Rekeningschema voor kerken: de ultieme gids voor predikanten
Wat is een rekeningschema voor een kerk?
Een rekeningschema (COA) is een lijst van alle rekeningen die een kerk gebruikt om haar transacties in het grootboek vast te leggen. Deze lijst wordt gebruikt om de gegevens te ordenen in een indeling die leesbaar en logisch is voor rapportagedoeleinden. Het COA is doorgaans verdeeld in 5 categorieën: activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
Een rekeningschema voor een non-profitorganisatie verschilt van een regulier rekeningschema voor bedrijven voornamelijk in de manier waarop het de specifieke financiële activiteiten en rapportagevereisten van een kerk weerspiegelt. Hoewel de basisprincipes van de boekhouding hetzelfde blijven, hebben kerken unieke behoeften met betrekking tot het bijhouden van fondsen, donaties en programmakosten die doorgaans niet voorkomen in een bedrijf met winstoogmerk.
De volgende verschillen zul je zien in een rekeningschema voor een kerk:
Want more from The Lead Pastor?
Sign up for a free account to complete reading this article:
Have an account? Log In
- Fondsboekhouding. Kerken zijn verplicht fondsboekhouding te gebruiken om ervoor te zorgen dat donaties worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze bedoeld zijn. In het rekeningschema zie je verschillende fondsen vermeld staan, zoals het algemene fonds, missiefonds of bouwfonds.
- Inkomstenbronnen. Kerken hebben geen verkoop- of service-inkomsten. In plaats daarvan kan je inkomstenrekening vermeld staan als tienden of donaties en kun je ook rekeningen zien zoals subsidies of inkomsten uit fondsenwerving. (Het gebruik van software voor subsidiebeheer kan hierbij ook helpen; er zijn bovendien tal van andere voordelen van software voor subsidiebeheer)
- Uitgavencategorieën. De uitgaven van je kerk vallen waarschijnlijk onder specifieke bedieningsteams. In plaats van de kostprijs van verkochte goederen en overheadkosten te rapporteren, kun je je uitgaven indelen in categorieën zoals jeugdwerk en uitgaven voor aanbidding en audiovisuele middelen.
- Belastingoverwegingen. Vanwege de belastingvrije status van de kerk hoef je geen verschuldigde inkomstenbelasting of voorziening voor inkomstenbelasting vast te leggen. Er kunnen echter andere belastingrekeningen nodig zijn, bijvoorbeeld als je in aanmerking komt voor belastingteruggaven.
Waarom is een rekeningschema voor een kerk belangrijk?
Het COA vormt de basis voor het opzetten van de structuur in je kerkelijke boekhoudsysteem. Het is een noodzakelijk onderdeel van de financiële gereedschapskist van elke kerk (zoals bijvoorbeeld Quickbooks). Zonder dit schema heb je geen manier om inzicht te krijgen in de financiële toestand van de kerk, en het zoeken naar gegevens zou tijdrovend en frustrerend zijn. Als je geen rekeningschema hebt, zien je financiële gegevens er ongeveer zo uit…
…Of ze kunnen er zo uitzien (zoals hierboven). Ahh, dat is beter. Wanneer ik naar de financiën van de kerk kijk, wil ik kunnen zien waar alles staat zonder door bergen gegevens te hoeven graven.
Het bijhouden en rapporteren van de financiën van de kerk is vereist voor meerdere doelgroepen, van je financiële kerkcommissie tot de IRS en de leden van je kerk. Je moet snel en eenvoudig rapportagegegevens kunnen genereren. Je rekeningschema helpt je daarbij. Inzicht in belangrijke statistieken voor kerken kan je financiële rapportage verder verbeteren.
Ik heb gemerkt dat de beste aanpak is om samen te werken met onze geweldige financiële kerkcommissie. Zij zijn verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van de financiën van de kerk. Betrek hen dus bij het gesprek en benut hun expertise en ervaring bij het opzetten van je rekeningschema.
Hier zijn de voordelen van een georganiseerd en goed gestructureerd rekeningschema:
- Georganiseerde financiële gegevens. Je financiële transacties worden georganiseerd in een nauwkeurig systeem, waardoor je eenvoudig de informatie kunt vinden die je nodig hebt.
- Verbeterde financiële rapportage. Je kunt nauwkeurige en informatieve financiële overzichten genereren, zoals resultatenrekeningen en balansen. Je krijgt een beter beeld van de financiële gezondheid van de kerk.
- Naleving en transparantie. De naleving van federale en nationale belastingregels wordt effectief bijgehouden. Voor kerken wordt het gebruik van beperkte en onbeperkte fondsen correct gerapporteerd.
- Efficiënte controle en aansluiting. Het controleproces wordt vereenvoudigd, omdat controleurs specifieke transacties en fondsbalansen kunnen vinden. Ook bankafstemmingen, loonafstemmingen en andere financiële controles verlopen efficiënter doordat er een duidelijk kader is voor het bijhouden van alle transacties.
Een rekeningschema voor een kerk opstellen
Elk rekeningschema is anders, maar ze volgen allemaal deze basisstructuur. Volg deze principes en je hebt een georganiseerd en gebruiksvriendelijk COA.
Stap 1: Bepaal de belangrijkste rekeningcategorieën
Begin met het indelen van je rekeningen in categorieën. Deze vallen meestal in vijf basiscategorieën:
- Activa: betaal- en spaarrekeningen, voorraad, debiteuren, apparatuur enzovoort.
- Passiva: creditcards, kortlopende verplichtingen, langlopende verplichtingen, hypotheken
- Nettoactiva: alle activa van de kerk minus alle verplichtingen
- Inkomsten: inkomsten uit donaties, fondsenwerving, subsidies en beleggingen
- Uitgaven: alle kosten die verband houden met het runnen van de kerk
Stap 2: Bepaal specifieke rekeningen voor elke categorie
Nu je je categorieën hebt, bepaal je welke rekeningen in elke categorie moeten worden opgenomen. Dit wordt afgestemd op de specifieke kenmerken van jouw kerk. Je kunt zelf bepalen hoe je het wilt organiseren. Misschien wil je een rekening hebben voor elk ministerieteam dat inkomsten kan ontvangen of kosten kan maken. Je kunt ook subrekeningen aanmaken. Je kunt bijvoorbeeld je gebouwkosten groeperen, of de verschillende kosten voor benodigdheden (bijvoorbeeld papierwaren, koffie en versnaperingen en kantoorbenodigdheden) onderbrengen in één hoofdrekening met de naam Kantoorbenodigdheden.
Stap 3: Wijs rekeningnummers toe
Wijs aan elke rekening een uniek nummer toe om identificatie en gegevensinvoer te vereenvoudigen. Een typisch nummeringssysteem volgt dit patroon:
- 1000-1999 voor activa
- 2000-2999 voor passiva
- 3000-3999 voor eigen vermogen/nettoactiva
- 4000-4999 voor inkomsten
- 5000-5999 voor uitgaven
Stap 4: Controleer en pas aan op basis van de behoeften van de kerk
Voordat je het rekeningschema definitief maakt, controleer je het om er zeker van te zijn dat het aansluit bij de specifieke behoeften van jouw kerk. Ga na of de structuur toekomstige groei of veranderingen voldoende kan ondersteunen. Je kunt altijd later teruggaan en iets toevoegen of wijzigen als dat nodig is. Verwerk er een paar transacties in om te controleren of alles naar verwachting verloopt en de rekeningen correct zijn gecategoriseerd. Zo kun je fouten of inefficiënties opsporen voordat je het volledig implementeert.
Stap 5: Voeg je beginsaldi toe
Tenzij je een gloednieuwe kerk bent, heb je beginsaldi die je in je nieuwe rekeningschema moet importeren. Als het een volledig nieuw jaar is, importeer je alleen je activa, passiva en eigen vermogen. Als het jaar al gedeeltelijk is verstreken, moet je alle inkomsten en uitgaven voor het lopende jaar invoeren.
De best beoordeelde kerkelijke boekhoudprogramma's van 2024
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Gratis te downloaden sjabloon
Ik heb een voorbeeldsjabloon voor een rekeningschema gemaakt om je op weg te helpen. Pas het gerust aan voor jouw doeleinden:
Beste werkwijzen voor het rekeningschema van een kerk
Nu je je rekeningschema hebt opgesteld, kun je het gebruiken om je gegevens vast te leggen, rapporten te genereren, de financiën van de kerk bij te houden en de administratie van de kerk gedurende de juiste periode te bewaren. Dit maakt allemaal deel uit van de basisprincipes van het beheren van de financiën van de kerk. Hier volgen enkele beste werkwijzen voor het beheren van je rekeningschema.
#1: Gebruik fondsboekhouding voor transparantie.
Non-profitorganisaties zijn op grond van de voorschriften van de IRS verplicht fondsboekhouding te gebruiken. Je stelt dit in het rekeningschema in. Met fondsboekhouding houd je de verschillende soorten donaties die je ontvangt bij en zorg je ervoor dat ze aan de juiste uitgaven worden toegewezen. Dit zorgt voor transparantie, helpt het gebruik van fondsen te volgen en wekt vertrouwen bij donateurs doordat zichtbaar wordt dat geoormerkte giften op de juiste manier worden gebruikt.
#2: Categoriseer uitgaven per bediening of programma.
Maak uitgavenrekeningen aan op basis van de bijbehorende bediening of het bijbehorende programma. Dit is handig wanneer je de begroting van de kerk opstelt of wanneer je uitgavenverzoeken voor een specifiek team ontvangt. Door je uitgaven op basis van de bediening te categoriseren, heb je de antwoorden bij de hand wanneer je ze nodig hebt.
#3: Controleer en actualiseer het rekeningschema regelmatig
De behoeften van de kerk veranderen voortdurend. Daarom is het belangrijk om het rekeningschema regelmatig te controleren en aan te passen, zodat het goed blijft functioneren en de financiële situatie van de kerk nauwkeurig weergeeft. Bedenk hoe het salaris van de voorganger afhankelijk van de omvang van de kerk je financiële planning kan beïnvloeden.Voeg rekeningen toe of verwijder ze wanneer dat nodig is om het rekeningschema relevant te houden. Als de kerk bijvoorbeeld een nieuwe bediening of een nieuw programma start, kunnen nieuwe rekeningen nodig zijn. Als een programma eindigt, kun je overwegen de bijbehorende rekeningen te archiveren of af te sluiten.
#4: Houd het rekeningschema eenvoudig en begrijpelijk
Je wilt niet te veel rekeningen hebben… maar ook niet te weinig! Het kan lastig zijn om de juiste balans te vinden. Maak het rekeningschema niet onnodig ingewikkeld met te veel rekeningen. Gebruik waar mogelijk subrekeningen om gerelateerde uitgaven te groeperen, zodat je ze eenvoudig kunt raadplegen en controleren.
Meer informatie
Het instellen van het rekeningschema in je boekhoudsoftware (dit helpt ervoor te zorgen dat je alle voordelen van boekhoudsoftware voor kerken benut) is de eerste stap naar het beheren van de financiën van je kerk. Maar daar houdt het niet op. Ik heb nog meer hulpmiddelen voor je om verder te gaan. Voor je het weet, ben je een expert!
- Stel je begroting op en verfijn deze met Een handleiding voor voorgangers: zo maak je een begroting voor je kerk.
- Houd die administratie veilig en beschermd met De complete handleiding voor voorgangers: administratie van de kerk.
Hier vind je meer informatie over het beheren van de financiën van de kerk:
- Lees meer over oplossingen voor non-profitorganisaties van Springly.
- Verdiep je in het rekeningschema met ChurchTrack.com
- Ontdek de beste financiële werkwijzen voor kerken van MinistryBrands.com
Abonneer u op de nieuwsbrief van The Lead Pastor
Luister naar ervaren voorgangers en kerkleiders met waardevolle inzichten en bewezen strategieën voor de bediening. Blijf verbonden om uw kerk met vertrouwen en duidelijkheid te helpen leiden.
Abonneer u nu - we verwelkomen u graag.