4 Schritte zur Erstellung eines Risikomanagementplans für Kirchen + Vorlage

Wir müssen bestmöglich auf diese Momente vorbereitet sein. Hier kommt ein Krisenmanagementplan für die Kirche ins Spiel. Beim Betrieb von Kirchen und anderen religiösen Organisationen bestehen zahlreiche Risiken. Mit einem gut ausgearbeiteten Plan können Sie jedoch zumindest in den meisten Szenarien das schlimmstmögliche Ergebnis vermeiden.

Ich behandle:

• Was ist ein Risikomanagementplan für die Kirche?
• Wie erstellt man einen Risikomanagementplan für die Kirche?
• Vorlage für das Risikomanagement in der Kirche

Was ist ein Risikomanagementplan für die Kirche?

Ein Risikomanagementplan für die Kirche ist Ihr Leitfaden und Ihre Unterstützung im Umgang mit unglücklichen Umständen. Er beschreibt den Prozess, den Sie eingerichtet haben, wenn die Möglichkeit besteht, dass etwas Schreckliches passiert. Er dient zwei Hauptzwecken: Ihnen dabei zu helfen, das Risiko bestimmter Ereignisse von vornherein zu vermeiden und zu reduzieren. 

Aber wir sind nur Menschen, daher ist es leider unvermeidlich, dass irgendwann etwas passiert. Der zweite Zweck des Risikomanagementplans für die Kirche besteht daher darin, Sie bei der Suche nach einer Lösung zu unterstützen, wenn tatsächlich etwas Schlimmes geschieht. Er sorgt dafür, dass alle in Ihrem kirchlichen Dienst auf demselben Stand sind, und soll verhindern, dass sich eine schlechte Situation weiter verschlimmert. 

Risikomanagement ist für jede einzelne Kirche und jeden kirchlichen Dienst unerlässlich. Einen Risikomanagementplan für die Kirche zu erstellen und darüber nachzudenken, macht keinen Spaß, aber am Ende werden Sie froh sein, dass Sie es getan haben. 

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Wie erstellt man einen Risikomanagementplan für die Kirche?

Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres Systems zur Erkennung und Vermeidung schwieriger Situationen beginnen können, müssen Sie zunächst einen schriftlichen Risikomanagementplan für die Kirche erstellen. Dieses Dokument wird in Notfällen Ihr wichtigster Bezugspunkt sein, und Sie müssen es jedem Mitarbeiter, jedem ehrenamtlich Tätigen, jedem Pastor, jeder Führungskraft und allen anderen Personen zugänglich machen, die Ihre Organisation unterstützen könnten. 

Um einen solchen Plan zu erstellen, gibt es vier wesentliche Schritte, die Sie berücksichtigen sollten. Diese sind entscheidende Bestandteile der Risikominderung. Ich werde jeden einzelnen Schritt ausführlich erläutern und einige Erkenntnisse sowie Erfahrungen, die ich während meiner Zeit im kirchlichen Dienst gesammelt habe, weitergeben. 

1. Risiken in Ihrem kirchlichen Umfeld identifizieren

Bevor wir fortfahren können, müssen wir die Risiken kennen, die in unserem Umfeld bestehen. In jeder Kirche können zahlreiche Risiken und Probleme auftreten. Einige davon sind jedoch einzigartig für bestimmte Arten von kirchlichen Diensten und Standorten. Um unglückliche Situationen zu vermeiden, müssen Sie wissen, wonach Sie suchen. 

Hier ist eine Liste der wichtigsten Risiken, die mir im Laufe meiner Beschäftigung mit der Sicherheit in Kirchen begegnet sind. Dies ist keine vollständige Liste, und möglicherweise gibt es Situationen, die für mich nicht relevant waren, für Sie aber schon. Außerdem möchte ich noch einmal betonen, dass diese Liste in der Praxis Glauben statt Angst umsetzt: einen entscheidenden Bestandteil für den erfolgreichen Umgang mit Risiken in der Kirche. 

• Unfälle
• Beschuldigungen
• Übergriffe
• Drogen
• Schlägereien
• Brände
• Überschwemmungen
• Belästigung
• Teilnehmer unter Alkoholeinfluss
• Verletzungen
• Entführung
• Rechtsstreitigkeiten
• Medizinische Notfälle
• Naturkatastrophen
• Stromausfälle
• Selbstverletzung
• Schusswaffenangriffe
• Veruntreuung von Gemeindegeldern
• Diebstahl
• Vandalismus

Dies ist keineswegs eine vollständige Liste aller Dinge, mit denen Sie im Zusammenhang mit der Sicherheit in der Kirche konfrontiert werden könnten. Es handelt sich lediglich um einige der wichtigsten Probleme, die ich erlebt und sogar selbst bewältigt habe. Bei der Identifizierung von Risiken geht es darum, zu wissen, was möglicherweise passieren könnte, und anschließend vorausschauend unter Berücksichtigung dieser Möglichkeit zu planen. 

Zum Beispiel: Ich war der stellvertretende Leiter des Kinderbereichs in einer mittelgroßen Kirche. Drogen und Schlägereien waren besonders problematisch (ja, sogar bei Kindern). Wir hatten ein Bussystem, das jeden Donnerstagabend und Sonntagmorgen Tausende von Kindern aus dem gesamten Los Angeles County zu unserer Kirche brachte. 

Einige dieser Kinder kannten nichts anderes, als sich durch Schlägereien Gehör zu verschaffen oder mit Drogen herumzuhantieren. Daher waren dies bedeutende Probleme, mit denen wir in unserer Gemeinde sowohl bei Kindern als auch bei Erwachsenen umgehen mussten. Da dies ein offensichtliches Risiko war, das wir ständig berücksichtigen mussten, entwickelten wir viele Pläne und Szenarien. 

Aus diesem Grund hatten wir Systeme eingerichtet, sodass wir wussten, was als Nächstes zu tun war, wenn jemand im Badezimmer Heroin nahm. Oder wenn zwei Kinder anfingen, sich gegenseitig die Lichter auszuschlagen, hatten wir eine Lösung dafür, wie wir mit beiden umgehen und ihre Eltern benachrichtigen konnten. 

Sobald Sie die wichtigsten Risiken kennen, die in Ihrer Kirche sehr wahrscheinlich auftreten können (und auch diejenigen, die weniger häufig vorkommen), können Sie sich darauf vorbereiten. 

2. Risiken und ihre Auswirkungen bewerten

Es reicht jedoch nicht aus, ein Risiko nur zu identifizieren, denn wir müssen auch das Risikoniveau bewerten. Einige potenzielle Risiken sind wahrscheinlicher als andere, und manche Probleme werden größere negative Auswirkungen haben als andere. Im Allgemeinen sind dies die vier Kategorien, in die Sie Ihre zuvor identifizierten Risiken einteilen sollten: 

• Geringe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkungen: Diese Situationen treten nur selten auf, und wenn sie eintreten, lassen sie sich leicht bewältigen. 
• Geringe Wahrscheinlichkeit und große Auswirkungen: Diese Risiken treten selten auf, würden Ihre Gemeinde und Ihre Leitung jedoch verheerend treffen, wenn sie eintreten. 
• Hohe Wahrscheinlichkeit und geringe Auswirkungen: Dies sind häufige Szenarien, die regelmäßig eintreten können, sich dann aber leicht bewältigen lassen. 
• Hohe Wahrscheinlichkeit und große Auswirkungen: Die schlimmste der vier Kategorien. Dies sind Szenarien mit hohem Risiko, die häufig eintreten können und dann alle Menschen in ihrem Umfeld betreffen. 

Das bedeutet, dass einige Risiken sehr unwahrscheinlich sind, während andere äußerst wahrscheinlich sind. Um ein Beispiel zu nennen (und dies ist verallgemeinert): Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kind in Ihrer Arbeit mit Kindern verletzt wird, ist praktisch garantiert. Kinder werden spielen, herumrennen und Spaß haben, und irgendwann wird sich jemand verletzen.

Sie werden zusammenstoßen, sich gegenseitig schlagen und so weiter. Das ist in praktisch jeder Kirche da draußen ein Szenario mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit. Andererseits könnte eine Überschwemmung eine Situation mit geringer Wahrscheinlichkeit sein, abhängig von Ihrem Standort, auf die Sie sich im Voraus vorbereiten können.

Es gibt jedoch einen zweiten Aspekt, nämlich die Auswirkungen, die eine Situation haben kann. Situationen mit geringen Auswirkungen sind solche, die nach ihrem Eintreten nur minimale Folgen haben und daher schnell und sicher bewältigt werden können. Wenn wir an Kinder zurückdenken, sind kleinere Verletzungen wie blaue Flecken und Beulen Auswirkungen mit geringer Tragweite. 

Sie treten zwar mit hoher Wahrscheinlichkeit auf, sind aber geringfügig genug, dass Sie sie problemlos bewältigen können sollten. Szenarien mit großen Auswirkungen sind dagegen das Schlimmste vom Schlimmsten. Dies sind die schlimmen Situationen, die Sie um jeden Preis vermeiden möchten. Dazu gehören beispielsweise ein Brand oder eine Entführung, die die gesamte Kirche, die Gemeinschaft und alle darin befindlichen Menschen verwüsten können. 

Um den Unterschied zwischen einer geringen und einer hohen Risikowahrscheinlichkeit zu erkennen, müssen Sie sich einfach Ihr kirchliches Umfeld ansehen. Wenn es in Ihrer Gemeinde keine hohe Drogenrate gibt, ist der Drogenhandel in Ihrer Kirche vielleicht kein allzu großes Problem. 

Wenn es in Ihrer Region dagegen viel Regen und Unwetter gibt, könnten Dinge wie Tornados, Stromausfälle und Überschwemmungen äußerst wahrscheinliche Probleme sein, die eine Versicherung und andere Absicherungen erfordern.

3. Risiken mindern, um Katastrophen zu vermeiden

Sie haben Ihre Risiken ermittelt und kategorisiert, nun ist es an der Zeit zu handeln. Vor dem Hintergrund der vier Risikokategorien besteht der nächste Schritt darin, diese Risiken zu betrachten und alles zu tun, was Ihnen möglich ist, um sie zu verhindern. Jede Situation erfordert unterschiedliche Verfahren zur Risikominderung, aber es gibt einige allgemeine Faustregeln. 

Schauen wir uns jede der vier Kategorien an. Ich denke, dass das Szenario mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringen Auswirkungen das am wenigsten besorgniserregende von allen ist. Dies ist einer der Risikobereiche, in denen Sie Lösungen für diese Probleme entwickeln, sie umsetzen oder ein Dokument für den Fall erstellen können, dass sie eintreten. 

Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Szenario mit geringem Risiko und geringen Auswirkungen die Beschädigung Ihres kirchlichen Eigentums ist (eine Überlegung, die Teil Ihrer Strategie für die Verwaltung des kirchlichen Eigentums sein sollte). Graffiti und Ähnliches kommen vielleicht nicht allzu häufig vor, und es wäre nicht allzu schlimm, wenn es jemand tun würde. In diesem Fall könnten Sie lediglich einige Kameras in den Gassen und an den Außenbereichen Ihres Kirchengeländes anbringen, um jeden zu erwischen, der dies tut. Sie könnten auch ein Reinigungsteam bereithalten, falls es tatsächlich dazu kommt. 

Ein Szenario mit geringem Risiko und großen Auswirkungen umfasst dagegen deutlich mehr. Um diese Risiken gering zu halten, sind äußerst detaillierte Notfallpläne und Systeme erforderlich. Ein Brand kommt hoffentlich nicht allzu häufig vor, aber was tun Sie, damit das so bleibt? 

Sie müssen sicherstellen, dass die geltenden Brandschutzvorschriften eingehalten werden, und darüber hinaus weitere Maßnahmen ergreifen. Sie könnten festlegen, dass nur entsprechend geschulte Mitarbeiter kochen dürfen. Setzen Sie das Rauchverbot auf dem Gelände konsequent durch. Und erstellen Sie Fluchtpläne, die jeder kennt, und üben Sie diese von Zeit zu Zeit. 

Situationen mit hoher Wahrscheinlichkeit und geringen Auswirkungen mögen nicht besonders schlimm klingen, aber man sollte sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Aufgrund des hohen Risikos, dass diese Situationen eintreten, benötigen sie angemessene Aufmerksamkeit und Prävention, um sicherzustellen, dass ihre Auswirkungen gering bleiben. Ich empfehle regelmäßige Erinnerungen, Schulungen und detaillierte Pläne, um die Folgen dieser Situationen abzumildern.

Zum Beispiel würde ich, wie zuvor, eine Situation mit hoher Wahrscheinlichkeit und geringen Auswirkungen als eine leichte Verletzung betrachten, die daraus resultiert, dass ein Kind ein anderes Kind schlägt. Nur weil es sich möglicherweise um einen kleinen Bluterguss handelt, der keine medizinische Behandlung erfordert, bedeutet das nicht, dass man die Situation nicht ernst nehmen sollte. Wenn bekannt ist, dass ein Kind gewalttätig ist, sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um zu verhindern, dass es jemanden verletzt. 

Ich musste beispielsweise schon einmal Kindern im Alter von 12 Jahren oder jünger die Nutzung des Busses untersagen oder sie davon suspendieren (in der Regel vorübergehend), und es war eine der schwierigsten Entscheidungen meines Lebens, aber es war notwendig, um die anderen zu schützen. Manchmal haben diese Situationen mit hohem Risiko und geringen Auswirkungen ausreichend einfache Lösungen, aber man darf sie nicht unbeachtet lassen, nur weil sie scheinbar keine große Bedeutung haben.

Wenn man sie zu sehr ignoriert, können und werden sie sich zu Situationen mit großen Auswirkungen entwickeln. 

Was die großen Auswirkungen betrifft, gibt es Situationen mit hohem Risiko und schwerwiegenden Folgen, die am verheerendsten und alarmierendsten sind. Diese erfordern größtmögliche Sorgfalt, Aufmerksamkeit und Planung. Setzen Sie alle Ihre Ressourcen für Sicherheit und Risikomanagement dafür ein, das Eintreten dieser Situationen zu verhindern, aber seien Sie sich bewusst, dass sie möglicherweise eintreten werden. 

Daher benötigen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Prävention und Lösungsfindung. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es irgendwann dazu kommt. Sie benötigen ebenso solide Notfallpläne für den Umgang mit diesen Situationen, wenn sie eintreten. Der Umgang mit diesen Situationen ist weder einfach noch angenehm, und sie gehören zweifellos zu den größten Herausforderungen des Risikomanagements. 

Ein Beispiel dafür war in meiner Erfahrung ein betrunkener Kirchgänger. Wie bereits erwähnt, nahmen wir Erwachsene in die Kirche auf, und viele Male waren sie betrunken oder unter Drogeneinfluss. Dies hatte große Auswirkungen, da sie möglicherweise jemanden angreifen, den gesamten Gottesdienst stören oder sogar versuchen konnten, auf die Bühne zu gelangen. 

Dies sind die schwierigsten Situationen, aber es gibt mögliche Präventionsmaßnahmen, wenn Sie die richtigen Handlungspläne vorbereitet haben. In unserem Fall hatten wir rund um das Gebäude Sicherheitskräfte, die alle beobachteten und die Bühne jederzeit bewachten.

Es machte keinen Spaß und war für eine Kirche kein gutes Bild, aber es war notwendig. Außerdem hatten wir gute Verbindungen zu den örtlichen Behörden, um effektiv und sofort mit jemandem umgehen zu können, sobald die Person Anzeichen einer Störung zeigte. In diesem Zusammenhang empfehle ich immer eine Überprüfung des Hintergrunds aller von Ihnen betreuten ehrenamtlichen Kirchenmitarbeiter und Angestellten.

Eine Sicherheitscheckliste für Kirchen kann Ihnen helfen, Risiken zu mindern.

4. Risiken dokumentieren und überwachen

Sie haben eine Risikobewertung durchgeführt, potenzielle Risiken kategorisiert und für jedes von ihnen Maßnahmen zur Risikokontrolle eingeführt. Nun ist es Zeit für die detaillierte Arbeit am Risikomanagementplan der Kirche. Auch dies ist kein unterhaltsamer Schritt, aber ebenso notwendig. Jetzt ist es an der Zeit, mit der Dokumentation und Nachverfolgung der Risiken in Ihrer Kirche zu beginnen. 

Das bedeutet, Dokumente und formelle Risikomanagementrichtlinien zu erstellen, in denen die Probleme in Ihrer Kirche und die kürzlich ergriffenen Maßnahmen zu ihrer Vermeidung festgehalten werden. Hier haken Sie ab, wann Sie zuletzt eine Brandschutzübung durchgeführt oder die Schlösser an allen Ihren Fenstern und Türen überprüft haben. In diesem Schritt erstellen Sie außerdem Ihre Sicherheitspläne für die Kirche, in denen festgelegt wird, wie Situationen verhindert werden können und was zu tun ist, wenn sie eintreten. 

Hier beginnen Sie auch, die Risiken in Ihrer örtlichen Kirche zu überwachen. Verfolgen Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen des Risikos sowie Ihre Maßnahmen, um damit umzugehen. Wenn eine Situation bereits eingetreten ist, halten Sie fest, wie und warum sie eingetreten ist und was Sie tun werden, um daraus zu lernen. 

Die Überwachung von Risiken kann beispielsweise bedeuten, dass Sie verfolgen, wer das Passwort für Ihre Computer kennt, um Diebstahl zu verhindern. Im Rahmen Ihrer Präventionsstrategie können Sie das Passwort auch alle paar Monate ändern. Auf diese Weise verringern Sie die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls und verfügen über eine Liste aller Personen, die das Passwort kennen, sodass Sie im Falle eines möglichen Diebstahls informiert sind.

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• Autor für glaubensbasierte Führung

Vorlage für den Risikomanagementplan einer Kirche

Vor diesem Hintergrund kann es überwältigend sein, einen Risikomanagementplan oder Checklisten für Ihre Kirche zu erstellen. Aber es ist absolut, zu 100 %, notwendig. Alle ehrenamtlichen Mitarbeiter, Kirchenleiter und andere Personen, die an der Arbeit in Ihrem Dienst beteiligt sind, sollten sich der Risiken und der Maßnahmen zu ihrer Minderung in Form von Checklisten, Dokumenten usw. bewusst sein. 

Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier eine sehr einfache und grundlegende Vorlage für das Risikomanagement einer Kirche, die Sie als Grundlage für Ihre Kirche verwenden können.

Risikomanagement beginnt bei unseren Führungskräften

Eine Kirche oder einen Dienst zu leiten ist nicht einfach, und der Umgang mit dem Risikomanagement einer Kirche macht niemals Spaß. Dennoch ist es eine der grundlegendsten und notwendigsten Komponenten für die Führung eines wirksamen, sicheren und gottgefälligen Dienstes. 

Wir können die Liebe Gottes nicht weitergeben, ohne uns zuerst um alle unsere Mitmenschen zu kümmern und sicherzustellen, dass sie auf jede mögliche Weise sicher und geschützt sind. Natürlich werden Fehler passieren, aber genau deshalb müssen wir für diese unglücklichen Situationen angemessen und über das erforderliche Maß hinaus planen. 

Deshalb macht kirchliches Risikomanagement keinen Spaß, aber einen Plan zu erstellen, ist absolut erforderlich. Trotzdem verstehe ich, dass dies nicht gerade das spannendste Thema war, über das man sprechen konnte. Ein Sicherheitsteam ist für das Risiko- und Krisenmanagement wichtig. Lesen Sie hier mehr über Sicherheitsteams in Kirchen und Handbücher für die Kirchensicherheit.

Deshalb empfehle ich, als Nächstes unseren Artikel darüber zu lesen, wie man engagierte junge Leiter betreut und aufbaut. Im Vergleich zu der Schwere dieses Themas ist das weitaus unterhaltsamer und unbeschwerter. Außerdem wird eine angemessene Schulung unserer Kirchenmitarbeiter sie darauf vorbereiten, bei Verfahren des Risikomanagements zu unterstützen und mit möglichen Krisen in der Kirche umzugehen, die auftreten können.