hoidetaan huonosti, seuraukset ovat vakavat:

• Epätarkat tiedot voivat johtaa kymmenysten jäämiseen saamatta, lahjoitusten kirjaamatta jäämiseen ja budjetointivirheisiin, mikä häiritsee kirkkosi taloudellista terveyttä.
• Asianmukaisten tietojen säilyttämättä jättäminen voi johtaa verolakien noudattamatta jättämiseen ja tarkastuksiin, mikä altistaa kirkkosi sakoille tai rangaistuksille.
•  Puutteellinen kirjanpito voi johtaa avoimuuden puutteeseen, jolloin seurakuntasi menettää luottamuksensa kirkon johtoon ja kykyynne huolehtia vastuullisesti resursseista.

Joten vaikka tilikirjat ja laskentataulukot eivät olisikaan sinun juttusi, pysy mukana. Olen koonnut sinulle suosituksia ja vaiheita, jotka selventävät asiakirjojen säilyttämisen syitä ja käytäntöjä. Aluksi tehokkaat kirkon lahjoitustenhallintaohjelmistot voivat tehdä talousasiakirjojen ylläpidosta helppoa (eikä niiden käyttöön tarvitse olla tekniikan asiantuntija).

Yleiset suositukset

Kaikki kirkon asiakirjat on hallinnoitava ja säilytettävä, jotta voidaan osoittaa kirkon noudattavan kaikkia verosääntöjä ja hyväntekeväisyysjärjestöjä koskevia vaatimuksia. Sinun on pystyttävä esittämään kyseisen vuoden kaikista tuloista ja menoista kertova asiakirja, jos kirkko joutuu joskus tarkastukseen. Säilytä kirkon talousasiakirjoja niin kauan kuin jätetyn veroilmoituksen vanhentumisaika kestää. 

Saatat kysyä, kuinka kauan se kestää? Se riippuu.

IRS:n ohjeet:

Se, kuinka kauan kirkon talousasiakirjoja on säilytettävä, riippuu tapahtumasta tai toimesta, jonka asiakirja dokumentoi.  IRS on laatinut ohjeet tutustumista varten.

Joitakin asiakirjoja on säilytettävä pysyvästi, kun taas toiset voidaan hävittää jo kolmen vuoden kuluttua. Ennen kuin heität vanhat asiakirjat pois, varmista kuitenkin, ettet tarvitse niitä muihin tarkoituksiin, kuten osavaltion tai paikallisiin veroihin,  vakuutuksiin tai velkojiin liittyen.   

Millaisia kirkon asiakirjoja on säilytettävä?

Hyviä kirkon taloushallinnon ohjeita noudatettaessa vuoden aikana syntyy monia tärkeitä asiakirjoja. Tässä on luettelo säilytettävistä asiakirjatyypeistä sekä siitä, kuinka kauan niitä on säilytettävä:

Säilytä pysyvästi:

• Hakemus verovapauden tunnustamiseksi
• Päätöskirje, jossa verovapaus tunnustetaan
• Yhtiöasiakirjat ja säännöt
• Hallituksen pöytäkirjat
• Kiinteistöasiakirjat

Säilytä kaikki asiakirjat, jotka tukevat veroilmoituksissa ilmoitettuja tuloja ja vähennyksiä. Näiden asiakirjojen säilytysaika on yhtä pitkä kuin vanhentumisaika. Vanhentumisaika päättyy, kun kirkko ei enää voi muuttaa veroilmoitusta eikä IRS voi enää määrätä lisäveroa. Yleisesti tämä ajanjakso on kolme vuotta veroilmoituksen eräpäivästä tai jättämisestä (sen mukaan, kumpi on myöhemmin).

Säilytä seuraavat asiakirjat kolme vuotta:

• Tilinpäätökset
• Pankkitiliotteet
• Shekit, täsmäytykset ja mitätöidyt shekit
• Osto- ja myyntireskontran asiakirjat
• Kaikkien kirkon maksamien kulujen kuitit

Työsuhdetiedot on säilytettävä neljän vuoden ajan kyseisen vuoden neljännen neljänneksen ilmoituksen jättämisestä. Tähän kuuluvat:

• Palkkaverotiedot  
• Korvatut työntekijöiden kulut
• Työaikakortit

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Digitaaliset asiakirjat vs. paperiasiakirjat:

Teknologian jatkuvan kehityksen myötä sähköisten asiakirjojen säilyttäminen saattaa vaikuttaa parhaalta vaihtoehdolta. Ennen kuin teet päätöksiä, tutustu tähän hyötyjen ja haittojen luetteloon, jotta voit tehdä perustellun päätöksen siitä, mikä on parasta seurakunnallesi. 

Käytännön ohjeita asiakirjahallintaan

Seurakunnan asiakirjahallinta voi tuntua vähemmän haastavalta, kun käytössäsi on luettelo selkeistä käytännön ohjeista. Noudata näitä ohjeita, niin olet hyvää vauhtia luomassa ja ylläpitämässä asiakirjojasi kuin ammattilainen.

1: Laadi asiakirjojen säilytyskäytäntö

Asiakirjahallintakäytäntö määrittelee selkeät ohjeet siitä, mitkä asiakirjat tulee säilyttää, miten niitä tulee säilyttää ja kuinka kauan. Näihin asiakirjoihin kuuluvat pysyvästi säilytettävät asiakirjat, kuten seurakunnan säännöt, perustamisasiakirjat ja johtokunnan kokouspöytäkirjat. Lisäksi on asiakirjoja, joita ei säilytetä pysyvästi, kuten työsuhdeasiakirjat ja veroilmoituksia varten arkistoidut tiedot. 

Asiakirjahallintakäytännön tulee sisältää ohjeet asiakirjojen asianmukaisesta hävittämisestä arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi. Varmista, että käytäntö on selkeästi laadittu ja helppo noudattaa, jotta sen ymmärtämiseen ei tarvita kirjastotieteen tohtorintutkintoa. 

2: Käytä turvallista säilytyspaikkaa

Säilytätpä kaiken paperimuodossa tai sähköisinä asiakirjoina, sinun on varmistettava, että asiakirjat säilytetään turvallisessa ja järjestäytyneessä paikassa. Suuri osa säilytettävistä tiedoista saattaa sisältää arkaluonteisia tietoja.

Paperiasiakirjat tulee säilyttää lukitussa kaapissa tai huoneessa, ja tietojen käyttöoikeus tulee myöntää vain rajatulle määrälle henkilöitä.

Jos asiakirjasi ovat sähköisiä, ne tulee suojata salasanalla tai tallentaa yksityiselle asemalle, johon vain tarvittavat henkilöt pääsevät. 

Meidän seurakunnassamme (New Life Fellowship, Cambridgessa Ontariossa), kuten varmasti monissa muissakin seurakunnissa, käytämme sekä paperisia että sähköisiä asiakirjoja asiakirjan luonteesta riippuen. Toisen tai toisen, tai molempien, käyttäminen ei ole hyvä eikä huono asia, kunhan seurakunnallasi on käytäntö tätä varten (katso edellä).

3: Luokittele ja nimeä asiakirjat

Mikään ei ole turhauttavampaa kuin astua säilytystilaan (tai tietokoneen asemalle) ja löytää asiakirja, jonka etsimistä helpottavat rakenteet tai luokat puuttuvat.  Se on aina viimeisessä paikassa, josta etsit, vai mitä? 

Etsimiseen voi kulua tuntikausia, vaikka sen olisi voinut välttää järjestämällä ja nimeämällä asiakirjat asianmukaisesti. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun IRS tarkastaa toimintaasi. Säästä itsesi turhalta päänvaivalta luomalla helppokäyttöinen ja selkeästi nimetty tiedostorakenne. Kiität minua myöhemmin.

4: Päivitä asiakirjat säännöllisesti

Asiakirjojen pitäminen ajan tasalla on aina hyvä toimintatapa. Seurakuntien kasvaessa ja teknologian kehittyessä muutos on väistämätöntä. On hyvin mahdollista, että vuoden 1972 toiminta-ajatus ja säännöt vaikuttavat nykyään melko vanhentuneilta ja epäolennaisilta. On tärkeää pitää nämä tiedot ajan tasalla, jotta seurakuntasi voi kukoistaa siinä ajassa ja kulttuurissa, jossa elämme. 

Sen lisäksi ajan tasalla olevien tietojen ylläpitäminen varmistaa, että hävität tiedot, joita sinun ei enää tarvitse säilyttää. Tämä auttaa tallennustilan rajoitusten kanssa ja varmistaa, etteivät tarvitsemasi tärkeät tiedot huku ja muutu vaikeasti löydettäviksi. 

5: Varmista lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

Tutustu paikallisiin lakeihin sekä osavaltion ja liittovaltion vaatimuksiin, jotka koskevat tietojen säilyttämistä ja veroilmoitusten jättämistä. Hanki tarvittaessa oikeudellista neuvontaa.  (Tämä voi olla haastava tehtävä, etenkin jos olet kaltaiseni etkä ryhtynyt pastoriksi siksi, että olisit ollut intohimoisesti kiinnostunut kirjasto- ja informaatioalasta.)

Oikeiden ihmisten valitseminen seurakuntasi talousvaliokuntaan (tai johtokuntaan) on avainasemassa asianmukaisten tietojen ylläpitämisessä ja kaikkien alueesi valvovien viranomaisten vaatimusten noudattamisen varmistamisessa.  Olen hyvin kiitollinen seurakuntani (New Life Fellowship) johtokunnasta. Tiedän voivani luottaa heihin seurakunnan talouteen liittyvissä yksityiskohdissa, ja se keventää omaa henkistä ja fyysistä taakkaani, kun voin jättää nämä asiat heidän huolekseen. 

6: Kouluta työntekijät ja vapaaehtoiset

Nyt kun olet laatinut selkeän ja kattavan tietojen säilyttämistä koskevan toimintaperiaatteen, on aika kouluttaa kaikki asiaankuuluvat seurakunnan työntekijät ja vapaaehtoiset noudattamaan näitä ohjeita. Aseta toimintaperiaatteet helposti heidän nähtävilleen ja viesti niissä kuvatuista menettelytavoista säännöllisesti, jotta he tietävät, miten ja milloin niitä tulee soveltaa.

Toimituksen suositus

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eVastuullinen taloudenhoito on elinvoimaisen seurakunnan perusta. Olen koonnut joitakin parhaista resursseistamme auttamaan sinua hallitsemaan taloutta rehellisesti ja viisaasti:\u003c/span\u003e\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eHyvin järjestetty \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/insights/church-chart-of-accounts/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eseurakunnan tilikartta\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e helpottaa seurantaa ja parantaa läpinäkyvyyttä.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/insights/fund-accounting-for-churches/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eRahastolaskenta seurakunnissa\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e auttaa hallinnoimaan kohdennettuja varoja vastuullisesti.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/article/church-finances-best-practices/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSeurakunnan talouden parhaiden käytäntöjen\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e käyttäminen luo vankan valvonnan resurssien vastuullista käyttöä varten.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eTämä \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/how-to/housing-allowance-for-pastors/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eopas pastorien asumislisästä\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e auttaa pastoreita verotukseen liittyvillä eduilla.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli style=\u0022font-weight: 400;\u0022 aria-level=\u00221\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eKäytä näitä \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theleadpastor.com/article/tithe-and-offering-messages/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003ekymmenyksiä ja kolehtia koskevia puheita\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e innoittamaan seurakuntaasi anteliaisuuteen.\u003c/span\u003e\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e

Etsitkö lisätietoja?

Taloudellisten tietojen hallinta on vain yksi osa seurakunnan pastorina toimimista. Jos haluat lisää resursseja tästä tai muista taloushallinnon osa-alueista, voin auttaa. 

• Lisää verkossa annettavia lahjoituksia tehokkailla verkkolahjoitussivuilla
• Lataa esimerkkikiitoskirjeitä verotusta varten annetuista lahjoituksista
• Pyydä seurakunnassasi lahjoituksia tehokkaasti käyttämällä lyhyitä kolehtipuheita
• Selvitä, mitä Raamattu sanoo (ja mitä se ei sano!) antamisesta
• Tutustu parhaiden seurakuntien taloushallinnon ohjelmistojen käytön merkittäviin hyötyihin

Yhteenveto

Sen tietäminen, kuinka kauan asiakirjoja (esim. kymmenystietoja) on säilytettävä, riippuu kyseistä asiakirjaa koskevista säilytysvaatimuksista.

Vastaus ei ole aina yksinkertainen, mutta jos noudatat edellä kuvattuja vaiheita, olet hyvää vauhtia luomassa ja ylläpitämässä luotettavia ja tehokkaita seurakunnan asiakirjoja vuosiksi eteenpäin.

Liity uutiskirjeeseemme!

Pysy yhteydessä ja kuule lisää kokeneilta pastoreilta ja seurakuntajohtajilta. Tilaa tänään. Olisi hienoa saada sinut mukaan!