Hva er en kontoplan for en kirke?
En kontoplan (COA) er en liste over alle kontoene en kirke vil bruke til å registrere transaksjonene sine i hovedboken. Denne listen brukes til å organisere dataene i et format som er lett å lese og gir mening for rapporteringsformål. Kontoplanen er vanligvis delt inn i fem kategorier: eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og utgifter.
En kontoplan for en ideell organisasjon skiller seg fra en vanlig kontoplan for en virksomhet først og fremst ved hvordan den gjenspeiler de spesifikke økonomiske aktivitetene og rapporteringskravene til en kirke. Selv om de grunnleggende regnskapsprinsippene er de samme, har kirker særegne behov knyttet til sporing av midler, donasjoner og programutgifter som vanligvis ikke finnes i en kommersiell virksomhet.
Her er noen forskjeller du vil se i en kontoplan for en kirke:
- Fondregnskap. Kirker må bruke fondregnskap for å sikre at donasjonene brukes til formålene de var ment for. Du vil se ulike fond oppført i kontoplanen, for eksempel generelt fond, misjonsfond eller byggefond.
- Inntektskilder. Kirker har ikke salgs- eller tjenesteinntekter. I stedet kan inntektskontoen din være oppført som tiende eller donasjoner, og du kan også se kontoer som tilskudd eller innsamlingsinntekter. (Bruk av programvare for tilskuddsadministrasjon kan også hjelpe med dette; det finnes også mange andre fordeler med programvare for tilskuddsadministrasjon)
- Utgiftskategorier. Utgiftene for kirken din vil sannsynligvis falle inn under bestemte tjenesteteam. I stedet for å rapportere varekostnader og indirekte kostnader kan du derfor kategorisere utgiftene i kategorier som ungdomsarbeid og utgifter til gudstjenester/lyd og bilde.
- Skattehensyn. På grunn av kirkens skattefrie status trenger du ikke å registrere betalbar inntektsskatt eller avsetning for inntektsskatt. Det kan imidlertid være behov for andre skattekontoer, for eksempel hvis du kvalifiserer for skatterabatter.
Hvorfor er en kontoplan for en kirke viktig?
Kontoplanen danner grunnlaget for å sette opp strukturen i kirkens regnskapssystem. Den er en nødvendig del av enhver kirkes økonomiske verktøykasse (for eksempel Quickbooks). Uten den har du ingen måte å forstå kirkens økonomiske situasjon på, og det vil være tidkrevende og frustrerende å finne frem til noe. Hvis du ikke har en kontoplan, vil de økonomiske dataene dine se omtrent slik ut …
… Eller de kan se slik ut (ovenfor). Ahh, det var bedre. Når jeg ser på kirkens økonomi, vil jeg kunne se hvor alt befinner seg uten å måtte lete gjennom fjell av data.
Sporing og rapportering av kirkens økonomi er nødvendig for flere målgrupper, fra kirkens økonomiutvalg til IRS og kirkens medlemmer. Du må raskt og enkelt kunne generere rapporteringsdata. Kontoplanen vil hjelpe deg med å oppnå dette. En forståelse av viktige kirkemåltall kan forbedre den økonomiske rapporteringen ytterligere.
Jeg har erfart at den beste måten å gjøre dette på er å samarbeide med vårt fantastiske økonomiutvalg. Det er de som har fått ansvaret for å føre tilsyn med forvaltningen av kirkens økonomi, så involver dem i samtalen og bruk deres ekspertise og erfaring til din fordel når du setter opp kontoplanen.
Her er fordelene ved en organisert og godt strukturert kontoplan:
- Organiserte økonomiske data. De økonomiske transaksjonene dine vil bli organisert i et nøyaktig system som gjør det enkelt å finne informasjonen du trenger.
- Bedre økonomisk rapportering. Du vil kunne generere nøyaktige og informative regnskapsoppstillinger, for eksempel resultatregnskap og balanse. Du vil få en bedre forståelse av kirkens økonomiske stilling.
- Etterlevelse og åpenhet. Etterlevelsen av føderale og statlige skatteregler vil bli fulgt opp effektivt. For kirker vil bruken av bundne og ubundne midler bli rapportert på riktig måte.
- Effektiv revisjon og avstemming. Revisjonsprosessen blir enklere fordi revisorene vil kunne finne bestemte transaksjoner og fondsbalanser. Det vil også effektivisere bankavstemminger, lønnsavstemminger og andre økonomiske gjennomganger ved å gi et tydelig rammeverk for sporing av alle transaksjoner.
Slik setter du opp en kontoplan for en kirke
Alle kontoplaner er forskjellige, men de følger alle denne grunnleggende strukturen. Følg disse prinsippene, så får du en organisert og brukervennlig kontoplan.
Have an account? Log In
Trinn 1: Identifiser viktige kontokategorier
Begynn med å dele kontoene dine inn i kategorier. De faller vanligvis inn i fem grunnleggende kategorier:
- Eiendeler: Bruks- og sparekontoer, lagerbeholdning, kundefordringer, utstyr osv.
- Gjeld: Kredittkort, kortsiktig gjeld, langsiktig gjeld og boliglån
- Netto eiendeler: Alle kirkens eiendeler minus all gjeld
- Inntekter: Inntekter fra donasjoner, innsamlinger eller tilskudd og investeringer
- Utgifter: Alle kostnader knyttet til driften av kirken
Trinn 2: Fastsett spesifikke kontoer for hver kategori
Nå som du har kategoriene dine, må du fastsette hvilke kontoer som skal inkluderes i hver kategori. Dette vil være tilpasset de spesifikke forholdene i kirken din. Du kan bestemme hvordan du vil organisere dem. Det kan være lurt å ha en konto for hvert tjenesteteam som kan motta inntekter eller pådra seg kostnader. Du kan også opprette underkontoer. Du kan for eksempel samle byggekostnadene, eller de ulike kostnadene til forbruksvarer (f.eks. papirvarer, kaffe og forfriskninger samt skrivesaker) kan kategoriseres under én hovedkonto kalt Kontorrekvisita.
Trinn 3: Tildel kontonumre
Tildel et unikt nummer til hver konto for å forenkle identifisering og registrering av data. Et typisk nummereringssystem følger dette mønsteret:
- 1000-1999 for eiendeler
- 2000-2999 for gjeld
- 3000-3999 for egenkapital/netto eiendeler
- 4000-4999 for inntekter
- 5000-5999 for utgifter
Trinn 4: Gå gjennom og tilpass etter kirkens behov
Før du ferdigstiller kontoplanen, bør du gå gjennom den for å sikre at den er i tråd med kirkens spesifikke behov. Vurder om strukturen vil støtte fremtidig vekst eller endringer på en tilfredsstillende måte. Du kan alltid gå tilbake og legge til eller endre noe senere ved behov. Registrer noen transaksjoner i den for å sikre at alt fungerer som forventet, og at kontoene er riktig kategorisert. Dette kan bidra til å avdekke feil eller ineffektivitet før full implementering.
Trinn 5: Legg inn inngående balanser
Med mindre du driver en helt ny kirke, vil du ha inngående balanser som må importeres til den nye kontoplanen din. Hvis det er et helt nytt år, importerer du bare eiendeler, gjeld og egenkapital. Hvis året allerede er påbegynt, må du ta med alle inntekter og utgifter for inneværende år.
De høyest rangerte regnskapsprogrammene for kirker i 2024
Gratis mal som kan lastes ned
Jeg har laget en eksempelmal for en kontoplan som kan hjelpe deg i gang. Du kan gjerne tilpasse den til dine behov:
Beste praksis for kirkens kontoplan
Nå som du har opprettet kontoplanen, kan du bruke den til å registrere dataene dine, generere rapporter, holde oversikt over kirkens økonomi og oppbevare kirkens regnskaper i riktig tidsperiode. Alt dette er en del av det grunnleggende innen økonomistyring i kirken. Her er noen av de beste metodene for å administrere kontoplanen.
#1: Bruk fondsregnskap for åpenhet.
Ideelle organisasjoner er pålagt av IRS å bruke fondsregnskap. Det er i kontoplanen du setter dette opp. Fondsregnskap holder oversikt over de ulike typene donasjoner du mottar, og sørger for at de fordeles til riktige utgifter. Dette sikrer åpenhet, gjør det enklere å følge bruken av midlene og bygger tillit hos giverne ved å vise at øremerkede gaver brukes på riktig måte.
#2: Kategoriser utgifter etter tjeneste eller program.
Opprett utgiftskontoer basert på den tilknyttede tjenesten eller programmet. Dette er nyttig når du utarbeider kirkens budsjett, eller hvis du mottar forespørsler om utgifter fra et bestemt team. Ved å kategorisere utgiftene etter tjeneste har du svarene tilgjengelig når du trenger dem.
#3: Gå regelmessig gjennom og oppdater kontoplanen
Kirkens behov vil alltid være i endring, så det er viktig å gå gjennom og justere kontoplanen regelmessig for å sikre at den fungerer godt for deg og nøyaktig gjenspeiler kirkens økonomiske situasjon. Tenk over hvordan pastorlønn etter kirkens størrelse kan påvirke den økonomiske planleggingen din.Legg til eller fjern kontoer etter behov for å holde kontoplanen relevant. Hvis kirken for eksempel starter en ny tjeneste eller et nytt program, kan det være nødvendig med nye kontoer. Hvis et program avsluttes, bør du vurdere å arkivere eller avslutte de tilknyttede kontoene.
More Articles
#4: Hold kontoplanen enkel og forståelig
Du vil ikke ha for mange kontoer … men du vil heller ikke ha for få! Det kan være en balansegang å finne det optimale nivået. Unngå å gjøre kontoplanen unødvendig komplisert med for mange kontoer. Bruk underkontoer når det er mulig, slik at relaterte utgifter grupperes sammen og blir enklere å finne og gå gjennom.
Vil du lære mer?
Å sette opp kontoplanen i regnskapsprogrammet ditt (dette bidrar til å sikre at du får alle fordelene ved regnskapsprogramvare for kirker) er det første steget mot å administrere økonomien i kirken. Men ikke stopp der. Jeg har flere ressurser du kan bruke for å fortsette læringen. Du blir ekspert på kort tid!
- Utarbeid og finjuster budsjettet med En pastors veiledning: Slik lager du et kirkebudsjett.
- Hold regnskapene trygge og sikre med Pastorens komplette veiledning: Håndtering av kirkens regnskaper.
Her kan du lære mer om å administrere kirkens økonomi:
- Les mer om løsninger for ideelle organisasjoner fra Springly.
- Gå mer i dybden på kontoplanen med ChurchTrack.com
- Oppdag beste økonomiske praksis for kirker fra MinistryBrands.com
En rask (uvedkommende) tanke:
Angående nettjenestene dine … En velfungerende nettbasert menighetstjeneste hjelper kirker med å nå langt utenfor sine egne vegger. Ved å studere de beste nettbaserte kirkene og forstå hvordan man starter en nettbasert kirke kan du forbedre den digitale rekkevidden din. Kirken er kalt til å være salt og lys overalt – også på nettet. Det er det nye misjonsfeltet. Bare noe å tenke på.
Bli med på The Lead Pastor-nyhetsbrevet
Hør fra erfarne pastorer og kirkeledere med uvurderlig innsikt og velprøvde strategier for menighetsarbeid. Hold kontakten, slik at du kan lede kirken din med trygghet og klarhet.
Abonner nå – vi vil gjerne ha deg med.
