¿Cuánto Tiempo Debe Una Iglesia Conservar Registros Financieros?
Conservar Permanentemente: Solicitud de reconocimiento de estatus exento de impuestos, carta de determinación reconociendo el estatus exento, actas corporativas y estatutos, minutas de la junta directiva, registros de propiedades
Conservar por 3 Años: Estados financieros, estados de cuenta bancarios, cheques, conciliaciones, cheques cancelados, cuentas por pagar y cobrar, recibos de todos los gastos pagados por la iglesia
Conservar por 4 Años: Registros de empleo (registros de impuestos sobre la nómina, gastos de empleados reembolsados, tarjetas de tiempo)
Como pastor que ama pastorear, enseñar y conectar con mi congregación, no es fácil entusiasmarse por las normas y políticas de retención de registros. Sin embargo, los registros financieros son una parte necesaria del funcionamiento de toda iglesia. Cuando se gestionan mal, las consecuencias pueden ser muy graves:
- Los registros inexactos pueden llevar a diezmos no percibidos, donaciones no registradas y errores en la elaboración de presupuestos, lo que perjudica la salud financiera de tu iglesia.
- No mantener registros adecuados puede resultar en incumplimientos con las leyes fiscales y auditorías, exponiendo a la iglesia a multas o sanciones.
- Un mal manejo de registros puede ocasionar falta de transparencia, haciendo que las personas pierdan la confianza en los líderes de la iglesia y en su capacidad de administrar responsablemente.
Así que, aunque los libros contables y las hojas de cálculo no sean tu pasión, mantente firme. He reunido recomendaciones y pasos que aclararán el por qué y el cómo de la retención de registros. Para empezar, contar con herramientas efectivas de software para donaciones en la iglesia puede hacer que el registro financiero sea sencillo (y no necesitas ser un fanático de la tecnología para poder utilizarlas).
Recomendaciones Generales
Todos los registros de la iglesia deben ser gestionados y mantenidos para demostrar que los documentos respaldan el cumplimiento de todas las normas fiscales y requisitos caritativos. Si alguna vez eres auditado, deberás poder mostrar un registro de todos los recibos e ingresos y gastos correspondientes al año en cuestión. Conserva los registros financieros de la iglesia durante todo el tiempo que dure el período de prescripción de la declaración presentada.
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Quizás te preguntes, ¿cuánto tiempo es eso? Bueno, depende.
Pautas del IRS:
Saber cuánto tiempo debes conservar los registros financieros de la iglesia depende del evento o acción que esos documentos respalden. El IRS ha establecido pautas de referencia.
Algunos registros deben conservarse de forma permanente, mientras que otros pueden eliminarse tras solo 3 años. Sin embargo, antes de desechar esos registros más antiguos, asegúrate de que no necesitas conservarlos para otros propósitos, como impuestos estatales o locales, pólizas de seguros o acreedores.
¿Qué Tipos de Registros de la Iglesia Deben Conservarse?
Durante el transcurso de un año siguiendo buenas prácticas de gestión financiera en la iglesia, se generarán muchos registros clave. Aquí tienes una lista de los tipos de documentos que deben conservarse y el tiempo recomendado para cada uno:
Conservar de forma permanente:
- Solicitud de reconocimiento del estatus de exención de impuestos
- Carta de determinación reconociendo el estatus de exención de impuestos
- Registros corporativos y estatutos sociales
- Actas del consejo directivo
- Registros de propiedad
Conserva todos los registros que respalden los ingresos y deducciones declarados en tus declaraciones de impuestos. El periodo de conservación para estos registros es igual a la duración del período de prescripción. El período de prescripción finaliza cuando la iglesia ya no puede enmendar la declaración y el IRS ya no puede exigir impuestos adicionales. En general, este período es de 3 años después de la fecha límite de presentación o desde que se presentó la declaración (lo que ocurra más tarde).
Conserva lo siguiente por 3 años:
- Estados financieros
- Extractos bancarios
- Cheques, conciliaciones y cheques cancelados
- Registros de cuentas por pagar y por cobrar
- Recibos de todos los gastos pagados por la iglesia
La información de empleo debe conservarse durante cuatro años después de presentar el cuarto trimestre del año. Esto incluye:
- Registros de impuestos de nómina
- Gastos reembolsados a empleados
- Tarjetas de registro de horas
Registros digitales vs Registros físicos:
Con todos los avances tecnológicos, mantener registros electrónicos puede parecer la mejor opción. Antes de tomar cualquier decisión, revisa esta lista de pros y contras para tomar una decisión informada sobre lo que es mejor para tu iglesia.
| Registros físicos | |
| Pros: | Contras: |
| Registros digitales | |
| Pros: | Contras: |
Pasos prácticos para la gestión de registros
Llevar la gestión de los archivos de la iglesia puede ser menos abrumador con una lista de pasos prácticos y sólidos que te guíen. Sigue estos pasos y estarás en camino de crear y mantener tus registros como un experto.
1: Establece una política de retención de registros
Una política de gestión de archivos establece pautas claras sobre qué registros se deben conservar, cómo deben almacenarse y por cuánto tiempo. Estos registros incluirán documentos permanentes, como estatutos, actas constitutivas y actas de reuniones de la junta directiva. También habrá documentos no permanentes, como registros laborales e información presentada para declaraciones de impuestos.
Una política de gestión de archivos debe incluir instrucciones sobre cómo desechar adecuadamente los documentos para mantener la confidencialidad de la información sensible. Asegúrate de que la política sea clara y fácil de seguir, para que no necesites un doctorado en Bibliotecología solo para entenderla.
2: Utiliza almacenamiento seguro
Ya tengas copias físicas o archivos electrónicos, debes asegurarte de que los documentos estén almacenados en un lugar seguro y organizado. Mucha de la información almacenada puede contener datos sensibles.
Los archivos físicos deben guardarse en un armario o habitación cerrados con llave, con acceso limitado solo a las personas autorizadas.
Si tus archivos son electrónicos, deben estar protegidos por contraseña o guardados en una unidad privada, donde únicamente las personas necesarias puedan acceder a ellos.
En nuestra iglesia (New Life Fellowship, en Cambridge, Ontario), como en muchas otras estoy seguro, tenemos una combinación de registros físicos y electrónicos, dependiendo de la naturaleza del documento. Tener uno, otro, o ambos, no es bueno ni malo, siempre y cuando tu iglesia tenga una política establecida (ver arriba).
3: Categoriza y etiqueta los registros
No hay nada más frustrante que entrar a una sala de archivos (o una unidad informática) y encontrar documentos sin ningún tipo de estructura o categorías que ayuden a la búsqueda. Siempre está en el último lugar que buscas, ¿verdad?
Se pueden perder horas buscando algo que se habría evitado si los documentos hubieran estado organizados y etiquetados adecuadamente. Esto es aún más importante si (o cuando) te audita Hacienda. Evítate dolores de cabeza estableciendo una estructura de carpetas fácil de usar y claramente identificada. Me lo agradecerás más adelante.
4: Actualiza regularmente los registros
Mantener los registros actualizados siempre es lo mejor. A medida que las iglesias crecen y la tecnología evoluciona, el cambio es inevitable. Lo más probable es que la misión y los estatutos de 1972 hoy parezcan desactualizados e irrelevantes. Es importante mantener esta información actualizada para que tu iglesia prospere en el tiempo y entorno en que vivimos.
Además, mantener los archivos actualizados te garantizará deshacerte de documentos que ya no estás obligado a conservar. Esto ayudará con las limitaciones de almacenamiento y asegurará que la información importante que puedas necesitar no esté mezclada y difícil de encontrar.
5: Asegura el cumplimiento de los requisitos legales
Familiarícese con las leyes locales, estatales y federales sobre el mantenimiento de registros y la presentación de declaraciones de impuestos. Busque asesoría legal cuando sea aplicable. (Esta puede ser una tarea abrumadora, especialmente si eres como yo y no te metiste en el ministerio pastoral por tu pasión y amor por las ciencias de la información bibliotecaria).
Encontrar a las personas adecuadas para formar parte de tu comité de finanzas de la iglesia (o junta directiva) es clave para mantener registros adecuados y garantizar el cumplimiento con todos los entes reguladores de tu área. Estoy muy agradecido por la junta directiva de mi iglesia (New Life Fellowship). Sé que puedo confiar en ellos con los detalles de las finanzas de la iglesia, y eso me quita un peso de encima (mental y físicamente) al poder dejárselo en sus manos.
6: Capacite al personal y voluntarios
Ahora que ha establecido una política clara y completa para el mantenimiento de registros, es momento de capacitar a todo el personal y los voluntarios relevantes de la iglesia en cómo seguir estas directrices. Haga que las políticas estén fácilmente disponibles para que las vean y comunique regularmente los procedimientos descritos para que sepan cómo y cuándo aplicarlos.
¿Buscas más información?
Gestionar los registros financieros es solo un aspecto del pastoreo en una iglesia. Si quieres más recursos sobre este o cualquier otro aspecto de la gestión financiera, te tengo cubierto.
- Aumenta tus donaciones en línea con páginas web efectivas para donativos online
- Descarga cartas modelo de agradecimiento por donaciones para fines fiscales
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- Descubre lo que las Escrituras dicen (¡y lo que no dicen!) sobre dar en la Biblia
- Conoce los grandes beneficios de utilizar las mejores herramientas de software contable para iglesias
Conclusión
Saber cuánto tiempo guardar los registros (por ejemplo: registros de diezmo) depende de los requisitos de conservación de dicho registro.
No siempre es una respuesta sencilla, pero si sigues los pasos presentados arriba, estarás bien encaminado para establecer y mantener registros de iglesia confiables y eficientes durante muchos años.
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