Czym jest plan kont kościoła?
Plan kont (COA) to lista wszystkich kont, których kościół będzie używać do rejestrowania transakcji w księdze głównej. Lista ta służy do organizowania danych w formacie, który jest czytelny i ma sens z punktu widzenia raportowania. Plan kont jest zazwyczaj podzielony na 5 kategorii: aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody i wydatki.
Plan kont organizacji non-profit różni się od planu kont zwykłej firmy przede wszystkim tym, jak odzwierciedla specyficzną działalność finansową i wymagania dotyczące raportowania kościoła. Chociaż podstawowe zasady rachunkowości pozostają takie same, kościoły mają wyjątkowe potrzeby związane ze śledzeniem funduszy, darowizn i wydatków programowych, które zazwyczaj nie występują w firmach nastawionych na zysk.
Poniżej przedstawiono niektóre różnice, które można zauważyć w planie kont kościoła:
- Rachunkowość funduszy. Kościoły są zobowiązane do stosowania rachunkowości funduszy, aby mieć pewność, że darowizny są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. W planie kont można znaleźć różne fundusze, takie jak fundusz ogólny, fundusz misyjny czy fundusz budowlany.
- Źródła przychodów. Kościoły nie uzyskują przychodów ze sprzedaży ani usług. Zamiast tego konto przychodów może być określone jako dziesięciny lub darowizny, a także mogą pojawić się konta takie jak dotacje lub przychody ze zbiórek. (W tym zakresie może również pomóc oprogramowanie do zarządzania dotacjami ; istnieje także wiele innych korzyści z oprogramowania do zarządzania dotacjami)
- Kategorie wydatków. Wydatki kościoła prawdopodobnie będą przypisane do konkretnych zespołów duszpasterskich. Zamiast raportowania kosztu sprzedanych towarów i kosztów ogólnych, wydatki można kategoryzować według takich kategorii jak duszpasterstwo młodzieży oraz wydatki na uwielbienie i sprzęt audiowizualny.
- Kwestie podatkowe. Ze względu na zwolnienie kościoła z podatku nie będzie potrzeby rejestrowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego ani rezerwy na podatek dochodowy. Mogą jednak być potrzebne inne konta podatkowe, na przykład jeśli kościół kwalifikuje się do ulg podatkowych.
Dlaczego plan kont kościoła jest ważny?
Plan kont stanowi podstawę do utworzenia struktury w systemie rachunkowości kościoła. Jest niezbędnym elementem finansowego zestawu narzędzi każdego kościoła (na przykład Quickbooks). Bez niego nie będzie można zrozumieć sytuacji finansowej kościoła, a znalezienie jakiejkolwiek informacji będzie czasochłonne i frustrujące. Jeśli nie masz planu kont, dane finansowe będą wyglądać mniej więcej tak…
…Albo mogą wyglądać tak (powyżej). Ach, o wiele lepiej. Kiedy analizuję finanse kościoła, chcę móc zobaczyć, gdzie znajduje się wszystko, bez konieczności przedzierania się przez góry danych.
Śledzenie i raportowanie finansów kościoła jest wymagane przez wiele grup odbiorców — od komitetu finansowego kościoła, przez IRS, po członków kościoła. Musisz mieć możliwość szybkiego i łatwego generowania danych do raportów. Plan kont pomoże Ci to osiągnąć. Zrozumienie ważnych wskaźników kościoła może dodatkowo usprawnić raportowanie finansowe.
Uważam, że najlepszym sposobem na podejście do tego zadania jest współpraca z naszym niesamowitym komitetem finansowym kościoła. To właśnie jego członkowie zostali wyznaczeni do nadzorowania zarządzania finansami kościoła, dlatego warto zaangażować ich w rozmowę i wykorzystać ich wiedzę oraz doświadczenie przy tworzeniu planu kont.
Oto korzyści wynikające z uporządkowanego i dobrze skonstruowanego planu kont:
- Uporządkowane dane finansowe. Transakcje finansowe będą uporządkowane w dokładnym systemie, dzięki czemu łatwo znajdziesz potrzebne informacje.
- Lepsze raportowanie finansowe. Będziesz mieć możliwość generowania dokładnych i zawierających istotne informacje sprawozdań finansowych, takich jak rachunki zysków i strat oraz bilanse. Uzyskasz lepszy obraz kondycji finansowej kościoła.
- Zgodność z przepisami i przejrzystość. Zgodność z federalnymi i stanowymi przepisami podatkowymi będzie skutecznie monitorowana. W przypadku kościołów prawidłowo raportowane będzie wykorzystanie funduszy ograniczonych i nieograniczonych.
- Sprawniejszy audyt i uzgadnianie. Proces audytu zostaje uproszczony, ponieważ audytorzy mogą łatwo zlokalizować konkretne transakcje i salda funduszy. Usprawni to również uzgadnianie rachunków bankowych, uzgadnianie płac i inne przeglądy finansowe, zapewniając przejrzyste ramy do śledzenia wszystkich transakcji.
Jak skonfigurować plan kont kościoła
Każdy plan kont jest inny, ale wszystkie będą miały tę podstawową strukturę. Postępuj zgodnie z tymi zasadami, a uzyskasz uporządkowany i łatwy w użyciu plan kont.
Have an account? Log In
Krok 1: Określ główne kategorie kont
Zacznij od podzielenia kont na kategorie. Zwykle obejmują one pięć podstawowych kategorii:
- Aktywa: rachunki bieżące i oszczędnościowe, zapasy, należności, wyposażenie itp.
- Zobowiązania: karty kredytowe, zobowiązania krótkoterminowe, zobowiązania długoterminowe, kredyty hipoteczne
- Aktywa netto: wszystkie aktywa kościoła pomniejszone o wszystkie zobowiązania
- Przychody: dochody z darowizn, zbiórek funduszy lub dotacji i inwestycji
- Wydatki: wszystkie koszty związane z prowadzeniem kościoła
Krok 2: Określ konkretne konta dla każdej kategorii
Teraz, gdy masz już kategorie, określ, które konta należy uwzględnić w każdej z nich. Zostanie to dostosowane do specyfiki Twojego kościoła. Możesz zdecydować, jak chcesz je uporządkować. Możesz utworzyć konto dla każdego zespołu duszpasterskiego, który może otrzymywać dochody lub generować koszty. Możesz również utworzyć konta podrzędne. Możesz na przykład pogrupować koszty związane z budynkiem albo różne koszty zaopatrzenia (np. materiały papiernicze, kawa i przekąski oraz materiały piśmienne) pod jednym głównym kontem o nazwie Materiały biurowe.
Krok 3: Przypisz numery kont
Przypisz unikalny numer do każdego konta, aby uprościć jego identyfikację i wprowadzanie danych. Typowy system numeracji wygląda następująco:
- 1000-1999 dla aktywów
- 2000-2999 dla zobowiązań
- 3000-3999 dla kapitału własnego/aktywów netto
- 4000-4999 dla przychodów
- 5000-5999 dla wydatków
Krok 4: Przejrzyj plan i dostosuj go do potrzeb kościoła
Przed sfinalizowaniem planu kont przejrzyj go, aby upewnić się, że odpowiada potrzebom Twojego kościoła. Zastanów się, czy jego struktura będzie odpowiednio wspierać przyszły rozwój lub zmiany. W razie potrzeby zawsze możesz później wrócić do planu i coś dodać lub zmienić. Wprowadź kilka transakcji, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami, a konta są prawidłowo skategoryzowane. Pomoże to wykryć błędy lub nieefektywne rozwiązania przed pełnym wdrożeniem.
Krok 5: Dodaj salda początkowe
Jeśli Twój kościół nie jest zupełnie nowy, będziesz mieć salda początkowe, które trzeba zaimportować do nowego planu kont. Jeśli właśnie rozpoczął się nowy rok, zaimportujesz tylko aktywa, zobowiązania i kapitał własny. Jeśli rok już trwa, musisz wprowadzić wszystkie przychody i wydatki za bieżący rok.
Najwyżej oceniane programy księgowe dla kościołów w 2024 roku
Bezpłatny szablon do pobrania
Przygotowałem przykładowy szablon planu kont, który pomoże Ci rozpocząć pracę. Możesz go dowolnie zmodyfikować na własne potrzeby:
Najlepsze praktyki dotyczące planu kont kościoła
Teraz, gdy utworzyłeś już plan kont, możesz używać go do rejestrowania danych, generowania raportów, monitorowania finansów kościoła oraz przechowywania dokumentacji kościoła przez odpowiedni czas. Wszystko to należy do podstaw zarządzania finansami kościoła. Oto niektóre z najlepszych praktyk dotyczących zarządzania planem kont.
#1: Stosuj rachunkowość funduszową dla zachowania przejrzystości.
Organizacje non-profit są zobowiązane przez IRS do stosowania rachunkowości funduszowej. To właśnie w planie kont ją skonfigurujesz. Rachunkowość funduszowa pozwala śledzić różne rodzaje otrzymywanych darowizn i zapewnia ich przeznaczenie na właściwe wydatki. Zapewnia to przejrzystość, pomaga monitorować wykorzystanie funduszy i buduje zaufanie darczyńców, pokazując, że darowizny celowe są wykorzystywane we właściwy sposób.
#2: Kategoryzuj wydatki według posługi lub programu.
Twórz konta wydatków na podstawie powiązanej posługi lub programu. Jest to przydatne podczas opracowywania budżetu kościoła lub gdy pojawiają się wnioski o wydatki dotyczące konkretnego zespołu. Kategoryzowanie wydatków według posługi pozwala mieć odpowiedzi pod ręką, gdy ich potrzebujesz.
#3: Regularnie przeglądaj i aktualizuj plan kont
Potrzeby kościoła będą się stale zmieniać, dlatego ważne jest regularne przeglądanie i dostosowywanie planu kont, aby mieć pewność, że dobrze spełnia swoją funkcję i dokładnie odzwierciedla sytuację finansową kościoła. Zastanów się, jak wynagrodzenie pastora w zależności od wielkości kościoła może wpłynąć na planowanie finansowe.Dodawaj lub usuwaj konta w razie potrzeby, aby plan kont pozostał aktualny. Jeśli na przykład kościół uruchomi nową posługę lub program, mogą być potrzebne nowe konta. Jeśli program się zakończy, rozważ zarchiwizowanie lub zamknięcie powiązanych kont.
More Articles
#4: Zachowaj prostotę i przejrzystość planu kont
Nie chcesz mieć zbyt wielu kont… ale nie chcesz też mieć ich zbyt mało! Znalezienie właściwego rozwiązania może wymagać zachowania równowagi. Unikaj nadmiernego komplikowania planu kont zbyt dużą liczbą kont. W miarę możliwości używaj kont podrzędnych, aby grupować powiązane wydatki i ułatwić ich dostęp oraz przeglądanie.
Dalsza nauka
Skonfigurowanie planu kont w używanym oprogramowaniu księgowym (dzięki temu upewnisz się, że uzyskasz wszystkie korzyści płynące z oprogramowania księgowego dla kościołów) to pierwszy krok do zarządzania finansami kościoła. Ale na tym nie poprzestawaj. Mam dla Ciebie więcej materiałów, które pomogą Ci iść dalej. Wkrótce staniesz się ekspertem!
- Opracuj i dopracuj swój budżet, korzystając z poradnika Poradnik pastora: jak utworzyć budżet kościoła.
- Chroń i zabezpiecz dokumentację, korzystając z poradnika Kompletny poradnik dla pastora: zarządzanie dokumentacją kościoła.
Więcej informacji o zarządzaniu finansami kościoła znajdziesz tutaj:
- Dowiedz się więcej o rozwiązaniach dla organizacji non-profit oferowanych przez Springly.
- Pogłęb swoją wiedzę, poznając plan kont wraz z ChurchTrack.com
- Poznaj najlepsze praktyki finansowe dla kościołów opracowane przez MinistryBrands.com
Szybka (niezwiązana z tematem) myśl:
A propos waszych usług online… Dobrze prowadzona posługa online pomaga kościołom docierać znacznie dalej niż poza ich mury. Analiza najlepszych kościołów online i zrozumienie, jak założyć kościół online, może poprawić wasz zasięg cyfrowy. Kościół jest powołany, aby być solą i światłem wszędzie — także w internecie. To nowe pole misyjne. Po prostu coś do przemyślenia.
Dołącz do newslettera The Lead Pastor
Posłuchaj doświadczonych pastorów i liderów kościołów, którzy dzielą się bezcennymi spostrzeżeniami i sprawdzonymi strategiami dotyczącymi służby. Pozostań w kontakcie, aby z pewnością siebie i jasnością prowadzić swój kościół.
Zapisz się teraz - będzie nam miło Cię powitać.
