Hvor længe bør en kirke opbevare økonomiske poster?

Som præst, der elsker at være hyrde for, undervise og skabe forbindelse til min menighed, er det lidt svært at blive begejstret for retningslinjer og politikker om opbevaring af regnskabsbilag. Ak, kirkens økonomiske optegnelser er en nødvendig del af driften af enhver kirke. Når det gøres dårligt, kan konsekvenserne være alvorlige:

• Ukorrekte optegnelser kan føre til manglende tiende, donationer, der ikke bliver registreret, og fejl i budgetlægningen, hvilket skader kirkens økonomiske sundhed.
• Manglende opbevaring af korrekte optegnelser kan medføre manglende overholdelse af skattelovgivningen og revisioner, hvilket udsætter kirken for risikoen for bøder eller sanktioner.
•  Dårlig journalføring kan føre til manglende gennemsigtighed, hvilket får jeres menighed til at miste tilliden til kirkens ledelse og jeres evne til at forvalte midlerne.

Så selv hvis kassebøger og regneark ikke lige er noget for dig, så hold ud. Jeg har samlet anbefalinger og trin, der vil tydeliggøre hvorfor og hvordan man opbevarer regnskabsbilag. Til at begynde med kan effektive softwareværktøjer til kirkens indsamlinger gøre økonomisk journalføring enkel (og du behøver ikke være teknologiekspert for at kunne bruge dem).

Generelle anbefalinger

Alle kirkens optegnelser skal administreres og vedligeholdes, så de underliggende dokumenter viser, at kirken overholder alle skatteregler og krav til velgørende organisationer. Hvis kirken nogensinde bliver revideret, skal du kunne fremvise en optegnelse over alle indtægter og udgifter for det pågældende år. Opbevar kirkens økonomiske optegnelser, så længe forældelsesfristen for den indsendte selvangivelse løber. 

Du spørger måske: Hvor længe er det? Det afhænger af det.

IRS-retningslinjer:

Hvor længe kirkens økonomiske optegnelser skal opbevares, afhænger af den begivenhed eller handling, som optegnelsen dokumenterer.  IRS har udarbejdet retningslinjer til brug som reference.

Nogle optegnelser skal opbevares permanent, mens andre kan destrueres efter blot 3 år. Før du smider de ældre optegnelser ud, skal du dog sikre dig, at du ikke har brug for at opbevare dem af andre årsager, f.eks. i forbindelse med statslige eller lokale skatter,  forsikringspolicer eller kreditorer.   

Hvilke typer af kirkens optegnelser skal opbevares?

I løbet af et år, hvor man følger gode retningslinjer for kirkens økonomiske forvaltning, bliver der udarbejdet mange vigtige optegnelser. Her er en liste over de typer optegnelser, der skal opbevares, samt hvor længe de skal gemmes:

Opbevar permanent:

• Ansøgning om anerkendelse af skattefritagelse
• Afgørelsesbrev, der anerkender skattefritagelsen
• Virksomhedsoptegnelser og vedtægter
• Bestyrelsesreferater
• Ejendomsoptegnelser

Opbevar alle optegnelser, der understøtter de indtægter og fradrag, som er angivet i selvangivelserne. Opbevaringsperioden for disse optegnelser svarer til den periode, hvor forældelsesfristen løber. Forældelsesfristen udløber, når kirken ikke længere kan ændre selvangivelsen, og IRS ikke længere kan opkræve yderligere skat. Generelt løber denne periode i 3 år efter den dato, hvor selvangivelsen forfalder eller indsendes (alt efter hvilken dato der er senest).

Opbevar følgende i 3 år:

• Regnskaber
• Kontoudtog
• Checks, afstemninger og annullerede checks
• Optegnelser over kreditorer og debitorer
• Bilag for alle udgifter, som kirken har betalt

Oplysninger om ansatte skal opbevares i fire år efter indberetningen af årets fjerde kvartal. Dette omfatter:

• Lønskatteoptegnelser  
• Refunderede medarbejderudgifter
• Timekort

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Digitale arkiver kontra fysiske arkiver:

Med alle fremskridtene inden for teknologi kan det synes som den rigtige løsning at føre elektroniske arkiver. Før du træffer beslutninger, kan du se denne liste over fordele og ulemper, så du kan træffe en informeret beslutning om, hvad der er bedst for din kirke. 

Praktiske trin til arkivering

Det kan være mindre overvældende at føre kirkens arkiver, hvis du har en liste med konkrete, praktiske trin til at guide dig. Følg disse trin, så er du godt på vej til at oprette og vedligeholde dine arkiver som en professionel.

1: Opret en politik for opbevaring af arkiver

En politik for arkivering fastlægger klare retningslinjer for, hvilke arkiver der skal gemmes, hvordan de skal opbevares, og hvor længe.  Disse arkiver vil omfatte permanente arkiver såsom vedtægter, stiftelsesdokumenter og referater fra bestyrelsesmøder. Der vil også være ikke-permanente dokumenter såsom ansættelsesarkiver og oplysninger, der er indberettet i forbindelse med selvangivelser. 

En politik for arkivering bør indeholde anvisninger om, hvordan arkiver bortskaffes korrekt for at bevare fortroligheden af følsomme oplysninger. Sørg for, at politikken er tydeligt formuleret og nem at følge, så du ikke behøver en ph.d. i biblioteksvidenskab bare for at forstå den. 

2: Brug sikker opbevaring

Uanset om du opbevarer en fysisk kopi af alt eller elektroniske arkiver, skal du sikre, at dokumenterne opbevares et sikkert og organiseret sted. Mange af de oplysninger, der opbevares, kan indeholde følsomme informationer.

Fysiske filer bør opbevares i et aflåst skab eller rum, hvor kun et begrænset antal personer har adgang til oplysningerne.

Hvis dine arkiver er elektroniske, bør de være beskyttet med adgangskode eller opbevares på et privat drev, hvor kun de nødvendige personer kan få adgang til dem. 

I vores kirke (New Life Fellowship i Cambridge, Ontario) har vi, ligesom mange andre sikkert har, en kombination af fysiske og elektroniske arkiver afhængigt af dokumentets karakter. Det er hverken godt eller dårligt kun at have den ene type eller begge, så længe din kirke har en politik på plads (se ovenfor).

3: Kategorisér og mærk arkiverne

Der er ikke noget mere frustrerende end at gå ind i et opbevaringsrum (eller et computerdrev) for at finde et dokument uden struktur eller kategorier, der kan hjælpe dig med at søge.  Det er altid det sidste sted, du leder, ikke sandt? 

Der kan gå mange timer med en søgning, som kunne have været undgået, hvis arkiverne var blevet organiseret og mærket korrekt. Det er aldrig vigtigere end når du bliver revideret af IRS. Spar dig selv for nogle hovedpiner ved at oprette en brugervenlig og tydeligt mærket filstruktur. Du vil takke mig senere.

4: Opdatér arkiverne regelmæssigt

Det er altid bedst at holde arkiverne opdaterede. Efterhånden som kirker vokser, og teknologien udvikler sig, er forandringer uundgåelige. Det er sandsynligt, at missionen og vedtægterne fra 1972 vil virke ret forældede og irrelevante i dag. Det er vigtigt at holde disse oplysninger opdaterede, så din kirke kan trives i den tid og kultur, vi lever i i dag. 

Ikke nok med det, men ved at holde opdaterede registre sikrer du, at du bortskaffer registre, som du ikke længere er forpligtet til at opbevare. Det hjælper med at håndtere begrænset lagerplads og sikrer, at de vigtige oplysninger, du kan få brug for, ikke er rodede og svære at finde. 

5: Sørg for at overholde lovkravene

Gør dig bekendt med lokale love samt statslige og føderale krav til journalføring og indsendelse af selvangivelser. Søg juridisk rådgivning, hvor det er relevant.  (Det kan være en skræmmende opgave at påtage sig, især hvis du er ligesom mig og ikke blev præst, fordi du brændte for biblioteks- og informationsvidenskab.)

At finde de rigtige personer til at sidde i kirkens økonomiudvalg (eller bestyrelse) er afgørende for at føre korrekte registre og sikre overholdelse af alle relevante myndigheders krav i dit område.  Jeg er så taknemmelig for bestyrelsen i min kirke (New Life Fellowship). Jeg ved, at jeg kan stole på dem, når det gælder kirkens økonomi, og det letter en stor byrde for mig (mentalt og fysisk), at jeg kan overlade det til dem. 

6: Uddan medarbejdere og frivillige

Nu hvor du har fastlagt en klar og alsidig politik for journalføring, er det tid til at oplære alle relevante medarbejdere og frivillige i kirken i, hvordan de skal følge disse retningslinjer. Gør politikkerne let tilgængelige for dem, og kommunikér regelmæssigt de beskrevne procedurer, så de ved, hvordan og hvornår de skal anvendes.

Redaktionel anbefaling

God forvaltning er afgørende for en kirke i trivsel. Jeg har samlet nogle af vores bedste ressourcer for at hjælpe dig med at håndtere økonomien med integritet og visdom:

• Et velorganiseret kontoplan for kirken forenkler registreringen og forbedrer gennemsigtigheden.
• Fondsbogføring for kirker hjælper med at administrere øremærkede midler ansvarligt.
• Brug af bedste praksis for kirkens økonomi skaber et solidt grundlag for ansvarlig kontrol med anvendelsen af ressourcer.
• Denne vejledning om boligtilskud til præster hjælper præster med indsigt i skattefordele.
• Brug disse budskaber om tiende og kollekt til at inspirere til gavmildhed i menigheden.

Leder du efter flere oplysninger?

Håndtering af økonomiske registre er kun ét aspekt af at være præst i en kirke. Hvis du ønsker flere ressourcer om dette eller andre aspekter af økonomistyring, har jeg dækket dig ind. 

• Øg jeres onlinegaver med effektive websider til online donationer
• Hent eksempler på takkebreve for donationer til skatteformål
• Bed effektivt om donationer i jeres kirke med korte kollektbudskaber
• Find ud af, hvad Skriften siger (og ikke siger!) om at give i Bibelen
• Opdag de store fordele ved at bruge de bedste værktøjer til regnskabssoftware for kirker

Konklusion

At vide hvor længe man skal opbevare dokumenter (dvs. tiendeposter) afhænger af opbevaringskravene for det pågældende dokument.

Det er ikke altid et enkelt svar, men hvis du følger de trin, der er beskrevet ovenfor, er du godt på vej til at etablere og vedligeholde pålidelige og effektive kirkedokumenter i mange år fremover.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev!

Hold kontakten, og hør mere fra erfarne præster og kirkeledere. Abonnér i dag. Vi vil meget gerne have dig med!