4 kroki do stworzenia planu zarządzania ryzykiem w kościele + szablon

Pamiętam niektóre z najtrudniejszych dni, jakie kiedykolwiek przeżyłem podczas pracy w służbie, a których można było uniknąć dzięki odpowiedniemu zarządzaniu ryzykiem w kościele. Nawet niektóre dni, w których udało nam się zapobiec katastrofie, do dziś nie dają mi spokoju, gdy w myślach odtwarzają się klasyczne scenariusze „co by było, gdyby”. 

Zanim przejdę dalej, chciałbym ostrzec czytelników, że niektóre z omawianych przeze mnie scenariuszy mogą być dla niektórych osób trudne ze względu na bardzo ciężką tematykę. 

Na przykład przypominam sobie sytuacje, w których dziecko znajdujące się pod naszą opieką musiało zostać pospiesznie zabrane do szpitala z powodu obrażeń, do których nie powinno było dojść. Innym razem myślę o rodzicu, który w tamtym momencie nie sprawował opieki nad swoim dzieckiem, a próbował je zabrać (na szczęście bez powodzenia). 

Musimy być najlepiej przygotowani na takie chwile. Właśnie w tym pomaga plan zarządzania kryzysowego w kościele. Prowadzenie kościołów i innych organizacji religijnych wiąże się z wieloma zagrożeniami, ale dzięki dobrze opracowanemu planowi można przynajmniej w większości scenariuszy uniknąć najgorszego możliwego wyniku. 

Omówię:

• Czym jest plan zarządzania ryzykiem w kościele?
• Jak stworzyć plan zarządzania ryzykiem w kościele?
• Szablon planu zarządzania ryzykiem w kościele

Czym jest plan zarządzania ryzykiem w kościele?

Plan zarządzania ryzykiem w kościele jest przewodnikiem i pomocą w obliczu niefortunnych okoliczności. To procedura, którą wdrażasz, gdy musisz zmierzyć się z możliwością wystąpienia czegoś strasznego. Służy dwóm głównym celom: pomaga przede wszystkim uniknąć wystąpienia określonych zdarzeń i ograniczyć związane z nimi ryzyko. 

Jesteśmy jednak tylko ludźmi, dlatego niestety prędzej czy później coś takiego może się wydarzyć. Drugim celem planu zarządzania ryzykiem w kościele jest więc pomoc w znalezieniu rozwiązania, gdy wydarzy się coś złego. Dzięki niemu wszyscy zaangażowani w służbę mają wspólne informacje i wytyczne, a także można zapobiec pogorszeniu się trudnej sytuacji. 

Zarządzanie ryzykiem jest niezbędne w każdym kościele i każdej służbie. Tworzenie planu zarządzania ryzykiem w kościele ani myślenie o nim nie należy do przyjemności, ale ostatecznie będziesz wdzięczny, że to zrobiłeś. 

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak stworzyć plan zarządzania ryzykiem w kościele?

Zanim zaczniesz wdrażać system rozpoznawania i unikania trudnych sytuacji, musisz najpierw stworzyć fizyczny dokument zawierający plan zarządzania ryzykiem w kościele. Będzie to podstawowy dokument, do którego będziesz sięgać w sytuacjach awaryjnych, dlatego musisz udostępnić go każdemu pracownikowi, wolontariuszowi, pastorowi, liderowi i każdej innej osobie, która może pomagać w twojej organizacji. 

Aby stworzyć taki plan, należy rozważyć cztery główne kroki. Są to kluczowe elementy ograniczania ryzyka. Szczegółowo omówię każdy z nich oraz przedstawię spostrzeżenia i wnioski zdobyte podczas mojej pracy w służbie. 

1. Zidentyfikuj zagrożenia w środowisku swojego kościoła

Zanim przejdziemy dalej, musimy poznać zagrożenia występujące w naszym otoczeniu. W każdym kościele mogą pojawić się liczne zagrożenia i problemy. Niektóre z nich są jednak charakterystyczne dla określonych rodzajów służby i lokalizacji. Aby uniknąć niefortunnych sytuacji, musisz wiedzieć, czego szukać. 

Oto lista głównych zagrożeń, z którymi spotkałem się podczas pracy nad bezpieczeństwem w kościele. Nie jest to wyczerpująca lista — mogą istnieć sytuacje, które mnie nie dotyczyły, ale dotyczą ciebie. Chciałbym również podkreślić, że lista ta stanowi praktyczne zastosowanie zasady wiary zamiast strachu — kluczowego elementu skutecznego radzenia sobie z ryzykiem w kościele.. 

• Wypadki
• Oskarżenia
• Napady
• Narkotyki
• Bójki
• Pożary
• Powodzie
• Nękanie
• Uczestnicy pod wpływem alkoholu
• Obrażenia
• Porwanie
• Pozwy sądowe
• Nagłe przypadki medyczne
• Klęski żywiołowe
• Przerwy w dostawie prądu
• Samookaleczenie
• Strzelanina
• Kradzież funduszy kościoła
• Kradzież
• Wandalizm

Zdecydowanie nie jest to pełna lista wszystkiego, z czym możesz się zetknąć w kontekście bezpieczeństwa w kościele. To tylko niektóre z głównych problemów, które widziałem, a nawet z którymi sam musiałem się mierzyć. Identyfikacja zagrożeń polega na rozpoznaniu tego, co może się wydarzyć, a następnie zaplanowaniu działań z wyprzedzeniem, z uwzględnieniem tej wiedzy. 

Na przykład: Byłem zastępcą dyrektora służby dziecięcej w średniej wielkości kościele. Narkotyki i bójki stanowiły szczególny problem (tak, nawet wśród dzieci). Mieliśmy system autobusowy, który w każdy czwartkowy wieczór i niedzielny poranek przywoził do naszego kościoła tysiące dzieci z całego hrabstwa Los Angeles. 

Niektóre z tych dzieci nie znały żadnego innego sposobu na przeforsowanie swojego zdania niż walka lub eksperymentowanie z narkotykami. W związku z tym były to istotne problemy, z którymi musieliśmy się zmierzyć w naszym zborze, zarówno wśród dzieci, jak i dorosłych. Ponieważ było to oczywiste ryzyko, które musieliśmy stale brać pod uwagę, przygotowaliśmy wiele planów i scenariuszy. 

Dzięki temu mieliśmy wdrożone procedury, więc gdy ktoś zażywał heroinę w łazience, wiedzieliśmy, co zrobić dalej. Gdy dwoje dzieci zaczynało okładać się pięściami, mieliśmy rozwiązanie określające, jak zająć się obojgiem i powiadomić ich rodziców. 

Gdy poznasz główne zagrożenia, które mogą wystąpić w twoim kościele (a także te mniej powszechne), możesz się na nie przygotować. 

2. Oceń zagrożenia i ich skutki

Samo zidentyfikowanie zagrożenia nie wystarczy, ponieważ musimy również ocenić jego poziom. Niektóre potencjalne zagrożenia są bardziej prawdopodobne niż inne, a niektóre problemy będą miały bardziej negatywne skutki niż pozostałe. Ogólnie rzecz biorąc, wcześniej zidentyfikowane zagrożenia należy podzielić na cztery kategorie: 

• Niskie prawdopodobieństwo i mały wpływ: Takie sytuacje rzadko się zdarzają, a gdy już wystąpią, łatwo sobie z nimi poradzić. 
• Niskie prawdopodobieństwo i duży wpływ: Te zagrożenia występują rzadko, ale jeśli się pojawią, zrujnują twój zbór i przywództwo. 
• Wysokie prawdopodobieństwo i mały wpływ: Są to powszechne scenariusze, które mogą regularnie występować, ale gdy się pojawią, łatwo sobie z nimi poradzić. 
• Wysokie prawdopodobieństwo i duży wpływ: Najgorsza z czterech kategorii. Są to scenariusze wysokiego ryzyka, które mogą często się zdarzać i wpływać na wszystkich wokół. 

Oznacza to, że niektóre zagrożenia są bardzo mało prawdopodobne, podczas gdy inne są niezwykle prawdopodobne. Na przykład (upraszczając), prawdopodobieństwo, że dziecko dozna urazu podczas zajęć dla dzieci w twoim kościele, jest właściwie gwarantowane. Dzieci będą się bawić, biegać i dobrze spędzać czas, a w końcu ktoś zrobi sobie krzywdę.

Wpadną na siebie, będą się wzajemnie uderzać i tak dalej. To scenariusz o bardzo wysokim prawdopodobieństwie w niemal każdym kościele. Z drugiej strony sytuacją o niskim prawdopodobieństwie może być powódź, zależnie od twojej lokalizacji, na którą możesz przygotować się z wyprzedzeniem.

Jest jednak jeszcze druga kwestia — wpływ, jaki może mieć dana sytuacja. Sytuacje o małym wpływie to takie, które po wystąpieniu scenariusza mają minimalne konsekwencje, dlatego można sobie z nimi szybko i bezpiecznie poradzić. Wracając do dzieci, drobne urazy, takie jak siniaki i guzy, mają mały wpływ. 

Istnieje również duże prawdopodobieństwo ich wystąpienia, ale są na tyle niegroźne, że powinieneś z łatwością móc sobie z nimi poradzić. Z drugiej strony scenariusze o dużym wpływie są najgorsze z najgorszych. To tragiczne sytuacje, których chcesz uniknąć za wszelką cenę. Należą do nich na przykład pożar lub porwanie, które mogą zrujnować cały kościół, społeczność i wszystkich jej członków. 

Aby rozróżnić niski i wysoki poziom prawdopodobieństwa zagrożenia, wystarczy przyjrzeć się środowisku, w którym działa twój kościół. Jeśli w twojej społeczności nie ma wysokiego poziomu zażywania narkotyków, handel narkotykami w twoim kościele może nie być dużym powodem do obaw. 

Z drugiej strony, jeśli w twojej okolicy często występują deszcze i burze, tornada, przerwy w dostawie prądu i powodzie mogą być zagrożeniami o bardzo wysokim prawdopodobieństwie, które wymagają ubezpieczenia i innych zabezpieczeń.

3. Ogranicz zagrożenia, aby uniknąć katastrofy

Masz już określone zagrożenia i podzieliłeś je na kategorie, więc teraz nadszedł czas na działanie. Mając na uwadze cztery kategorie zagrożeń, kolejnym krokiem jest podjęcie wszelkich możliwych działań, aby im zapobiec. Każda sytuacja będzie wymagała innych procesów ograniczania ryzyka, ale istnieją pewne ogólne zasady. 

Przeanalizujmy każdą z czterech kategorii. Uważam, że scenariusz o niskim prawdopodobieństwie i małym wpływie jest najmniej niepokojący z całej grupy. Jest to jeden z obszarów ryzyka, w których możesz znaleźć rozwiązania tych problemów, wdrożyć je lub stworzyć dokument opisujący postępowanie na wypadek ich wystąpienia. 

Załóżmy na przykład, że scenariuszem o niskim ryzyku i małym wpływie jest wandalizm na terenie twojego kościoła (kwestia, która powinna być częścią twojej strategii zarządzania nieruchomościami kościoła). Graffiti i podobne akty wandalizmu mogą nie być zbyt częste, a ich skutki nie byłyby zbyt poważne. W takim przypadku możesz jedynie zamontować kamery w alejkach i na zewnętrznych częściach terenu kościoła, aby złapać sprawców. Możesz również mieć przygotowaną ekipę sprzątającą na wypadek, gdyby do tego doszło. 

Z drugiej strony scenariusz o niskim ryzyku i dużym wpływie wymaga znacznie więcej. Potrzebne są szczegółowe plany awaryjne i systemy, które pozwolą utrzymać ryzyko na niskim poziomie. Na przykład pożary, miejmy nadzieję, nie zdarzają się zbyt często, ale co robisz, aby tak pozostało? 

Musisz dopilnować przestrzegania odpowiednich przepisów przeciwpożarowych, a także wyjść poza ich minimum. Możesz wprowadzić zasadę, że gotować mogą wyłącznie odpowiednio przeszkoleni pracownicy. Ściśle egzekwuj zakaz palenia na terenie obiektu. Opracuj także plany ewakuacji, o których wszyscy wiedzą, i co jakiś czas przeprowadzaj ich ćwiczenia. 

Scenariusze o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia i niewielkim wpływie mogą nie brzmieć aż tak źle, ale nie należy ich lekceważyć. Ze względu na wysokie ryzyko wystąpienia takich sytuacji wymagają one odpowiedniej uwagi i działań zapobiegawczych, aby ich skutki pozostały niewielkie. Zalecam stałe przypomnienia, szkolenia i szczegółowe plany mające na celu ograniczenie konsekwencji tych scenariuszy.

Na przykład, podobnie jak wcześniej, za scenariusz o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia i niewielkim wpływie uznałbym drobny uraz wynikający z tego, że jedno dziecko uderzyło inne. To, że może chodzić tylko o niewielkie stłuczenie niewymagające pomocy medycznej, nie oznacza, że nie należy potraktować sprawy poważnie. Jeśli wiadomo, że dziecko zachowuje się agresywnie, należy podjąć odpowiednie działania, aby nie zrobiło komuś krzywdy. 

Na przykład wcześniej musiałem zakazać dzieciom w wieku 12 lat i młodszym korzystania z autobusu lub je tymczasowo zawiesić w tym prawie i była to jedna z najtrudniejszych decyzji w moim życiu, ale była konieczna, aby chronić pozostałe dzieci. Czasami te sytuacje o wysokim ryzyku i niewielkim wpływie mają wystarczająco proste rozwiązania, ale nie pozwól, aby pozostały zignorowane tylko dlatego, że pozornie nie mają aż tak dużego znaczenia.

Jeśli będziesz je zbyt długo ignorować, mogą i z pewnością przerodzą się w scenariusze o dużym wpływie. 

Skoro mowa o dużym wpływie, istnieją również sytuacje o wysokim ryzyku i poważnych skutkach, które są najbardziej niszczycielskie i alarmujące. Wymagają one najwyższego poziomu troski, uwagi i możliwie najlepszego planowania. Przeznacz wszystkie dostępne zasoby związane z bezpieczeństwem i zarządzaniem ryzykiem na zapobieganie tym sytuacjom, ale miej świadomość, że mogą, a nawet prawdopodobnie będą miały miejsce. 

W związku z tym potrzebujesz równowagi między zapobieganiem a rozwiązywaniem problemów. Istnieje duża szansa, że w pewnym momencie taka sytuacja się wydarzy. Potrzebujesz równie solidnych planów awaryjnych dotyczących tego, jak sobie z nimi radzić, gdy już wystąpią. Nie są one łatwe ani przyjemne do opanowania i zdecydowanie stanowią najtrudniejszą część zarządzania ryzykiem. 

Przykładem z mojego doświadczenia była nietrzeźwa osoba uczestnicząca w nabożeństwie. Jak wspomniano, przyjmowaliśmy do kościoła dorosłych i często zdarzało się, że byli oni pijani lub pod wpływem narkotyków. Była to sytuacja o dużym wpływie, ponieważ taka osoba mogła kogoś zaatakować, zakłócić całe nabożeństwo, a nawet spróbować wejść na scenę. 

To najtrudniejsze scenariusze, ale istnieją możliwe metody zapobiegania im, jeśli masz odpowiednie plany działania. W naszym przypadku na terenie całego obiektu byli ochroniarze, którzy przez cały czas obserwowali wszystkich i pilnowali sceny.

Nie było to przyjemne i nie wyglądało dobrze w przypadku kościoła, ale było konieczne. Mieliśmy też dobre relacje z lokalnymi władzami, co pozwalało skutecznie i natychmiast reagować, gdy tylko ktoś zaczynał zakłócać porządek. W związku z tym zawsze sugeruję przeprowadzanie weryfikacji przeszłości wszystkich wolontariuszy kościelnych, którymi zarządzasz, oraz pracowników.

Lista kontrolna bezpieczeństwa kościoła może pomóc w ograniczaniu ryzyka.

4. Dokumentuj ryzyko i monitoruj je

Przeprowadziłeś ocenę ryzyka, sklasyfikowałeś potencjalne zagrożenia i wdrażasz środki kontroli ryzyka dla każdego z nich. Teraz nadszedł czas na szczegółową część planu zarządzania ryzykiem w kościele. Ten etap również nie jest przyjemny, ale jest równie konieczny. Nadszedł czas, aby rozpocząć dokumentowanie ryzyka występującego w twoim kościele i monitorowanie go. 

Oznacza to tworzenie dokumentów i formalnych zasad zarządzania ryzykiem, w których odnotujesz problemy występujące w twoim kościele oraz to, co ostatnio zrobiłeś, aby im zapobiec. W tym miejscu odnotowujesz, kiedy ostatnio przeprowadzono ćwiczenia przeciwpożarowe lub sprawdzono zamki we wszystkich oknach i drzwiach. Na tym etapie tworzysz również plany bezpieczeństwa kościoła określające, jak zapobiegać różnym sytuacjom i co robić, gdy już się wydarzą. 

To również tutaj zaczynasz monitorować ryzyko w swoim lokalnym kościele. Śledź prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego wpływ, a także działania podejmowane w celu ograniczenia tego ryzyka. Jeśli dana sytuacja już się wydarzyła, odnotuj, jak i dlaczego do niej doszło oraz co zrobisz, aby wyciągnąć z niej wnioski. 

Na przykład monitorowanie ryzyka może obejmować prowadzenie rejestru wszystkich osób znających hasło do komputerów, aby zapobiec kradzieży. W ramach strategii zapobiegawczej możesz również zmieniać hasło co kilka miesięcy. W ten sposób zmniejszasz prawdopodobieństwo kradzieży i masz listę wszystkich osób znających hasło, dzięki czemu będziesz wiedzieć, do kogo zwrócić się w przypadku możliwej kradzieży.

Szablon planu zarządzania ryzykiem w kościele

Mając to wszystko na uwadze, opracowanie planu zarządzania ryzykiem lub list kontrolnych dla kościoła może wydawać się przytłaczające. Jest to jednak absolutnie, w 100% konieczne. Wszyscy wolontariusze, przywódcy kościoła i inne osoby zaangażowane w pracę w twojej posłudze powinni znać zagrożenia i plany ograniczania ryzyka przedstawione w formie list kontrolnych, dokumentów itp. 

Aby ci w tym pomóc, tutaj znajdziesz bardzo podstawowy i prosty szablon zarządzania ryzykiem w kościele, którego możesz użyć jako podstawy dla swojego kościoła.

Zarządzanie ryzykiem zaczyna się od naszych przywódców

Prowadzenie kościoła lub posługi nie jest łatwe, a zarządzanie ryzykiem w kościele nigdy nie jest przyjemne. Jest jednak jednym z najbardziej podstawowych i koniecznych elementów prowadzenia skutecznej, bezpiecznej i zgodnej z Bożym zamysłem posługi. 

Nie możemy dzielić się miłością Boga, jeśli najpierw nie zatroszczymy się o wszystkich naszych bliźnich i nie zapewnimy im bezpieczeństwa oraz ochrony na wszystkie możliwe sposoby. Oczywiście będą zdarzać się błędy, ale właśnie dlatego musimy odpowiednio i z dużym wyprzedzeniem planować działania na wypadek tych niefortunnych scenariuszy. 

Dlatego zarządzanie ryzykiem w kościele nie jest przyjemne, ale przygotowanie planu jest absolutnie konieczne. Powiedziawszy to, rozumiem, że nie był to najbardziej ekscytujący temat do omówienia. Zespół ds. bezpieczeństwa jest ważnym elementem zarządzania ryzykiem i sytuacjami kryzysowymi. Przeczytaj tutaj więcej o zespołach ds. bezpieczeństwa w kościele i podręcznikach bezpieczeństwa kościoła.

Dlatego zalecam, aby w następnej kolejności zapoznać się z naszym artykułem o tym, jak mentorować młodych liderów i budować ich oddanie. To znacznie przyjemniejszy i lżejszy temat w porównaniu z powagą tego, o czym była mowa tutaj. Ponadto odpowiednie przeszkolenie personelu naszego kościoła przygotuje go do wspierania procedur zarządzania ryzykiem i radzenia sobie z wszelkimi potencjalnymi kryzysami w kościele, które mogą się pojawić.