Kyrkans kontoplan: En pastors ultimata guide

• Fondredovisning. Kyrkor måste använda fondredovisning för att säkerställa att donationerna används för de ändamål de var avsedda för. I kontoplanen ser du olika fonder listade, till exempel allmän fond, missionsfond eller byggnadsfond.
• Intäktskällor. Kyrkor har inte försäljning eller tjänsteintäkter. I stället kan ditt intäktskonto vara listat som tionde eller donationer, och du kan också se konton som bidrag eller insamlingsintäkter. (Att använda programvara för bidragshantering kan också hjälpa till med detta; det finns dessutom många andra fördelar med programvara för bidragshantering)
• Kostnadskategorier. Kostnaderna för din kyrka kommer sannolikt att hänföras till specifika församlingsverksamheter. I stället för att rapportera kostnad för sålda varor och allmänna omkostnader kan du kategorisera dina kostnader i kategorier som ungdomsverksamhet och kostnader för gudstjänst/ljud och bild.
• Skatteöverväganden. Eftersom kyrkan har skattebefriad status behöver du inte registrera betalbar inkomstskatt eller avsättning för inkomstskatt. Det kan dock finnas behov av andra skattekonton, till exempel om du har rätt till skatteåterbäring.

Varför är en kontoplan för en kyrka viktig?

Kontoplanen utgör grunden för att bygga upp strukturen i kyrkans redovisningssystem. Den är en nödvändig del av varje kyrkas ekonomiska verktygslåda (till exempel Quickbooks). Utan den har du inget sätt att förstå kyrkans ekonomiska situation, och det skulle vara tidskrävande och frustrerande att hitta något. Om du inte har en kontoplan kommer dina ekonomiska uppgifter att se ut ungefär så här …

… Eller så kan det se ut så här (ovan). Ahh, så mycket bättre. När jag tittar på kyrkans ekonomi vill jag kunna se var allting finns utan att behöva dyka ner genom berg av uppgifter. 

Att följa upp och rapportera kyrkans ekonomi krävs för flera målgrupper, från kyrkans ekonomikommitté och Skatteverket till kyrkans medlemmar. Du måste snabbt och enkelt kunna skapa rapporteringsunderlag. Din kontoplan hjälper dig att åstadkomma detta. En förståelse för viktiga nyckeltal för kyrkor kan ytterligare förbättra din ekonomiska rapportering.

Jag har kommit fram till att det bästa sättet att göra detta är att arbeta tillsammans med vår fantastiska ekonomikommitté. Det är de som har fått i uppdrag att övervaka hanteringen av kyrkans ekonomi, så involvera dem i samtalet och dra nytta av deras expertis och erfarenhet när du upprättar din kontoplan.

Här är fördelarna med en organiserad och välstrukturerad kontoplan:

• Organiserade ekonomiska uppgifter. Dina ekonomiska transaktioner kommer att organiseras i ett korrekt system som gör det enkelt att hitta den information du behöver. 
• Förbättrad ekonomisk rapportering. Du kommer att kunna skapa korrekta och informativa ekonomiska rapporter, till exempel resultaträkningar och balansräkningar. Du får en bättre bild av kyrkans ekonomiska ställning.
• Efterlevnad och transparens. Efterlevnaden av federala och delstatliga skatteregler kommer att följas upp effektivt. För kyrkor kommer användningen av öronmärkta och icke öronmärkta medel att rapporteras korrekt.
• Effektiv revision och avstämning. Revisionsprocessen förenklas eftersom revisorerna kan hitta specifika transaktioner och fondsaldon. Det effektiviserar även bankavstämningar, löneavstämningar och andra ekonomiska granskningar genom att tillhandahålla en tydlig struktur för att följa upp alla transaktioner.

Så här skapar du en kontoplan för en kyrka

Alla kontoplaner är olika, men de följer alla denna grundläggande struktur. Följ dessa principer så får du en organiserad och lättanvänd kontoplan.

Join The Community

Get tips and tools to make church admin quicker. So you can get more time for what matters most.

Get Free Access

Have an account? Log In

Steg 1: Identifiera viktiga kontokategorier

Börja med att dela upp dina konton i kategorier. De brukar delas in i fem grundläggande kategorier:

1. Tillgångar: Check- och sparkonton, lager, kundfordringar, utrustning med mera.
2. Skulder: Kreditkort, kortfristiga skulder, långfristiga skulder och bolån
3. Nettotillgångar: Kyrkans samtliga tillgångar minus samtliga skulder
4. Intäkter: Inkomster från donationer, insamlingar, bidrag och investeringar
5. Kostnader: Alla kostnader för att driva kyrkan

Steg 2: Fastställ specifika konton för varje kategori

Nu när du har dina kategorier ska du fastställa vilka konton som behöver ingå i varje kategori. Detta anpassas efter de specifika förutsättningarna i din kyrka. Du kan själv bestämma hur du vill organisera den. Du kanske vill ha ett konto för varje verksamhetsgrupp som kan ta emot intäkter eller ådra sig kostnader. Du kan också skapa underkonton. Du kan till exempel gruppera kostnader för byggnaden, eller kategorisera olika kostnader för förbrukningsmaterial (till exempel pappersvaror, kaffe och förfriskningar samt kontorsmaterial) under ett huvudkonto som kallas Kontorsmaterial.

Steg 3: Tilldela kontonummer

Tilldela varje konto ett unikt nummer för att förenkla identifiering och registrering av uppgifter. Ett vanligt nummersystem följer detta mönster:

• 1000-1999 för tillgångar
• 2000-2999 för skulder
• 3000-3999 för eget kapital/nettotillgångar
• 4000-4999 för intäkter
• 5000-5999 för kostnader

Steg 4: Granska och anpassa efter kyrkans behov

Innan du slutför kontoplanen bör du granska den för att säkerställa att den överensstämmer med din kyrkas specifika behov. Fundera på om strukturen kommer att ge tillräckligt stöd för framtida tillväxt eller förändringar. Du kan alltid gå tillbaka och lägga till eller ändra något senare om det behövs. Registrera några transaktioner i den för att säkerställa att allt fungerar som förväntat och att kontona är korrekt kategoriserade. Detta kan hjälpa dig att upptäcka fel eller ineffektivitet innan den genomförs fullt ut.

Steg 5: Lägg till ingående saldon

Om du inte driver en helt nystartad kyrka har du ingående saldon som du behöver importera till din nya kontoplan. Om det är ett helt nytt år importerar du endast dina tillgångar, skulder och ditt egna kapital. Om året redan har påbörjats behöver du ta med alla intäkter och kostnader för det innevarande året.

2024 års högst rankade bokföringsprogram för kyrkor

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Gracely — Bäst för hantering av församlingens ekonomi
2. 2. ChMeetings — Bäst för integrerad bokföring för kyrkor
3. 3. Xero — Bäst för inbyggt stöd för flera valutor
4. 4. QuickBooks Online — Bäst för heltäckande bokföring
5. 5. DualEntry — Bäst för AI-drivna transaktionsmatchningar
6. 6. Tithe.ly — Bäst för synkronisering av donationer med QuickBooks
7. 7. ZipBooks — Bäst för kostnadsfri kyrkobokföring
8. 8. Sage Intacct — Bäst för skalbarhet
9. 9. IconCMO — Bästa fondredovisningen för kyrkor
10. 10. Botkeeper — Bäst för AI-automatiserad bokföring

Gratis mall att ladda ner

Jag har skapat en exempelmall för en kontoplan som kan hjälpa dig att komma igång. Anpassa den gärna efter dina behov:

Bästa praxis för kyrkans kontoplan

Nu när du har skapat din kontoplan kan du använda den för att registrera dina uppgifter, skapa rapporter, hålla koll på kyrkans ekonomi och spara kyrkans ekonomiska dokument under rätt tidsperiod. Allt detta är en del av grunderna i att hantera kyrkans ekonomi. Här är några av de bästa metoderna för att hantera din kontoplan.

#1: Använd fondredovisning för transparens.

Ideella organisationer måste enligt IRS använda fondredovisning. Det är i kontoplanen som du ställer in detta. Fondredovisning håller reda på de olika typerna av donationer du tar emot och säkerställer att de fördelas till rätt utgifter. Detta säkerställer transparens, hjälper dig att följa hur fonderna används och bygger förtroende hos givarna genom att visa att öronmärkta gåvor används på rätt sätt.

#2: Kategorisera utgifter efter verksamhet eller program.

Skapa utgiftskonton baserat på den tillhörande verksamheten eller det tillhörande programmet. Detta är praktiskt när du utarbetar kyrkans budget eller om du får förfrågningar om utgifter för ett specifikt team. Genom att kategorisera utgifterna efter verksamhet har du svaren till hands när du behöver dem.

#3: Granska och uppdatera kontoplanen regelbundet

Kyrkans behov kommer alltid att förändras, så det är viktigt att regelbundet granska och justera kontoplanen för att säkerställa att den fungerar bra för dig och korrekt återspeglar kyrkans ekonomiska situation. Fundera på hur pastorns lön utifrån kyrkans storlek kan påverka din ekonomiska planering. Lägg till eller ta bort konton efter behov för att hålla kontoplanen relevant. Om kyrkan till exempel startar en ny verksamhet eller ett nytt program kan nya konton behövas. Om ett program avslutas kan du överväga att arkivera eller stänga relaterade konton.

More Articles

• Skribent om trosbaserat ledarskap

#4: Håll kontoplanen enkel och lättbegriplig

Du vill inte ha för många konton … men du vill inte heller ha för få! Det kan vara en balansgång att hitta den perfekta nivån. Undvik att göra kontoplanen alltför komplicerad med för många konton. Använd underkonton när det är möjligt för att gruppera relaterade utgifter och göra dem enkla att hitta och granska.

Läs mer

Att konfigurera kontoplanen i ditt bokföringsprogram (detta hjälper dig att se till att du får alla fördelar med bokföringsprogram för kyrkor) är det första steget mot att hantera ekonomin i din kyrka. Men stanna inte där. Jag har fler resurser åt dig så att du kan fortsätta framåt. Du blir expert på nolltid!

• Skapa och finslipa din budget med En pastors guide: Så skapar du en kyrkobudget.
• Håll dokumenten säkra och skyddade med Pastorns fullständiga guide: Hantering av kyrkliga dokument.

Du kan läsa mer om hur du hanterar kyrkans ekonomi här:

• Läs mer om lösningar för ideella organisationer från Springly.
• Fördjupa dig i kontoplaner tillsammans med ChurchTrack.com
• Upptäck bästa ekonomiska praxis för kyrkor från MinistryBrands.com

En snabb (orelaterad) tanke:

Angående dina onlinetjänster … En välskött onlineverksamhet hjälper kyrkor att nå långt bortom sina väggar. Att studera de bästa onlinekyrkorna och förstå hur man startar en onlinekyrka kan förbättra din digitala räckvidd. Kyrkan är kallad att vara salt och ljus överallt – även online. Det är det nya missionsfältet. Bara något att fundera på.

Prenumerera på The Lead Pastor-nyhetsbrevet

Ta del av insikter och beprövade strategier för församlingsarbete från erfarna pastorer och församlingsledare. Håll kontakten för att kunna vägleda din församling med självförtroende och tydlighet.

Prenumerera nu – vi vill gärna ha dig med.