Wie lange sollte eine Kirche Finanzunterlagen aufbewahren?

Als Pastor, der seine Gemeinde gerne seelsorgerlich begleitet, lehrt und mit ihr in Verbindung steht, fällt es mir zugegebenermaßen schwer, mich für Richtlinien und Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen zu begeistern. Leider sind Finanzunterlagen der Gemeinde ein notwendiger Bestandteil der Führung jeder Gemeinde. Wenn sie nicht ordnungsgemäß geführt werden, sind die Folgen erheblich:

• Ungenaue Aufzeichnungen können zu verpassten Zehnten, nicht erfassten Spenden und Fehlern bei der Budgetplanung führen, was die finanzielle Gesundheit Ihrer Gemeinde beeinträchtigt.
• Die Nichteinhaltung ordnungsgemäßer Aufzeichnungspflichten kann zur Nichteinhaltung von Steuergesetzen und zu Prüfungen führen und Ihre Gemeinde dem Risiko von Geldstrafen oder anderen Sanktionen aussetzen.
•  Eine mangelhafte Aufbewahrung von Unterlagen kann zu einem Mangel an Transparenz führen, wodurch Ihre Gemeindemitglieder das Vertrauen in die Gemeindeleitung und Ihre Fähigkeit zur verantwortungsvollen Verwaltung verlieren.

Auch wenn Hauptbücher und Arbeitsblätter nicht Ihr Ding sind, halten Sie durch. Ich habe Empfehlungen und Schritte für Sie zusammengestellt, die das Warum und Wie der Aufbewahrung von Unterlagen verdeutlichen. Zunächst einmal können effektive Softwaretools für Spendenverwaltung in Gemeinden die Führung von Finanzunterlagen vereinfachen (und Sie müssen kein Technik-Nerd sein, um sie nutzen zu können).

Allgemeine Empfehlungen

Alle Unterlagen der Gemeinde müssen verwaltet und aufbewahrt werden, um anhand der entsprechenden Belege nachzuweisen, dass die Gemeinde alle Steuervorschriften und Anforderungen für gemeinnützige Organisationen einhält. Im Falle einer Prüfung müssen Sie für das betreffende Jahr alle Einnahmen und Ausgaben nachweisen können. Bewahren Sie Finanzunterlagen der Gemeinde so lange auf, wie die Verjährungsfrist für die eingereichte Steuererklärung läuft. 

Sie fragen sich vielleicht: Wie lange ist das? Nun, das hängt davon ab.

Richtlinien des IRS:

Wie lange Finanzunterlagen der Gemeinde aufbewahrt werden müssen, hängt von dem Ereignis oder Vorgang ab, den die Unterlage dokumentiert. Der IRS hat Richtlinien als Referenz veröffentlicht.

Einige Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, während andere bereits nach drei Jahren vernichtet werden können. Bevor Sie diese älteren Unterlagen jedoch entsorgen, stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht aus anderen Gründen aufbewahren müssen, etwa für staatliche oder kommunale Steuern, Versicherungspolicen oder Gläubiger.   

Welche Arten von Unterlagen der Gemeinde sollten aufbewahrt werden?

Im Laufe eines Jahres, in dem gute Richtlinien für die Finanzverwaltung der Gemeinde befolgt werden, entstehen viele wichtige Unterlagen. Hier finden Sie eine Liste der Unterlagen, die aufbewahrt werden sollten, sowie die jeweilige Aufbewahrungsdauer:

Dauerhaft aufbewahren:

• Antrag auf Anerkennung des steuerbefreiten Status
• Bescheid über die Anerkennung des steuerbefreiten Status
• Unterlagen der Körperschaft und Satzung
• Protokolle der Vorstandssitzungen
• Grundstücks- und Immobilienunterlagen

Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die die in Ihren Steuererklärungen angegebenen Einnahmen und Abzüge belegen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen entspricht der Dauer der Verjährungsfrist. Die Verjährungsfrist endet, wenn die Gemeinde die Steuererklärung nicht mehr ändern kann und der IRS keine zusätzlichen Steuern mehr festsetzen kann. Im Allgemeinen beträgt dieser Zeitraum drei Jahre nach dem Fälligkeits- oder Abgabedatum der Steuererklärung (je nachdem, welches später liegt).

Folgende Unterlagen drei Jahre lang aufbewahren:

• Finanzberichte
• Kontoauszüge
• Schecks, Kontoabstimmungen und stornierte Schecks
• Unterlagen zu Verbindlichkeiten und Forderungen
• Belege für alle von der Gemeinde bezahlten Ausgaben

Beschäftigungsunterlagen müssen vier Jahre lang nach Einreichung der Unterlagen für das vierte Quartal des betreffenden Jahres aufbewahrt werden. Dazu gehören:

• Unterlagen zu Lohnsteuern  
• Erstattete Mitarbeiterausgaben
• Arbeitszeitkarten

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Digitale Unterlagen im Vergleich zu physischen Unterlagen:

Angesichts all der Fortschritte in der Technologie mag es so scheinen, als wäre die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen der richtige Weg. Bevor Sie Entscheidungen treffen, sehen Sie sich diese Liste mit Vor- und Nachteilen an, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, was für Ihre Kirche am besten ist. 

Praktische Schritte zur Aktenführung

Die Aktenführung in der Kirche kann mit einer Liste konkreter praktischer Schritte, an denen Sie sich orientieren können, weniger einschüchternd wirken. Befolgen Sie diese Schritte, und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre Unterlagen professionell zu erstellen und zu verwalten.

1: Eine Aufbewahrungsrichtlinie für Unterlagen festlegen

Eine Richtlinie zur Aktenführung legt klare Vorgaben dazu fest, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollten, wie sie gespeichert werden sollten und wie lange. Dazu gehören dauerhafte Unterlagen wie Satzungen, Gründungsurkunden und Protokolle von Vorstandssitzungen. Darüber hinaus gibt es nicht dauerhafte Dokumente wie Beschäftigungsunterlagen und für Steuererklärungen abgelegte Informationen. 

Eine Richtlinie zur Aktenführung sollte Anweisungen dazu enthalten, wie Unterlagen ordnungsgemäß entsorgt werden, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren. Achten Sie darauf, dass die Richtlinie übersichtlich und einfach zu befolgen ist, damit Sie keinen Doktortitel in Bibliothekswissenschaften benötigen, nur um sie zu verstehen. 

2: Sichere Aufbewahrung verwenden

Unabhängig davon, ob Sie alles in Papierform oder elektronisch aufbewahren, müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumente an einem sicheren und gut organisierten Ort gespeichert werden. Viele der gespeicherten Informationen können sensible Daten enthalten.

Physische Akten sollten in einem verschlossenen Schrank oder Raum aufbewahrt werden, wobei nur einer begrenzten Anzahl von Personen Zugriff auf die Informationen gewährt wird.

Wenn Ihre Unterlagen elektronisch sind, sollten sie passwortgeschützt oder auf einem privaten Laufwerk gespeichert werden, auf das nur die erforderlichen Personen zugreifen können. 

In unserer Kirche (New Life Fellowship in Cambridge, Ontario) haben wir, wie sicherlich viele andere auch, eine Kombination aus physischen und elektronischen Unterlagen, abhängig von der Art des Dokuments. Ob Sie das eine, das andere oder beides verwenden, ist weder gut noch schlecht, solange Ihre Kirche über eine entsprechende Richtlinie verfügt (siehe oben).

3: Unterlagen kategorisieren und beschriften

Nichts ist frustrierender, als einen Aufbewahrungsraum (oder ein Computerlaufwerk) zu betreten und ein Dokument vorzufinden, ohne dass eine Struktur oder Kategorien die Suche erleichtern. Es befindet sich natürlich immer an dem letzten Ort, an dem Sie suchen, nicht wahr? 

Bei der Suche können Stunden verloren gehen, die hätten vermieden werden können, wenn die Unterlagen ordnungsgemäß organisiert und beschriftet gewesen wären. Das ist besonders wichtig, wenn Sie vom IRS geprüft werden. Ersparen Sie sich einige Kopfschmerzen, indem Sie eine leicht zu verwendende und eindeutig beschriftete Dateistruktur einrichten. Sie werden mir später dankbar sein.

4: Unterlagen regelmäßig aktualisieren

Es ist immer sinnvoll, die Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Kirchen wachsen und sich die Technologie weiterentwickelt, sind Veränderungen unvermeidlich. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die Mission und Satzungen aus dem Jahr 1972 heute ziemlich veraltet und irrelevant wirken. Es ist wichtig, diese Informationen aktuell zu halten, damit Ihre Kirche in der Zeit und Kultur, in der wir heute leben, gedeihen kann. 

Darüber hinaus stellen aktualisierte Aufzeichnungen sicher, dass Sie Unterlagen entsorgen, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Dies hilft bei der Begrenzung des Speicherbedarfs und stellt sicher, dass wichtige Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, nicht unübersichtlich und schwer auffindbar sind. 

5: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen

Machen Sie sich mit den örtlichen Gesetzen sowie den bundesstaatlichen und föderalen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und die Abgabe von Steuererklärungen vertraut. Holen Sie bei Bedarf rechtlichen Rat ein.  (Dies kann eine gewaltige Aufgabe sein, besonders wenn Sie wie ich nicht Pastor geworden sind, weil Sie eine Leidenschaft und ein Herz für Bibliotheks- und Informationswissenschaften haben.)

Die richtigen Personen für Ihren Finanzausschuss der Gemeinde (oder den Vorstand) zu finden, ist entscheidend für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen und die Einhaltung aller Aufsichtsanforderungen in Ihrer Region.  Ich bin dem Vorstand meiner Gemeinde (New Life Fellowship) sehr dankbar. Ich weiß, dass ich ihnen die Einzelheiten der Gemeindefinanzen anvertrauen kann, und es entlastet mich (geistig und körperlich), dass ich diese Angelegenheit in ihre Hände legen kann. 

6: Mitarbeitende und Freiwillige schulen

Nachdem Sie nun eine klare und umfassende Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen erstellt haben, ist es an der Zeit, alle relevanten Mitarbeitenden und Freiwilligen der Gemeinde darin zu schulen, wie sie diese Richtlinien befolgen. Stellen Sie ihnen die Richtlinien gut zugänglich zur Verfügung und kommunizieren Sie die darin beschriebenen Abläufe regelmäßig, damit sie wissen, wie und wann sie diese umsetzen müssen.

Redaktionelle Empfehlung

Eine verantwortungsvolle Verwaltung ist für eine florierende Gemeinde unerlässlich. Ich habe einige unserer wichtigsten Ressourcen zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen, Finanzen integer und umsichtig zu verwalten:

• Ein gut organisierter Kontenplan der Gemeinde vereinfacht die Nachverfolgung und verbessert die Transparenz.
• Fondsbuchhaltung für Gemeinden unterstützt die verantwortungsvolle Verwaltung zweckgebundener Mittel.
• Die Anwendung bewährter Verfahren für Gemeindefinanzen schafft eine solide Kontrolle für den verantwortungsvollen Einsatz von Ressourcen.
• Dieser Leitfaden zur Wohnkostenpauschale für Pastoren unterstützt Pastoren mit Informationen zu steuerlichen Vorteilen.
• Nutzen Sie diese Botschaften zu Zehnten und Opfergaben, um Großzügigkeit in Ihrer Gemeinde zu fördern.

Suchen Sie nach weiteren Informationen?

Die Verwaltung von Finanzunterlagen ist nur ein Aspekt der Leitung einer Gemeinde. Wenn Sie weitere Ressourcen zu diesem oder anderen Bereichen des Finanzmanagements wünschen, bin ich für Sie da. 

• Steigern Sie Ihre Online-Spenden durch effektive Webseiten für Online-Spenden
• Laden Sie Beispiele für Dankesschreiben zu Spenden für Steuerzwecke herunter
• Bitten Sie Ihre Gemeinde mit kurzen Botschaften zu Opfergaben wirksam um Spenden
• Entdecken Sie, was die Bibel über das Geben sagt (und was nicht!)
• Entdecken Sie die großen Vorteile der Nutzung der besten Buchhaltungssoftware für Gemeinden

Fazit

Zu wissen, wie lange Aufzeichnungen (d. h. Aufzeichnungen über Zehnten) aufzubewahren sind, hängt von den Aufbewahrungsanforderungen für diese Aufzeichnung ab.

Es ist nicht immer eine eindeutige Antwort, aber wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, zuverlässige und effiziente Gemeindeaufzeichnungen für viele Jahre zu erstellen und zu pflegen.

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