¿Cuánto tiempo debe conservar una iglesia los registros financieros?

Como pastor al que le encanta guiar, enseñar y conectar con su congregación, no resulta fácil entusiasmarse con las directrices y políticas de conservación de registros. Sin embargo, los registros financieros de la iglesia son una parte necesaria del funcionamiento de toda iglesia. Cuando se gestionan mal, las consecuencias son graves:

• Los registros inexactos pueden provocar diezmos omitidos, donaciones no registradas y errores en la elaboración del presupuesto, lo que perjudica la salud financiera de su iglesia.
• No conservar los registros adecuados podría provocar el incumplimiento de las leyes fiscales y auditorías, exponiendo a su iglesia al riesgo de multas o sanciones.
•  Una conservación deficiente de los registros puede provocar una falta de transparencia, haciendo que su congregación pierda la confianza en el liderazgo de la iglesia y en su capacidad para administrar los recursos.

Así que, aunque los libros contables y las hojas de cálculo no sean lo suyo, tenga paciencia. He reunido recomendaciones y pasos que le aclararán por qué y cómo conservar los registros. Para empezar, contar con herramientas eficaces de software para donaciones de la iglesia puede simplificar la gestión de los registros financieros (y no hace falta ser un experto en tecnología para poder utilizarlas).

Recomendaciones generales

Todos los registros de la iglesia deben gestionarse y conservarse para demostrar, mediante los documentos justificativos, que la iglesia cumple todas las normas fiscales y los requisitos aplicables a las organizaciones benéficas. Debe poder mostrar un registro de todos los ingresos y gastos del año en cuestión si alguna vez se somete a una auditoría. Conserve los registros financieros de la iglesia durante el tiempo que esté vigente el plazo de prescripción de la declaración presentada. 

Puede que se esté preguntando cuánto tiempo es. Bueno, depende.

Directrices del IRS:

Saber durante cuánto tiempo conservar los registros financieros de la iglesia depende del acontecimiento o la acción que documente el registro.  El IRS ha establecido directrices de referencia.

Algunos registros deben conservarse permanentemente, mientras que otros pueden destruirse después de solo 3 años. Sin embargo, antes de deshacerse de esos registros antiguos, asegúrese de que no necesita conservarlos para otros fines, como los impuestos estatales o locales,  las pólizas de seguro o los acreedores.   

¿Qué tipos de registros de la iglesia deben conservarse?

A lo largo de un año en el que se siguen unas buenas directrices de gestión financiera de la iglesia, se generarán muchos registros importantes. Esta es una lista de los tipos de registros que deben conservarse y del tiempo durante el que deben guardarse:

Conservar permanentemente:

• Solicitud de reconocimiento de la exención fiscal
• Carta de resolución que reconoce la exención fiscal
• Registros corporativos y estatutos
• Actas de las reuniones de la junta directiva
• Registros de propiedades

Conserve todos los registros que respalden los ingresos y las deducciones declarados en sus declaraciones de impuestos. El periodo de conservación de estos registros es igual al plazo de prescripción. El plazo de prescripción finaliza cuando la iglesia ya no puede modificar la declaración y el IRS ya no puede exigir impuestos adicionales. Por lo general, este periodo es de 3 años después de la fecha límite de presentación o de la fecha en que se presenta la declaración, lo que ocurra más tarde.

Conserve lo siguiente durante 3 años:

• Estados financieros
• Extractos bancarios
• Cheques, conciliaciones y cheques cancelados
• Registros de cuentas por pagar y por cobrar
• Recibos de todos los gastos pagados por la iglesia

La información laboral debe conservarse durante cuatro años después de presentar la declaración del cuarto trimestre del año. Esto incluye:

• Registros de impuestos sobre la nómina  
• Gastos de empleados reembolsados
• Tarjetas de registro horario

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Registros digitales frente a registros físicos:

Con todos los avances tecnológicos, conservar registros electrónicos puede parecer el camino a seguir. Antes de tomar cualquier decisión, consulta esta lista de ventajas y desventajas para poder decidir con conocimiento de causa qué es lo mejor para tu iglesia. 

Pasos prácticos para llevar los registros

Llevar los registros de la iglesia puede resultar menos abrumador si cuentas con una lista de pasos prácticos y sólidos que te sirvan de guía. Sigue estos pasos y estarás bien encaminado para crear y mantener tus registros como un profesional.

1: Establece una política de conservación de registros

Una política de gestión de registros establece directrices claras sobre qué registros deben conservarse, cómo deben almacenarse y durante cuánto tiempo.  Estos registros incluirán documentos permanentes, como estatutos, actas de constitución y actas de las reuniones de la junta directiva. También habrá documentos no permanentes, como registros laborales e información presentada para las declaraciones fiscales. 

Una política de gestión de registros debe incluir instrucciones sobre cómo eliminar correctamente los registros para mantener la confidencialidad de la información sensible. Asegúrate de que la política esté redactada de forma clara y sea sencilla de seguir, para que no necesites un doctorado en Biblioteconomía solo para entenderla. 

2: Utiliza un almacenamiento seguro

Tanto si conservas una copia impresa de todo como si utilizas registros electrónicos, debes asegurarte de que los documentos se almacenen en un lugar seguro y organizado. Gran parte de la información almacenada puede contener datos sensibles.

Los archivos físicos deben guardarse en un armario o una habitación cerrados con llave, y el acceso a la información debe concederse únicamente a un número limitado de personas.

Si tus registros son electrónicos, deben estar protegidos con contraseña o almacenarse en una unidad privada a la que solo puedan acceder las personas que lo necesiten. 

En nuestra iglesia (New Life Fellowship, en Cambridge, Ontario), como seguramente en muchas otras, tenemos una combinación de registros físicos y electrónicos, dependiendo de la naturaleza del documento. Tener uno u otro, o ambos, no es bueno ni malo, siempre que tu iglesia tenga una política establecida (consulta lo anterior).

3: Categoriza y etiqueta los registros

No hay nada más frustrante que entrar en un almacén (o en una unidad del ordenador) y encontrar un documento sin una estructura ni categorías que te ayuden a buscar.  Siempre está en el último lugar donde miras, ¿verdad? 

Se pueden perder horas en una búsqueda que se habría podido evitar si los registros se hubieran organizado y etiquetado correctamente. Esto nunca es más importante que cuando te someten a una auditoría del IRS. Evítate algunos quebraderos de cabeza configurando una estructura de archivos fácil de usar y claramente etiquetada. Me lo agradecerás más adelante.

4: Actualiza periódicamente los registros

Mantener los registros actualizados siempre es el camino correcto. A medida que las iglesias crecen y la tecnología evoluciona, el cambio es inevitable. Lo más probable es que la misión y los estatutos de 1972 parezcan bastante desactualizados e irrelevantes hoy en día. Es importante mantener esta información al día para que tu iglesia pueda prosperar en la época y la cultura en las que vivimos actualmente. 

No solo eso, sino que mantener los registros actualizados garantizará que esté eliminando los registros que ya no está obligado a conservar. Esto ayudará con las limitaciones de almacenamiento y asegurará que la información importante que pueda necesitar no esté desordenada ni sea difícil de encontrar. 

5: Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales

Familiarícese con las leyes locales y con los requisitos estatales y federales para la conservación de registros y la presentación de declaraciones de impuestos. Busque asesoramiento legal cuando corresponda.  (Esta puede ser una tarea abrumadora, especialmente si, como yo, no se dedicó al pastoreo porque le apasionaran las ciencias de la información bibliotecaria.)

Encontrar a las personas adecuadas para formar parte de su comité de finanzas de la iglesia (o junta directiva) es fundamental para mantener registros adecuados y garantizar el cumplimiento de todos los organismos reguladores de su zona.  Estoy muy agradecido por la junta directiva de mi iglesia (New Life Fellowship). Sé que puedo confiarles los detalles de las finanzas de la iglesia, y me quita un gran peso de encima (mental y físicamente) poder dejarlos en sus manos. 

6: Formar al personal y a los voluntarios

Ahora que ha establecido una política clara y completa de conservación de registros, es hora de formar a todo el personal y a los voluntarios pertinentes de la iglesia sobre cómo seguir estas directrices. Haga que las políticas estén fácilmente disponibles para que puedan consultarlas y comunique periódicamente los procedimientos descritos, de modo que sepan cómo y cuándo aplicarlos.

Recomendación editorial

Una buena administración es esencial para que una iglesia prospere. He reunido algunos de nuestros principales recursos para ayudarle a gestionar las finanzas con integridad y sabiduría:

• Un plan contable de la iglesia bien organizado simplifica el seguimiento y mejora la transparencia.
• La contabilidad de fondos para iglesias ayuda a gestionar los fondos designados de forma responsable.
• El uso de las mejores prácticas para las finanzas de la iglesia establece una supervisión sólida para utilizar los recursos de forma responsable.
• Esta guía sobre la asignación de vivienda para pastores ofrece a los pastores información sobre beneficios fiscales.
• Utilice estos mensajes sobre el diezmo y las ofrendas para inspirar la generosidad en su congregación.

¿Busca más información?

Gestionar los registros financieros es solo un aspecto de pastorear una iglesia. Si desea más recursos sobre este u otros aspectos de la gestión financiera, puedo ayudarle. 

• Aumente sus donaciones en línea con páginas web eficaces para donaciones en línea
• Descargue modelos de cartas de agradecimiento por donaciones para fines fiscales
• Pida donaciones de forma eficaz en su iglesia con mensajes breves para las ofrendas
• Descubra qué dice (y qué no dice) la Escritura sobre dar en la Biblia
• Descubra las grandes ventajas de utilizar las mejores herramientas de software de contabilidad para iglesias

Conclusión

Saber cuánto tiempo conservar los registros (es decir, los registros de diezmos) depende de los requisitos de conservación de ese registro.

No siempre es una respuesta sencilla, pero si sigues los pasos descritos anteriormente, estarás bien encaminado para establecer y mantener registros de la iglesia fiables y eficientes durante muchos años.

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