Delegointi on vaikeaa, mutta nämä kaksi työkalua tekevät siitä helpompaa.
'Kyllä' on rajallinen voimavara: Jokainen hyväksymäsi tehtävä on lupaus, joka sinun on pidettävä, joten suhteuta toimintakykysi sen mukaisesti.
Jaksota tehtävien siirtämisestä käytävät keskustelut: Keskustele ensin johtokuntasi kanssa, aseta sitten henkilöstön odotukset uudelleen ja ota lopuksi mukaan työn vastaanottava henkilö.
Delegointiongelmat juontuvat yleensä syvemmältä: Todellinen ongelma on useammin hallinnan tarve, paljastumisen pelko tai identiteetin sitominen tarpeellisena olemiseen kuin puutteelliset järjestelmät.
55 % Yhdysvaltain pastoreista sanoo, että ylisitoutumisen välttäminen on yksi heidän suurimmista henkilökohtaisista haasteistaan. Osittain tämä johtuu pastoraalisen johtajuuden luonteesta. Näet tarpeita. Sinusta tuntuu, että sinulla on kapasiteettia. Ihmiset luottavat sinulle asioita. Ei ole ilmeisiä uusia johtajia, joille delegoida tehtäviä.
Ajan myötä hyvää tarkoittavien päätösten kasaantuminen muuttuu ylivoimaiseksi vastuun taakaksi.
Ongelma: automaattinen ”kyllä”
Ajattele tätä: jokainen uusi tehtävä, jonka otat vastuullesi, on lupaus, joka sinun on pidettävä. Et ole antelias, vaan välttelet vaikeaa tilannetta. Kyllä-sanominen on helpompaa kuin hankala keskustelu, joka seuraa kieltäytymisestä tai sanoista ”anna minun etsiä tähän oikea henkilö”. Ala suhtautua kyllä-sanaasi rajallisena voimavarana, koska se on sitä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ongelma: tehtävien jakamisprosessin puuttuminen
Onko seurakunnallasi johtamisprosessi? Onko olemassa määritelty strategia uusien esiin tulevien tehtävien tunnistamiseen ja käsittelemiseen? Jos ei, silloin SINÄ olet todennäköisesti oletusratkaisu. Tämä on infrastruktuurikysymys, ja ennen kuin se korjataan, jokainen tehtävä päätyy todennäköisesti työpöydällesi.
Kun nämä ongelmat vaikuttavat seurakuntasi toimintaan, delegoinnista tulee lähes mahdotonta, koska asioille ei ole muuta paikkaa, johon ne voisivat päätyä. Ennen kuin voit suojella aikaasi, tarvitset järjestelmän, joka ottaa vastaan sen, mitä et enää pidä hallussasi.
Apostolien tekojen luvun 6 suodatin (eli ”Kuuluuko tämä minulle?”)
Apostolit saivat tietää uudessa yhteisössään kasvavasta ongelmasta. Joitakin yhteisön leskiä laiminlyötiin. Vaikka kyseessä oli todellinen ongelma, apostolit kieltäytyivät ottamasta siitä vastuuta. Sen sijaan he tekivät ratkaisevan päätöksen delegoida tehtävän.
He ymmärsivät, että vastuu ei ollut heidän kannettavakseen. He päättivät keskittyä olennaiseen ja siirtää vastuun muille, joilla oli siihen tarvittavat lahjat... ja tästä vakaumuksesta seurakunta kasvoi.
Ei ole oikein, että me ruoan jakamisen tähden laiminlyömme Jumalan sanan julistamisen. Me omistaudumme rukoukselle ja sanan palvelutehtävälle.
Apostolien teot 6:2
Miten siirrät tehtävän toiselle
Jos olet samankaltaisessa tilanteessa ja kannat vastuuta, joka ei ole linjassa perustehtäväsi kanssa, vaistosi saattaa olla mennä suoraan sen henkilön luo, jolle haluat delegoida tehtävän.
Se on itse asiassa kolmas keskustelu, joka sinun pitäisi käydä, ei ensimmäinen.
Aloita vanhimmistosta tai johtokunnasta.
Ei siksi, että tarvitsisit luvan delegointiin, vaan koska he vastaavat kysymyksiin, kun ihmiset huomaavat sinun osallistuvan vähemmän asioihin, joista aiemmin huolehdit. Heidän on voitava sanoa ”kyllä, tiedämme siitä ja tuemme sitä” sen sijaan, että he joutuisivat yllätetyiksi.
Toiseksi keskustele kaikkien niiden kanssa, jotka tällä hetkellä odottavat sinun hoitavan tämän työn.
Harkitse keskustelua työntekijöidesi tai keskeisten vapaaehtoistesi kanssa, joihin tämä muutos saattaa vaikuttaa. Odotukset eivät katoa vain siksi, että olet päättänyt lopettaa. Jonkun on asetettava ne uudelleen, ja se joku olet sinä.
Kun nämä kaksi keskustelua on käyty, ota mukaan henkilö, joka vastaanottaa tehtävän. Voisit sanoa esimerkiksi näin:
”Olen kantanut vastuuta [tästä hankkeesta/roolista], ja olen ymmärtänyt, että se tarvitsee johtajan, joka voi antaa sille tällä hetkellä enemmän kuin minä pystyn. Haluan siirtää tämän tehtävän [päivämäärään] mennessä. Haluaisin työskennellä kanssasi sen selvittämiseksi, kuka ottaa tämän vastuulleen, ja varmistan, että hänellä on kaikki tarvitsemansa.”
Sitten siirrä se, mitä päässäsi on.
Kaksi ilmaista työkalua avuksi
Ensimmäinen auttaa muuttamaan minkä tahansa seurakunnan tehtävän selkeäksi, vaihe vaiheelta eteneväksi tarkistuslistaksi, jota tehtävän vastaanottaja voi seurata. Toinen auttaa määrittelemään roolin niin, että tehtävään astuva henkilö tietää tarkalleen, mitä hän ottaa vastuulleen.
Ilmainen työkalu: seurakunnan tehtävän tarkistuslistan luontityökalu
Tämä kehote auttaa pilkkomaan minkä tahansa toistuvan seurakunnan tehtävän selkeäksi, vaihe vaiheelta eteneväksi tarkistuslistaksi, joka voidaan helposti luovuttaa vapaaehtoiselle.
Kopioi ja liitä tämä ChatGPT:hen tai Claudeen:
Haluan määritellä selkeän ja innostavan vapaaehtoistehtävän, jonka voin delegoida jollekin seurakunnassamme. Tarvitsen apua sen pohtimisessa, miltä onnistuminen näyttää, millainen henkilö sopii tehtävään ja miten kuvailla tehtävä tavalla, joka on sekä täsmällinen että innostava.
Toimi seurakuntien henkilöstö- ja vapaaehtoistyön kehittämisen neuvonantajana. Ymmärrät, miten seurakunnat toimivat ja miten luodaan realistisia ja motivoivia vapaaehtoistehtäviä, jotka vastaavat sekä seurakunnan tarpeita että vapaaehtoisen vahvuuksia.
Esitä minulle 3–4 kysymystä yksi kerrallaan selvittääksesi:
- Mitä tämän vapaaehtoistehtävän avulla saavutetaan
- Millaisia tehtäviä tai vastuita siihen kuuluu
- Kuinka usein tai milloin se pitää tehdä
- Millainen henkilö menestyisi tässä tehtävässä
Kun ymmärrät tapaamisen tarkoituksen, laadi:
- Tehtävänimike
- Lyhyt yhteenveto siitä, miksi tehtävä on tärkeä
- Luettelomerkein esitetty lista vastuista
- Arvioitu ajankäyttö (viikoittain/kuukausittain)
- Keskeiset taidot tai ominaisuudet, jotka tekisivät henkilöstä sopivan tehtävään
- Valinnainen: esimerkkiviesti, jonka voin lähettää pyytäessäni jotakuta harkitsemaan tehtävää
Ja tässä on ohjevideo:
Ilmainen työkalu: vapaaehtoistehtävän luontityökalu
Tämä työkalu ohjaa sinua määrittelemään täsmällisen ja innostavan vapaaehtoistehtävän, mukaan lukien sen vastuut, ajankäytön ja esimerkkiviestin kutsua varten.
Kopioi ja liitä tämä ChatGPT:hen tai Claudeen:
Tarvitsen apua toistuvaan seurakunnan tehtävään liittyvän, uudelleen käytettävän, vaihe vaiheelta etenevän tarkistuslistan laatimisessa. Haluan, että se on riittävän selkeä, jotta voin luovuttaa sen luotetulle vapaaehtoiselle tai työntekijälle, joka suorittaa tehtävän varmasti ja selkeästi.
Toimi seurakunnan toiminnan avustajana, jolla on kokemusta pastoreiden ja seurakuntien vapaaehtoisten tukemisesta. Ymmärrät, miten seurakunnat toimivat, ja osaat muuttaa epämääräiset ideat selkeiksi ja käytännöllisiksi tarkistuslistoiksi. Tarvitsen sinua esittämään minulle useita kysymyksiä – mutta älä kuormita minua liikaa… esitä kysymykset yksi kerrallaan. Varmista, että ymmärrät, mikä tehtävä on, kuinka usein se tehdään, miltä sen hyvä suorittaminen näyttää sekä mitä ihmisiä, työkaluja tai hyväksyntöjä siihen liittyy. Esitä 2–3 lisäkysymystä (yksi kerrallaan) saadaksesi kaiken tarvitsemasi muun kontekstin.
- On riittävän yksinkertainen delegoitavaksi
- Sisältää määräajat tai ajoituksen (soveltuvin osin)
- Kertoo, kuka on vastuussa (pastori, vapaaehtoinen, hallintotyöntekijä)
- Merkitsee mahdolliset hyväksyntävaiheet tai yleiset sudenkuopat
Liitä mukaan myös lyhyt luovutusviesti, jonka voisin kopioida ja liittää lähettääkseni tämän tarkistuslistan vapaaehtoiselle. Varmista, että viestissä annetaan vapaaehtoiselle lupa ja rohkaisu muokata ja hienosäätää tarkistuslistaa tarpeen mukaan.
Ja tässä on läpikäyntivideo:
Ovatko delegointivaikeutesi oire jostakin ongelmasta?
Kun olen huomannut olevani ylikuormittunut (ehkä olen kuullut sen vaimoltani tai hallitukselta), delegointi vaikuttaa ilmeiseltä ratkaisulta.
Mutta: ”Minun pitäisi delegoida enemmän” on lähes aina oireen määrittely, ei juurisyyn diagnoosi. Kokemukseni mukaan taustalla on usein kourallinen mahdollisia juurisyitä;
- Kontrolli. Jos päästän irti, sitä ei tehdä oikein. Tämä herättää kysymyksen: kenen standardin mukaan oikein ja miksi tällä standardilla on niin suuri merkitys?
- Tarpeellisuuteen sidottu identiteetti. Jos muut voivat tehdä sen, mitä minä teen, mikä minä olen? Delegointi tuntuu tarkoituksen rapautumiselta.
- Paljastumisen pelko. Entä jos joku muu tekee sen paremmin? Mitä se kertoo minusta?
- Pyytämiseen liittyvä syyllisyys. Joskus delegointi tuntuu niiden ihmisten kuormittamiselta, joita minun pitäisi palvella. On helpompaa ottaa tehtävä vain itse hoitaakseni.
Mikä yhdistää kaikkia näitä neljää?
Delegointi on vaikeaa, kun käsityksesi omasta arvostasi on vaakalaudalla. Jos arvosi on sidoksissa siihen, mitä kannat, tuosta taakasta irti päästäminen tuntuu vaaralliselta.
Ystäväni, muista: arvosi on jo turvattu Kristuksessa ennen kuin teet tänään yhtäkään asiaa. Tehtävä ei määritä sinua. Eikä sinua määritä se, tehdäänkö se oikein tai olisiko joku muu voinut tehdä sen paremmin.
Ennen kuin rakennat järjestelmää, parempi kysymys saattaa olla: mistä löydän arvoni?
