Hvad er en kirkes kontoplan?
En kontoplan (COA) er en liste over alle de konti, som en kirke vil bruge til at registrere sine transaktioner i hovedbogen. Denne liste bruges til at organisere dataene i et format, der er let at læse og giver mening i forbindelse med rapportering. COA'en er normalt opdelt i 5 kategorier: aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og udgifter.
En nonprofitorganisations kontoplan adskiller sig fra en almindelig virksomheds kontoplan primært ved, hvordan den afspejler de specifikke finansielle aktiviteter og rapporteringskrav for en kirke. Selvom de grundlæggende regnskabsprincipper er de samme, har kirker særlige behov i forbindelse med sporing af midler, donationer og programudgifter, som typisk ikke findes i en kommerciel virksomhed.
Her er nogle af de forskelle, du vil se i en kirkes kontoplan:
- Fondsregnskab. Kirker skal anvende fondsregnskab for at sikre, at donationerne bruges til de formål, de var tiltænkt. Du vil se forskellige fonde opført i kontoplanen, såsom en generel fond, missionsfond eller byggefond.
- Indtægtskilder. Kirker har ikke salgs- eller serviceindtægter. I stedet kan din indtægtskonto være angivet som tiende eller donationer, og du kan også se konti som tilskud eller indtægter fra indsamlinger. (Brug af software til tilskudsadministration kan også hjælpe med dette; der er også mange andre fordele ved software til tilskudsadministration)
- Udgiftskategorier. Udgifterne i din kirke vil sandsynligvis høre under bestemte tjenestegrupper. Så i stedet for at rapportere vareforbrug og faste omkostninger kan du kategorisere dine udgifter i kategorier som ungdomsarbejde og udgifter til gudstjenester/lyd og billede.
- Skatteforhold. På grund af kirkens skattefritagelse behøver du ikke at registrere skyldig indkomstskat eller hensættelser til indkomstskat. Der kan dog være behov for andre skattekonti, for eksempel hvis du er berettiget til skatterefusioner.
Hvorfor er en kirkes kontoplan vigtig?
COA'en danner grundlaget for at opbygge strukturen i dit kirkeregnskabssystem. Den er en nødvendig del af enhver kirkes økonomiske værktøjskasse (for eksempel Quickbooks). Uden den har du ingen mulighed for at forstå kirkens økonomiske situation, og det vil være tidskrævende og frustrerende at finde noget. Hvis du ikke har en kontoplan, vil dine økonomiske data se sådan her ud…
…Eller den kan se sådan her ud (ovenfor). Ahh, det er bedre. Når jeg ser på kirkens økonomi, vil jeg kunne se, hvor alting er, uden at skulle dykke gennem bjerge af data.
Det er nødvendigt at spore og rapportere kirkens økonomi til flere målgrupper, fra kirkens økonomiudvalg til IRS og kirkens medlemmer. Du skal hurtigt og nemt kunne generere rapporteringsdata. Din kontoplan hjælper dig med at opnå dette. En forståelse af vigtige kirkemålepunkter kan yderligere forbedre din økonomiske rapportering.
Jeg har fundet ud af, at den bedste måde at gøre dette på er at arbejde sammen med vores fantastiske økonomiudvalg. Det er dem, der har fået ansvaret for at føre tilsyn med forvaltningen af kirkens økonomi, så inddrag dem i samtalen, og brug deres ekspertise og erfaring til din fordel, når du opretter din kontoplan.
Her er fordelene ved en organiseret og velstruktureret kontoplan:
- Organiserede økonomiske data. Dine økonomiske transaktioner vil blive organiseret i et nøjagtigt system, der gør det nemt at finde de oplysninger, du har brug for.
- Forbedret økonomisk rapportering. Du vil kunne generere nøjagtige og informative regnskaber, såsom resultatopgørelser og balancer. Du vil få en bedre forståelse af kirkens økonomiske situation.
- Overholdelse af regler og gennemsigtighed. Overholdelsen af føderale og statslige skatteregler vil blive fulgt effektivt. For kirker vil anvendelsen af begrænsede og ikke-begrænsede midler blive rapporteret korrekt.
- Effektiv revision og afstemning. Revisionsprocessen forenkles, fordi revisorer vil kunne finde specifikke transaktioner og fondsbeholdninger. Det vil også effektivisere bankafstemninger, lønafstemninger og andre økonomiske gennemgange ved at skabe en tydelig ramme for sporing af alle transaktioner.
Sådan opretter du en kontoplan for en kirke
Alle kontoplaner er forskellige, men de følger alle denne grundlæggende struktur. Følg disse principper, så får du en organiseret og brugervenlig kontoplan.
Have an account? Log In
Trin 1: Identificer de vigtigste kontokategorier
Begynd med at opdele dine konti i kategorier. De falder normalt ind under fem grundlæggende kategorier:
- Aktiver: Check- og opsparingskonti, lagerbeholdning, tilgodehavender, udstyr osv.
- Forpligtelser: Kreditkort, kortfristede forpligtelser, langfristede forpligtelser, realkreditlån
- Nettoaktiver: Alle kirkens aktiver minus alle forpligtelser
- Indtægter: Indtægter fra donationer, indsamlinger eller tilskud og investeringer
- Udgifter: Alle omkostninger forbundet med driften af kirken
Trin 2: Fastlæg specifikke konti for hver kategori
Nu hvor du har dine kategorier, skal du fastlægge, hvilke konti der skal inkluderes i hver kategori. Dette vil være tilpasset din kirkes specifikke forhold. Du kan selv beslutte, hvordan den skal organiseres. Du kan vælge at have en konto for hvert ministerium eller team, der modtager indtægter eller påfører kirken omkostninger. Du kan også oprette underkonti. Du kan for eksempel samle dine bygningsomkostninger, eller de forskellige udgifter til forsyninger (f.eks. papirvarer, kaffe og forfriskninger samt kontorartikler) kan kategoriseres under én hovedkonto kaldet Kontorartikler.
Trin 3: Tildel kontonumre
Tildel et unikt nummer til hver konto for at forenkle identifikation og dataindtastning. Et typisk nummereringssystem følger dette mønster:
- 1000-1999 for aktiver
- 2000-2999 for forpligtelser
- 3000-3999 for egenkapital/nettoaktiver
- 4000-4999 for indtægter
- 5000-5999 for udgifter
Trin 4: Gennemgå og tilpas efter kirkens behov
Før du færdiggør kontoplanen, skal du gennemgå den for at sikre, at den stemmer overens med din kirkes specifikke behov. Overvej, om strukturen i tilstrækkelig grad vil understøtte fremtidig vækst eller ændringer. Du kan altid gå tilbage og tilføje eller ændre noget senere, hvis det er nødvendigt. Gennemfør nogle få transaktioner i den for at sikre, at alt forløber som forventet, og at kontiene er kategoriseret korrekt. Det kan hjælpe med at opdage fejl eller ineffektivitet, før den fulde implementering finder sted.
Trin 5: Tilføj dine åbningsbalancer
Medmindre du er en helt ny kirke, vil du have åbningsbalancer, som skal importeres til din nye kontoplan. Hvis det er et helt nyt regnskabsår, importerer du kun dine aktiver, forpligtelser og egenkapital. Hvis året allerede er i gang, skal du medtage alle indtægter og udgifter for det aktuelle år.
De bedst rangerede regnskabsprogrammer til kirker i 2024
Gratis skabelon til download
Jeg har oprettet en eksempel på en kontoplansskabelon for at hjælpe dig med at komme i gang. Du er velkommen til at tilpasse den til dine formål:
Bedste praksis for kirkens kontoplan
Nu hvor du har oprettet din kontoplan, kan du bruge den til at registrere dine data, generere rapporter, holde styr på kirkens økonomi og opbevare kirkens regnskabsdokumenter i den korrekte periode. Alt dette er en del af det grundlæggende i håndteringen af kirkens økonomi. Her er nogle af de bedste fremgangsmåder, når det gælder håndtering af din kontoplan.
#1: Brug fondsregnskab for gennemsigtighed.
Nonprofitorganisationer er ifølge IRS forpligtet til at bruge fondsregnskab. Det er i kontoplanen, at du konfigurerer dette. Fondsregnskab holder styr på de forskellige typer donationer, du modtager, og sikrer, at de fordeles til de rigtige udgifter. Det sikrer gennemsigtighed, gør det lettere at følge anvendelsen af midler og opbygger tillid hos donorerne ved at vise, at øremærkede gaver anvendes korrekt.
#2: Kategorisér udgifter efter tjenesteområde eller program.
Opret udgiftskonti baseret på det tilknyttede tjenesteområde eller program. Det er nyttigt, når du udarbejder kirkens budget, eller hvis du modtager anmodninger om udgifter fra et bestemt team. Når du kategoriserer dine udgifter efter tjenesteområde, har du svarene ved hånden, når du har brug for dem.
#3: Gennemgå og opdatér kontoplanen regelmæssigt
Kirkens behov vil hele tiden ændre sig, så det er vigtigt at gennemgå og justere kontoplanen regelmæssigt for at sikre, at den fungerer godt for dig, og at den afspejler kirkens økonomiske situation korrekt. Overvej, hvordan præstens løn afhængigt af kirkens størrelse kan påvirke din økonomiske planlægning.Tilføj eller fjern konti efter behov for at holde kontoplanen relevant. Hvis kirken for eksempel starter et nyt tjenesteområde eller program, kan det være nødvendigt at oprette nye konti. Hvis et program afsluttes, bør du overveje at arkivere eller lukke de tilknyttede konti.
More Articles
#4: Hold kontoplanen enkel og forståelig
Du ønsker ikke at have for mange konti … men du ønsker heller ikke at have for få! Det kan være en balancegang at finde det rette niveau. Undgå at gøre kontoplanen unødigt kompliceret med for mange konti. Brug underkonti, når det er muligt, til at samle relaterede udgifter, så de er nemme at finde og gennemgå.
Læs mere
Opsætning af kontoplanen i dit regnskabsprogram (det hjælper med at sikre, at du får alle fordelene ved regnskabsprogrammer til kirker) er det første skridt mod at håndtere økonomien i din kirke. Men stop ikke her. Jeg har flere ressourcer til dig, så du kan fortsætte. Du bliver ekspert på ingen tid!
- Udarbejd og finpuds dit budget med En præsts guide: Sådan opretter du et kirkebudget.
- Hold dine dokumenter sikre med Præstens komplette vejledning: Håndtering af kirkens dokumenter.
Du kan lære mere om håndtering af kirkens økonomi her:
- Læs mere om nonprofitløsninger fra Springly.
- Gå i dybden med at lære om kontoplanen hos ChurchTrack.com
- Opdag den bedste økonomiske praksis for kirker fra MinistryBrands.com
En hurtig (uvedkommende) tanke:
Vedr.: dine onlinetjenester … En velfungerende onlinekirke hjælper kirker med at nå langt ud over deres egne mure. Ved at studere de bedste onlinekirker og forstå hvordan man starter en onlinekirke kan du forbedre din digitale rækkevidde. Kirken er kaldet til at være salt og lys overalt – også online. Det er det nye missionsområde. Bare lidt at tænke over.
Tilmeld dig nyhedsbrevet fra den ledende præst
Hør fra erfarne præster og kirkeledere, der deler uvurderlig indsigt og gennemprøvede strategier til tjenesten. Hold forbindelsen for at hjælpe med at lede din kirke med selvtillid og klarhed.
Tilmeld dig nu – vi vil meget gerne have dig med.
